Pekerjaan Kantor

1. Pengertian dan Fungsi Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor adalah pekerjaan penunjang tugas utama/pokok yang berkaitan dengan pekerjaan di bidang tulis-menulis, catat mencatat yang berhubungan dengan pekerjaan kertas, maupu pelayanan. Pekerjaan tentu memiliki tata usaha yang merupakan segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan yang diperlukan setiap organisasi. Dalam garis besarnya tata usaha memiliki tiga peranan pokok yaitu sebagai berikut :

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi

2. Menyediakan keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi untuk membuat keputusan atau tindakan yang cepat.

3. Membantu kelancaran organisasi secara keseluruhan.

Berdasarkan pemahaman tersebut maka fungsi pekerjaan kantor antara lain sebagai berikut:

1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi

2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan

3. Membantu kelancaran pekembangan organisasi secara keseluruhan.

2. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

1. Menghimpun

Menghimpun merupakan mengumpulkan data-data yang ada baik yang sudah tersaji di ruangan kerja maupun yang terpinjam di unit lainnya guna mempersatukannya menjadi suatu dokumen yang terintegrasi dan tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Contohnya mengumpulkan data, mencari informasi, membuat klipping, dan sebagainya.

2. Mencatat

Mencatat merupakan kegiatan menuangkan informasi yang berhubungan dengan organisasi/perusahaan dengan berbagai keterangan dengan menggunakan alat tulis maupun teknologi yang mendukung kegiatan penulisan tersebut.

Hal-hal yang dilakukan dalam prosedur pencatatan antara lain:

· Pengumpulan data yang dilakukan harus dilakukan secara seksama, teliti, dan terorganisasi pada suatu unit yang terpadu.

· Pencatatan dilaksanakan sesuai prosedur yang telah ditetapkan

· Record retention schedule diperjelas batasannya

· Record retention yaitu suatu kebijakan jadwal pengolahan dan penghapusan data yang harus dilakukan dalam proses administrasi yang meliputi kegiatan :

¯ Penggolongan

¯ Pemilihan

¯ Distribusi

¯ Disposisi Record untuk disimpan

¯ Pemusnahan.

3. Mengolah

Mengolah merupakan tahapan pemrosesan semua data yang masuk ketahapan berikutnya seperti yang sudah distandarkan dan sesuai dengan kebutuuhan untuk dijadikan bahan pengambilan keputusan bagi atasan.

Tahapan pengolahan data ada empat yaitu:

a) Pengumpulan data

b) Penyajian data

c) Pengolahan data

d) Pendistribusian

4. Menggandakan

Kegiatan menggandakan dalam pekerjaan kantor merupakan kegiatan memperbanyak informasi dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan. Contoh kegiatan penggandaaan adalah: memfotokopi surat, mencetak informasi, dan sebagainya.

5. Mengirim

Mengirim merupakan kegiatan menyampaikan informasi atau data dari suatu pihak ke pihak yang lainnya dengan menggunakan berbagai cara dan alat seperti surat elektronik (e-mail), jasa kurir, pengiriman data melalui sistem jaringan komputer (internet), buletooth, fax, dan lain-lain.

6. Menyimpan

Menyimpan merupakan menaruh/meletakkan ditempat tertentu dengan menggunakan berbagai cara dan alat dengan tujuan dapat ditemukan kembali dengan cepat bilamana keterangan tersebut dibutuhkan. Contoh penyimpanan adalah penyimpanan data/informasi ke komputer, menyusun buku diperpustakaan, dan sebagainya.

7. Melakukan komunikasi

Komunikasi merupakan proses mengirim dan menerima pesan, dikatakan efektif bila pesan dapat dimengerti dan menstimulasi tindakan atau mendorong orang lain untuk bertindak sesuai dengan kemauan pesan tersebut. Kegiatan komunikasi merupakan kegiatan yang sangat penting dalam perkantoran. Tanpa komunikasi, dipastikan tujuan perkantoran tidak akan tercapai atau berhenti ditengah jalan. Komunikasi dapat dilakukan secara tertulis atau secara tidak tertulis. Komunikasi tertulis dapat dilakukan dengan melalui surat, formulir, catatan, memo, fax, e-mail, dan lain-lain. komunikasi tidak tertulis (lisan) itu berupa perintah secara langsung.

