Proses Komunikasi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Pengambilan keputusan merupakan suatu hal yang sangat penting bagi individu maupun organisasi. Mengambil keputusan kadang-kadang mudah tetapi lebih sering sulit sekali. Kemudahan atau kesulitan mengambil keputusan tergantung pada banyaknya alternatif yang tersedia. Semakin banyak alternatif yang tersedia, kita akan semakin sulit dalam mengambil keputusan. Keputusan yang diambil memiliki tingkat yang berbeda-beda. Ada keputusan yang tidak terlalu berpengaruh terhadap organisasi, tetapi ada keputusan yang dapat menentukan kelangsungan hidup organisasi.

1.2 Tujuan Penulisan

Mahasiswa dapat menciptakan proses keputusan yang baik dalam organisasi.

1.3 Metode Penulisan

Metode penulisan yang digunakan adalah metode kepustakaan dan metode searching internet. Metode studi pustaka merupakan metode dengan pencarian materi makalah di buku-buku yang berkaitan dengan materi makalah. Sedangkan metode searching internet merupakan metode pencarian data makalah dengan mencari, memilah, dan mengolah data-data yang ada di internet yang berkaitan dengan materi makalah.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Proses Organisasi

Proses Organisasi adalah segala aktivitas-aktivitas utama yang dilakukan dalam suatu organisasi. Proses organisasi itu berkaitan dengan interaksi antar anggota di dalam suatu organisasi dan dapat diartikan sebagai prosedur bagaimana anggota dapat saling bahu membahu untuk membangun suatu organisasi.

Bagian-bagian Proses Organisasi :

1. Proses Komunikasi, yaitu rangkaian kegiatan sebelum atau pada saat kejadian itu sedang terjadi. contoh : Koordinasi, rapat, pengumuman dll. Dalam proses ini, bahwa pentingnya komunikasi dalam sebuat proses organisasi agar tidak ada kesalahpahaman antar anggota organisasi dalam menjalankan tugasnya masing-masing.

2. Hubungan antar peran, selain komunikasi Hubungan antar suatu anggota dalam organisasi itu sangat penting terutama untuk membangun proses kerja dari organisasi tersebut. Dengan adanya hubungan antar peran maka setiap anggota dalam organisasi akan saling bekerjasama secara optimal dalam menjalankan perannya masing.

3. Tahap Pengawasan, dimulai komunikasi dalam tahap perencanaan, pengorganisasian, koordinasi, penggunaan SDM yang layak, penggunaan anggraran, pengarahan, pelaksanaan, pengawasan, pencatatan dan pelaporann sampai pada organisasi selesai. Apabila proses pengawasan tidak dilaksanakan, maka biasanya pencapaiannya kurang baik.

4. Pengawasan/pengendalian, Dalam sebuah proses diperlukan pengawasan/pengendalian terhadap pihak yang berwewenang agar suatu proses organisasi dapat berjalan dengan baik, terarah dan sesuai dengan tujuan.

2.2 Proses Mempengaruhi

Dalam perusahaan tentu ada sebuah peran dari masing – masing pegawai dalam suatu perusahaan. Proses peran itu meliputi cara kerjanya untuk perusahaan. Sebuah perusahaan tidak akan bisa berkembang dengan baik tanpa ada hal atau sesuatu ysng saling mempengaruhi. Fungsi peran dari masing-masing pegawai akan sangat menunjang kemajuan perusahaan. Karena dengan adanya peran yang saling mempengaruhi, perusahaan akan dapat berkomunikasi dengan baik dalam menjalin etika yang formal.

Dari sini terlihat bahwa setiap perusahaan dapat mempengaruhi setiap pegawainya untuk melakukan hal yang terbaik. Dijelaskan bahwa proses mempengaruhi adalah suatu kegiatan atau keteladanan yang baik secara langsung atau tidak langsung mengakibatkan suatu perubahan perilaku dan sikap orang lain atau kelompok. Sedangkan elemen – elemen yang ada dalam proses mempengaruhi adalah :

