Pengertian dan Fungsi Administrasi

A. Pengertian Administrasi

Ada dua pengertian administrasi, yaitu administrasi dalam arti sempit dan administrasi dalam arti luas.

1. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam satu hubunganya satu sama lain. administrasi dalam arti sempit ini sebenarnya lebih tepat disebut dengan tata usaha.

2. Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh sekelompok orang berdasarkan pembagian kerjasama sebagaiman ditentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efesien. Jadi, pengertian administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur sekelompok orang, kerja sama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses, tujuan yang akan dicapai, dan pemanfaatan berbagai sumber.

Adminstrasi melingkupi seluruh kegiatan, dari pengaturan hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan bersama. Administrasi dapat berjalan dengan dua tau banyak orang terlibat di dalamnya. Contohnya dua orang yang berusaha mengangkat batu besar (jika yang satu menarik tuas dan yang satu menahan agar tuas tidak patah) hingga organisasi maha besar, yaitu mengatur dan mengurus sebuah Negara (pemerintahan).

Sebagian besar literature menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran untuk menyebut administrasi. Hal ini dipertegas oleh pernyataan perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) tahun 1969, bahwa keduanya memiliki arti yang sama, walaupun istilah administrasi lebih banyak digunakan untuk hal-hal yang berhubungan dengan Negara, sedangkan manajemen lebih banyak dikaitkan dengan perusahaan.

Sementara itu, defenisi manajemen perkantoran menurut beberapa ahli adalah sebagai berikut.

1. Fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisai. WH Evans (1963)

2. Fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi (Arthur Grager, 1958)

3. Cabang ilmu manajemen yang berkenalan dengan pelaksaan pekerjaan perkantoran secara efesien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan. Williah Leffingell dan Edwin Robinson (1950)

4. Perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan. George Terry (1966)

adapun Institute of Administrative Managementa (Anonymous, 2002) pada pertengahan decade 1990-an, mendefenisikan manajemen sebagai salah satu cabang ilmu manajemen yang memfokuskan pada layanan untuk mendapatkan, mencatat, dan menganalisis informasi, baik merencanakan amupun mengkomunikasikannya untuk mengamankan asset organisasi, serta mempromosikan layanan administrasi itu sendiri untuk mencapai tujuan organisasi.

Dari defenisi diatas, dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan, mengawasi, dan mengendalikan, hingga menyelenggarakan secara tertib pekerjaan administrasi perkantoran (Quible, 2001) dalam menunjang pencapaian tujuan organisasi.

B. Fungsi Administrasi

Menurut Quible (2001), ada lima jenis fungsi pendukung administrasi perkantoran.

1. Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan, biasanya, fungsi ini dilaksanakan oleh staf adminisitrasi yang bertanggungjawab atas kegiatan administrasi sehari-hari.

2. Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat, keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa menggunakan beberapa program aplikasi computer. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh staf adminiistrasi yang tergabung dalam departemen teknologi informasi.

3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membutuhkan pemikiran yang kritis dan kreatif, disertai dengan kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya dilakukan oleh seorang manager yang bertangungjawab men-support keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.

4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengkoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya dilakuakn oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi manajer pada suatu organisasi.

5. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian pengukuran, dan pemberian motivasi, seperti pembuatan anggaran dan evaluasi karyawan. Biasanya, fungsi ini dilakukan oleh staf setingkat manajer yang bertanggungjawaba terhadap pelaksanaan sistem dan prosedur administrasi

Sumber : Haryadi Hendi. Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staf. Jakarta Selatan. Transmedia Pustaka. 2009.

Pengertian dan Fungsi Administrasi

0 Response to "Pengertian dan Fungsi Administrasi"

Posting Komentar