ORGANISASI PERKANTORAN

A. PENGERTIAN ORGANISASI PERKANTORAN

Sedikitnya ada lima fakta dalam organisasi perkantoran :

1) Setiap organisasi perkantoran pasti mencakup sumber daya manusia (SDM) yang terlibat dalam interaksi social, baik disebabkan oleh struktur formal maupun struktur informal.

2) Interaksi dengan system social tersusun dalam sebuah struktur yang menjamin perintah dan lapiran, baik yang berhubungan dengan arus pekerjaan maupun arus informasi.

3) Sebagai suatu system terbuka, setiap organisasi perkantoran memiliki hubungan timbal balik, baik dalam organisasi intern maupun organisasi ekstern.

4) Setiap orang di dalam organisasi perkantoran memiliki tujuan individu, yang sebagian darinya merupakan alasan tindakannya, dan masing-masing orang mengharapkan organisasi dapat membantu mencapai tujuannya.

5) Interaksii social yang terjadi dalam manajemen perkantoran juga dapat membantu percapaian tujuan bersama dengan tujuan individu tersebut.

Berdasarkan kelima fakta diatas, dapat dijabarkan bahwa pengertian organisasi penkantoran adalah sebagai berikut:

1. Organisasi perkantoran adalah suatu proses yang menjadi tempat orang-orang berinteraksi untuk mencapai tujuan kantor.

2. Organisasi perkantoran adalah suatu rangka dasar yang menjadi tempat orang-orang melangsungkan kegiatannya untuk menerima, menyimpan, mengolah, dan menyajikan informasi dan merawat aktiva.

3. Organisasi perkantoran mencakup susunan staf dan alokasi tugas dan tanggungjawab dalam mengolah data, memasok informasi untuk pembuatan, dan merawat aktiva.

Sementara itu, dari bentuk komunikasi atau interaksi yang terjadi, didapat dua jenis unsur yang umumnya terjadi dalam setiap organisasi perkantoran, yaitu unsur inti dan unsur kerja.

1. Unsur Inti

Unsur inti adalah manusia, yaitu orang-orang tertentu yang komunikasi dan interaksinya membentuk organisasi perkantoran. Lousiana State University, Baton Rauge, Los Angeles, Amerika Serikat (1993), mengatakan bahwa kondisi yang dibutuhkan organisasi adalah interaksi antara dua orang atau lebih yang merasa bahwa kebutuhan individual mereka dapat terpenuhi lebih baik melalui perpaduan kemampuan atau sumber daya yang dimiliki secara pribadi. Setelah organsasi kantor terwujud, unsur inti mulai terpengaruh oleh unsur kerja. Dapat dikatakan bahwa unsur kerja menentukan mutu interaksi. Para anggota yang berinteraksi membentuk sebuah organsasi perkantoran, sedangkan unsur kerja membuatnya efektif dan infektif.

2. Unsur Kerja

Unsur kerja (working Elements) yang muncul dalam organisasi perkantoran meliputi :

v Sumber daya Insani, yaitu kemampuan para karyawan dan pengaruh pribadi mereka

v Sumber daya nirinsani, yaitu barang ekonomi, seperti mesin-mesin serta perlengkapan kantor dan computer; dan

v Sumber daya konseptual dan kelompok khusus, yaitu para manajer.

Tingkat pemanfaatan kemampuan dan pengaruh segenap karyawan dan pengaruh segenap karyawan dalam efetivias penggunaan sumber daya sangat tergantung pada cara manajer organisasi perkantoran memahami dan melaksanakan tugas-tugas mereka. Perlu diketahui, membangun hubungan antara tujuan-tujuan pribadi dan tujuan-tujuan organsasi perkantoran merupakan tugas seorang manajer.

B. Prinsip Organisasi Perkantoran

J.J.W. Neuner dan L.B. Keelng, dalam bukunya Modern Office Management (1970) menyatakan ada delapan prinsip organisasi perkantoran yang esensial, yaitu :

v Prinsip Tujuan

Tujuan organisasi perkantoran atau kelompok fungsi dalam organisasi perkantoran harus dirumuskan dan dimengerti oleh setiap pegawai itu sendiri. Tujuan yang dimengerti akan berubah menjadi motivasi untuk mencapainya.

v Prinsip kesatuan Fungsi

Setiap organisasi terdiri dari sejumlah fungsi yang harus bekerja sama untuk mencapai tujuan utama organisasi. Organisasi perkantoran merupakan suatu system yang terdiri dari sejumlah fungsi yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi dalam mencapai tujuan.

v Prinsip Hubungan Individual

Organisasi perkantoran yang efektif berbentuk oleh pribadi-pribadi yang harus melaksanakan pekerjaan. Walaupun organisasi merupakan sebuah sistemm orang per orang yang menyelesaikan pekerjaannya masing-masing.

v Prinsip Kesederhanaan

Organisasi perkantoran yang efektif bekerja berdasarkan kesederhanaan dan interelasi yang jelas. Kesederhanaan memudahkan para pelaksana untuk memahaminya dan interelasi yang jelas mengurangi keraguan.

v Prinsip Wewenang sepadan dengan Tanggung jawab

Setiap orang dalam organisasi perkantoran harus diberi wewenang yang sesuai dengan tugas dan tanggungjawabnya sehingga dapat bertanggungjawab atas pelaksanaan tugas tersebut.

v Prinsip laporan kepada atasan tunggal

Agar setiap personalia mengetahui dengan jelas kepada siapa dia melapor, tiap petugas dalam organisasi perkantoran tersebut harus menerima perintah dan bertanggung jawab hanya kepada satu orang atasan.

v Prinsip kepengawasan dan kepemimpinan

Kepemimpinan dan pengawasan yang efektif harus ditegakkan sehingga tujuan organisasi perkantoran dapat tercapai. Pengawasan yang efektif akan mencegah perubahan arah dalam mencapai tujuan. Sementara itu, pengawasan yang efektif pun merupakan suatu proses belajar bagi organisasi pada waktu yang akan datang.

v Prinsip jangkauan pengawasan

Agar pengawasan dan kemepimpinan dalam organisasi perkantoran efektif, jangkauan pengawasan dibawah pengawasam langsung dari seorang manajer kantor atau seorang pengawas sebaiknya dibatasi. Semakin jauh pengawasan manajer kantor, semakin besar kemungkinan menurunnya pertambahan kemampuan pengawasan. Gejala ini melahirkan apa yang disebut hukum semakin berkurangnya tambahan kemampuan pengawasan. Pada awalnya, tambahan kemampuan pengawasan itu akan meningkat sampai mencapai titik optimum pengawasan, lalu akan semakin berkurang hingga akhirnya mencapai titik 0 (bahkan negative atau terjadi kekacauan pengawasan).

Kebanyakan ahli manajemen melihat 12-15 bawahan sebagai jangkauan maksimal pada tingkat organisasi rendahan. Sedangkan 5-6 orang bawahan pada tinggat tinggi. Namun, berkat perkembangan teknologi, khususnya computer dan system mesin dengan pelaksanaan bawahan yang kurang lebih sama melalui prosedur pegawasan rutin, jumlah bawahan yang dapat diawasi oleh eroang atasan dapat bertambah. Denagn begitu, dapat dikatakan bahwa teknologi dapat mendorong sentralisasi manajemen.

Sumber : Haryadi Hendi. Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staf. Jakarta Selatan. Transmedia Pustaka. 2009.

ORGANISASI PERKANTORAN

0 Response to "ORGANISASI PERKANTORAN"

Posting Komentar