1. Orang yang mempengaruhi (0)

contoh : manager, direktur, staf ahli, dll

2. Metode mempengaruhi (→)‏

3. Orang yang dipengaruhi (p)‏

contoh : pegawai

Jadi proses mempengaruhi : 0 → p

Berdasarkan data di atas tedapat timbal balik dalam suatu pengaruh untuk mempengaruhi seseorang. Sedangkan metode untuk mempengaruhi adalah di antaranya :

a. Kekuatan fisik, metode ini dilakukan menggunakan fisik, seperti menggunakan tangan dalam mempengaruhi individu maupun kelompok (berhubungan dengan kekerasan).

b. Penggunaan sanksi, metode ini dilakukan dengan memberikan sanksi kepada individu maupun kelompok, sanksi yang diberikan berupa sanksi positif maupun negatif.

c. Keahlian, metode ini dilakukan dengan keahlian, seseorang yang mempengaruhi mempunyai keahlian dalam mempengaruhi individu maupun kelompok.

d. Kharisma (daya tarik), pada metode ini seseorang yang dipengaruhi akan tertarik kepada orang yang mempengaruhi, karena orang tersebut memiliki kharisma tanpa harus menggunakan kekuatan fisik, sanksi maupun keahlian.

Daerah pengaruh mencakup hubungan-hubungan :

a. Antara perseorangan

Komunikasi Antarpribadi (interpersonal communication) merupakan komunikasi yang berlangsung dalam situasi tatap muka antara dua orang atau lebih, baik secara terorganisasi maupun pada kerumunan orang.

Penyampaian pesan oleh satu orang dan penerima pesan satu orang atau sekelompok kecil orang dengan berbagai dampaknya dan peluang untuk memberikan umpan balik segera. Pemikiran ini diwakili oleh Bittner (1985 : 10) yang menerangkan bahwa Komunikasi Antarpribadi berlangsung apabila pengirim menyampaikan informasi berupa kata – kata kepada penerima dengan menggunakan medium suara manusia (human voice).

Sementaa Barnlund mendefinisikan komunikasi antarpribadi sebagai pertemuan antara dua, tiga orang, atau mungkin empat orang, yang terjadi sangat spontan dan tidak berstruktur. Barnlund sebagaimana dikutip oleh Alo Liliweri (1991) mengemukakan beberapa ciri untuk mengenali Komunikasi Antarpribadi, sebagai berikut :

1) Bersifat spontan

2) Tidak mempunyai struktur

3) Terjadi secara kebetulan

4) Tidak mengejar tujuan yang telah di rencanakan

5) Identitas keanggotaannya tidak jelas

6) Dapat terjadi hanya sambil lalu.

b. Kelompok dengan seseorang

c. Seseorang dengan kelompok

Hubungan antara Kekuasaan dan Pengaruh :

1. Analisis French-Raven

Mereka mendifiniskan kekuasaan berdasarkan pada pengaruh, dan pengaruh berdasarkan pada perubahan psikologis. Pengaruh adalah pengendalian yang dilakukan oloeh seseorang dalam organisasi (masyarakat) terhadap orang lain. Konsep penting atas gagasan ini adalah bahwa kekuasaan merupakan pengaruh laten (terpendam) sedangkan pengaruh merupakan kekuasaan dalam kenyataan yang direalisasikan.

French-Raven membagi 5 sumber basis kekuasaan:

a. Kekuasaan Balas jasa, kemampuan seseorang pemberi pengarah untuk memberi penghargaan pada orang lain yang dipengaruhi untuk melaksanakan perintah, contoh : seorang atasan memberikan perintah kepada bawahannya, jika bawahannya melaksanakannya maka ia akan mendapatkan sebuah hadiah / bonus.

b. Kekuasaan Paksaan, kemampuan orang untuk menghukum orang yang dipengarui kalau tidak memenuhi perintah atau persyaratan, contoh : seorang atasan memberikan sebuah perintah kepada bawahannya apabila bawahannya itu tidak bisa melaksanakan perintah dari atasannya makan ia akan dikenakan sanksi berupa teguran sampai hukuman.

c. Kekuasaan Sah, kekuasaan formal yang diperoleh berdasarkan hukum atau aturan yang timbul dari pengakuan seseorang yang dipengaruhi bahwa pemberi pengaruh berhak mengunakan pengaruh sampai batas tertentu.

d. Kekuasaan Ahli, pemberi pengaruh mempunyai keahlian relevan atau pengetahuan khusus yang tidak dimiliki oleh orang yang dipengaruhi.

e. Kekuasaan Panutan, pemberi pengaruh dapat menjadi contoh atau panutan bagi yang dipengaruhi (karisma keberanian, simpatik, dll).

2. Analisis Etzioni

Kalau French dan Roven memberlakukan kekuasaan dan pengaruh sebagai elemen-elemen laten dan aktif proses yang sama, sedang Etzioni lebih mencurahkan perhatian pada apa yang dilakukan oleh seseorang untuk orang lain baik suka maupun tidak.

3. Analisis Nisbel

Nisbel memandang kekuasaan sebagai antitesa wewenang, dan kekusaan dilain pihak merupakan paksaan atau usaha untuk mendominasi orang lain agar berperilaku dengan cara-cara tertentu tanpa mempengaruhi system referensi.

2.3 Proses Pengambilan Keputusan

Pengambilan keputusan adalah menentukan suatu jalan keluar dengan berkomunikasi secara bersama - sama.

Keputusan terdiri dari :

1. Keputusan Strategis, yaitu keputusan yang dibuat oleh manajemen puncak dari suatu organisasi.

2. Keputusan Taktis, keputusan yang diambil oleh manajement menengah.

3. Keputusan Operasional, keputusan yang dibuat oleh manajemen bawah.

Pengambilan keputusan secara universal didefinisikan sebagai pemilihan diantara berbagai alternative. Pengertian ini mencakup baik pembuatan pilihan maupun pemecahan masalah.

Langkah-langkah dalam proses pengambilan keputusan menurut Herbert A. Simon pada hakekatnya terdiri atas tiga langkah utama, yaitu:

1. Kegiatan Intelijen, menyangkut pencarian berbagai kondisi lingkungan yang diperlukan bagi keputusan.

2. Kegiatan Desain, menyangkut pembuatan pengembangan dan penganalisaan berbagai rangkaian kegiatan yang mungkin dilakukan.

3. Kegiatan Pemilihan, pemilihan serangkaian kegiatan tertentu dari alternative yang tersedia.

Sedangkan menurut Scott dan Mitchell, proses pengambilan keputusan meliputi:

1. Proses pencarian/penemuan tujuan

2. Formulasi tujuan

3. Pemilihan Alternatif

4. Mengevaluasi hasil-hasil

Pendekatan komprehensif lainnya adalah dengan menggunakan analisis sistem, menurut Elbing ada lima langkah dalam proses pengambilan keputusan:

1. Identifikasi dan Diagnosa masalah

2. Pengumpulan dan Analisis data yang relevan

3. Pengembangan dan Evaluasi alternative

4. Pemilihan Alternatif terbaik

5. Implementasi keputusan dan Evaluasi terhadap hasil-hasil

Proses pengambilan keputusan dalam organisasi ialah kumpulan yang terdiri dari beberapa orang untuk mencapai tujuan bersama, didalam organisasi rentan terjadinya selisih pendapat begitu juga keputusan dalam mengambil sikap, dapat diartikan cara organisasi dalam pengambilan keputusan. Dalam proses pengambilan keputusan ada beberapa metode yang sering di gunakan oleh para pemimpin, yaitu :

1. Kewenangan Tanpa Diskusi (Authority Rule Without Discussion)

Metode pengambilan keputusan ini seringkali digunakan oleh para pemimpin otokratik atau dalam kepemimpinan militer. Metode ini memiliki beberapa keuntungan, yaitu cepat, dalam arti ketika organisasi tidak mempunyai waktu yang cukup untuk memutuskan apa yang harus dilakukan.

Selain itu, metode ini cukup sempurna dapat diterima kalau pengambilan keputusan yang dilaksanakan berkaitan dengan persoalan-persoalan rutin yang tidak mempersyaratkan diskusi untuk mendapatkan persetujuan para anggotanya.

Namun demikian, jika metode pengambilan keputusan ini terlalu sering digunakan, ia akan menimbulkan persoalan-persoalan, seperti munculnya ketidak percayaan para anggota organisasi terhadap keputusan yang ditentukan pimpinannya, karena mereka kurang bahkan tidak dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan. Pengambilan keputusan akan memiliki kualitas yang lebih bermakna, apabila dibuat secara bersama-sama dengan melibatkan seluruh anggota kelompok,daripada keputusan yang diambil secara individual.

2. Pendapat Ahli (expert opinion)

Kadang-kadang seorang anggota organisasi oleh anggota lainnya diberi predikat sebagai ahli (expert), sehingga memungkinkannya memiliki kekuatan dan kekuasaan untuk membuat keputusan. Metode pengambilan keputusan ini akan bekerja dengan baik, apabila seorang anggota organisasi yang dianggap ahli tersebut memang benar-benar tidak diragukan lagi kemampuannya dalam hal tertentu oleh anggota lainnya.

Dalam banyak kasus, persoalan orang yang dianggap ahli tersebut bukanlah masalah yang sederhana, karenasangat sulit menentukan indikator yang dapat mengukur orang yang dianggap ahli (superior). Ada yang berpendapat bahwa orang yang ahli adalah orang yang memiliki kualitas terbaik; untuk membuat keputusan, namun sebaliknya tidak sedikit pula orang yang tidak setuju dengan ukuran tersebut. Karenanya, menentukan apakah seseorang dalam kelompok benar-benar ahli adalah persoalan yang rumit.

3. Kewenangan Setelah Diskusi (authority rule after discussion)

Sifat otokratik dalam pengambilan keputusan ini lebih sedikit apabila dibandingkan dengan metode yang pertama. Karena metode authority rule after discussion ini pertimbangkan pendapat atau opini lebih dari satu anggota organisasi dalam proses pengambilan keputusan. Dengan demikian, keputusan yang diambil melalui metode ini akan mengingkatkan kualitas dan tanggung jawab para anggotanya disamping juga munculnya aspek kecepatan (quickness) dalam pengambilan keputusan sebagai hasil dari usaha menghindari proses diskusi yang terlalu meluas. Dengan perkataan lain, pendapat anggota organisasi sangat diperhatikan dalam proses pembuatan keputusan, namun perilaku otokratik dari pimpinan, kelompok masih berpengaruh.

Metode pengambilan keputusan ini juga mempunyai kelemahan, yaitu pada anggota organisasi akan bersaing untukmempengaruhi pengambil atau pembuat keputusan. Artinya bagaimana para anggota organisasi yang mengemukakan pendapatnya dalam proses pengambilan keputusan, berusaha mempengaruhi pimpinan kelompok bahwa pendapatnya yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan.

4. Kesepakatan (consensus)

Kesepakatan atau konsensus akan terjadi kalau semua anggota dari suatu organisasi mendukung keputusan yang diambil. Metode pengambilan keputusan ini memiliki keuntungan, yakni partisipasi penuh dari seluruh anggota organisasi akan dapat meningkatkan kualitas keputusan yang diambil, sebaik seperti tanggung jawab para anggota dalam mendukung keputusan tersebut. Selain itu metode konsensus sangat penting khususnya yang berhubungan dengan persoalan-persoalan yang kritis dan kompleks.

Namun demikian, metodepengambilan keputusan yang dilakukan melalui kesepakatn ini, tidak lepas juga dari kekurangan-kekurangan. Yang paling menonjol adalah dibutuhkannya waktu yang relatif lebih banyak dan lebih lama, sehingga metode ini tidak cocok untuk digunakan dalam keadaan mendesak atau darurat.

Keempat metode pengambilan keputusan di atas, menurut Adler dan Rodman, tidak ada yang terbaik dalam arti tidak ada ukuran-ukuran yang menjelaskan bahwa satu metode lebih unggul dibandingkan metode pengambilan keputusan lainnya. Metode yang paling efektif yang dapat digunakan dalam situasi tertentu, bergantung pada faktor-faktor tertentu, yaitu :

1. Jumlah waktu yang ada dan dapat dimanfaatkan

2. Tingkat pentingnya keputusan yang akan diambil oleh kelompok

3. Kemampuan-kemampuan yang dimiliki oleh pemimpin kelompok dalam mengelola kegiatan pengambilan keputusan tersebut.

Dari metode di atas terdapat factor yang sangat berpengaruh dalam pengambilan keputusan, yaitu :

1. Kekuatan Mental, kekuatan mental itu sama seperti prinsip, jadi dalam organisasi harus punya prinsip.

2. Sanksi, sanksi sangat perlu dalam organisasi, agar tidak melakukan kesalahan yang sama baik itu pemimpin maupun anggotanya.

3. Keahlian, pemimpin harus punya kekuatan mental dalam organisasi, jika tidak sama saja seperti pemimpin yang tidak mempuanyi gelar.

4. Kharisma, semua pemimpin harus punya kharisma agar terus menjadi panutan bagi semua orang. Maka dari itu kharisma merupakan citra baik yang di miliki seseorang agar menjadi panutan semua orang.

Model-model pengambilan keputusan :

a. Model Perilaku Pengambilan keputusan

1. Model Ekonomi, yang dikemukakan oleh ahli ekonomi klasik dimana keputusan orang itu rasional, yaitu berusaha mendapatkan keuntungan marginal sama dengan biaya marginal atau untuk memperoleh keuntungan maksimum.

2. Model Manusia Administrasi, dikemukan oleh Herbert A. Simon dimana lebih berprinsip orang tidak menginginkan maksimalisasi tetapi cukup keuntungan yang memuaskan.

3. Model Manusia Mobicentrik, dikemukakan oleh Jennings, dimana perubahan merupakan nilai utama sehingga orang harus selalu bergerak bebas mengambil keputusan.

4. Model Manusia Organisasi, dikemukakan oleh W.F. Whyte, model ini lebih mengedepankan sifat setia dan penuh kerjasama dalam pengambilan keputusan.

5. Model Pengusaha Baru, dikemukakan oleh Wright Mills menekankan pada sifat kompetitif

6. Model Sosial, dikemukakan oleh Freud Veblen dimana menurutnya orang seringb tidak rasional dalam mengambil keputusan diliputi perasaan emosi dan situsai dibawah sadar.

b. Model Preskriptif dan Deskriptif

Fisher mengemukakan bahwa pada hakekatnya ada 2 model pengambilan keputusan, yaitu:

1. Model Preskriptif, pemberian resep perbaikan, model ini menerangkan bagaimana kelompok seharusnya mengambil keputusan. Model preskriptif berdasarkan pada proses yang ideal.

2. Model Deskriptif, model ini menerangkan bagaimana kelompok mengambil keputusan tertentu. Model deskriptif berdasarkan pada realitas observasi.

Disamping model-model diatas (model linier) terdapat pula model Spiral dimana satu anggota mengemukakan konsep dan anggota lain mengadakan reaksi setuju tidak setuju kemudian dikembangkan lebih lanjut atau dilakukan “revisi” dan seterusnya.

Teknik-teknik Pengambilan Keputusan :

a. Teknik Kreatif

1. Brainstorming, berusaha untuk menggali dan mendapatkan kreatifitas maksimum dari kelompok dengan memberikan kesempatan para anggota untuk melontarkan ide-idenya.

2. Synectics, didasarkan pada asumsi bahwa proses kreatif dapat dijabarkan dan diajarkan, dimaksudkan untuk meningkatkan keluaran (output) kreatif individual dan kelompok.

b. Teknik Partisipatif

Individu individu atau kelompok dilibatkan dalam proses pengambilan keputusan.

c. Teknik Modern

1. Teknik Delphi

Delphi adalah satu rangkaian kuesioner. Kuesioner pertama meminta individu untuk merespon terhadap suatu pertanyaan luas (Pertanyaan Delphi difokuskan pada masalah, tujuan, solusi, atau peramalan). Masing-Masing daftar pertanyaan itu dibangun atas tanggapan kepada daftar pertanyaan yang terdahulu. Proses dihentikan manakala konsensus telah disetujui oleh para peserta ( Dalkey, 1967), atau manakala pertukaran informasi telah diperoleh.

Teknik Delphi merupakan latihan dalam kelompok komunikasi antara panel secara geografis ahli (Adler dan Ziglio, 1996) yang memungkinkan para ahli teknik sistematis untuk menangani masalah kompleks dengan suatu tugas. Inti dari teknik ini cukup mudah, yaitu terdiri dari serangkaian kuesioner dikirim baik lewat mail atau melalui sistem komputerisasi, untuk pra-ahli yang dipilih grup. Kuesioner ini dirancang untuk mendapat tanggapan dan pengembangan individu sebagai cara untuk menimbulkan masalah yang nantinya akan diperbaiki oleh pra-ahli.

Partisipan untuk teknik Delphi tidak saling kenal satu sama lain. Biasanya secara fisik berjauhan dan tidak saling bertemu. Semua komunikasi antar partisipan dengan cara kuesioner dan umpan balik dari pemantau seorang Staf.

2. Teknik Kelompok Nominal

Teknik kelompok nominal (selanjutnya dipakai singkatan TKN) adalah salah satu teknik peran serta dalam pengambilan keputusan yang lebih jarang dipakai dibanding dengan teknik sumbang saran. Teknik ini dikembangkan oleh Dellbecq dan Van de Ven pada tahun 1968 (Delbecq, et all., 1975), dimaksudkan sebagai suatu cara untuk mengumpulkan pandangan dan penilaian perorangan dalam suasana ketidakpastian dan ketidaksepakatan mengenai inti persoalan suatu masalah, lalu mencari jalan penyelesaian yang terbaik.

Teknik kelompok nominal adalah proses terstruktur ini mengharuskan anggota kelompok menulis gagasan/ide secara perseorangan, kemudian melaporkannya kepada kelompok (Departemen dalam Negeri). Teknik mengurangi adanya penyesuaian sementara memaksimalkan partisipasi. Bentuk pembuatan keputusan ini adalah proses mengulangi pernyataan yang meminimisir penyesuaian (conformity) dan menggerakkan peserta untuk mengambil keputusan yang dapat mereka dukung.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Berdasarkan penjelasan pada Bab II bahwa sebuah organisasi mempunyai metode, teknik dan langkah-langkah dalam pengambilan keputusan, maka tujuan dari penulisan makalah ini tercapai yaitu mahasiswa dapat menciptakan proses keputusan yang baik dalam organisasi. Tujuan ini terealisasikan ketika mahasiswa dapat mengkolaborasikan berbagai metode dan teknik sesuai dengan masalah yang terjadi pada sebuah organisasi dengan prosedur yang benar, sehingga pengambilan keputusan yang diambil dapat berakibat baik dan positif bagi organisasi tersebut.

DAFTAR PUSTAKA

Ratih. Proses Organisasi. 2012 < http://honeyzharratih.blogspot.com/2012/01/proses-organisasi.html > [diakses 5 Maret 2013]

Desriyanti, Emelia. Proses Mempengaruhi. 2012 < http://emeliadesriyanti.blogspot.com/2012/05/51-proses-mempengaruhi.html > [diakses 6 Maret 2013]

Kompasiana. Komunikasi Antar Pribadi. 2012 < http://bahasa.kompasiana.com/2012/08/31/komunikasi-antar-pribadi-483316.html > [daiakses 6 Maret 2013]

Alfian,. Mizan. Proses Mempengaruhi dan Pengambilan Keputusan dalam Organisasi. 2012 < http://mizan92.wordpress.com/2012/01/12/proses-mempengaruhi-dan-pengambilan-keputusan-dalam-organisasi/ > [diakses 6 Maret 2012]

Elvani, Lira. Perbedaan Kekuasaan dan Wewenang. 2012 < http://liracievan.blogspot.com/2012/03/perbedaan-kekuasaan-dan-wewenang.html > [diakses 6 Maret 2013]

S., Ryan Taufik. Proses Organisasi. 2009 < http://ryansikado.blogspot.com/2009_12_01_archive.html > [diakses 6 Maret 2013]

Ramadhan, Fachru. Proses Pengambilan Keputusan. 2012 < http://fachruramadhan.blogspot.com/2012/10/proses-pengambilan-keputusan.html > [diakses 6 Maret 2013]

Syafrudin. Teknik Delphi. 2010 < http://teomokole.blogspot.com/2010/10/teknik-delphi-dalam-penelitian.html > [diakses 19 Maret 2013]

Irfani, Rachmatika. Teknik Pengambilan Keputusan. 2012 < http://skyknowledge.wordpress.com/2012/04/10/teknik-pengambilan-keputusan/ > [diakses 19 Maret 2013]

Proses Komunikasi

0 Response to "Proses Komunikasi"

Posting Komentar