8. Menghitung

Menghitung merupakan kegiatan pengoperasian data yang berupa angka-angka yang berhubungan dengan masalah uang atau keuangan. Kegiatan menghitung biasanya dilakukan oleh pihak akunting, keuangan, marketing, distributor, dan bagian penggajian atau bahkan kasir..

9. Pekerjaan lainnya

Pekerjaan lainnya merupakan pekerjaan yang berada diluar pekerjaan kantor diatas seperti satpam/security, cleaning service, office boy/girl, reseptionist, dan lain-lain. tanpa pekerjaan lainnya ini, seluruh kegiatan kantor tidak akan berjalan dengan maksimal.

3. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

Pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial mulai dari perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan. sedangkan secara khusus pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun, menggandakan, mengirim, dan menyimpan. Aktivitas pekerjaan kantor itu dilakukan oleh semua bagian dari organisasi/perusahaan.

Agar lebih memahami tentang aktivitas yang termasuk pekerjaan kantor, berikut ini akan disampaikan ciri-ciri pekerjaan administrasi kantor, yaitu :

1. Bersifat Pelayanan

Ciri pertama dalam pekerjaan administrasi perkantoran adalah bersifat pelayanan, maksudnya adalah pekerjaan kantor itu pada dasarnya melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas pokok kantor) dlaam pencapaian tujuan organisasi. Hal ini sejalan dengan fungsi pekerjaan kantor itu sendiri yaitu membantu pekerjaan lain agar pekerjaan tugas pokok tersebut dapat berjalan secara efektif dan efesien.

G.R. Terry juga menyebutkan bahwa pekerjaan kantor merupakan pekerjaan pelayanan (service work) yang berfungsi untuk memudahkan dan meringankan, serta membantu pekerjaan lain agar dapat berjalan lebih berdaya guna. Demikian pula dengan pendapat Harry L. Wylie dan Robert P. Brecht yang menyebutkan bahwa pekerjaan kantor merupakan organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan untuk memberikan pelayanan kepada bagian dalam organisasi atau perusahaan.

2. Merembes Segenap Bagian Organisasi

Pekerjaan kantor yang bersifat pelayanan itu membuatnya mampu merembes ke segenap bagian dari organisasi/perusahaan. Sifat pelayanan yang dimiliki oleh pekerjaan kantor tadi membuat pekerjaan kantor dapat merambah ke semua pekerjaan operatif dalam setiap unit atau bagian dari organisasi/perusahaan, seperti bagian produksi dan penjualan. Jadi pekerjaan kantor bersifat terbuka dan luas sehingga pekerjaan kantor juga dapat dilakukan dimana saja dalam suatu organisai atau perusahaan, tidak terbatas di kantor saja tetapi dapat pula dilakukan diluar kantor sekalipun.

3. Dilakukan oleh Semua Pihak

oleh karena pekerjaan kantor itu merembes ke segenap bagian organisasi/perusahaan maka pekerjaan kantor dapat dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi/perusahaan tersebut. Jadi. Pekerjaan kantor dapat dilakukan oleh siapa saja mulai dari pimpinan yang paling tinggi sampai karyawan yang paling bawah sekalipun.

Misalnya seorang direktur selai bertugas dalam memimpin suatu perusahaan dan mengkoordinasi semua bagian, dia juga dapat bertugas menelepon kantor lain untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan, atau sebaliknya menerima telepon dari kantor lain. seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang petugas pembersih, selain bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi buku ekspedisi. Begitu pula dengan bagian penjualan, selain bertugas untuk produk-produk yang dihasilkan oleh perusahaan dia juga bertugas membuat surat permintaan barang, surat penawaran barang, dan membuat bukti pembayaran dan pembelian barang.

Berdasarkan ciri-ciri pekerjaan kantor yang telah diuraikan diatas, dapat disimpulkan bahwa pekerjaan kantor pada umumnya merupakan suatu tugas fungsi yang memberikan bantuan (facilitating fungtion) dan merupakan urat nadi bagi setiap organisasi modern.

4. Hasil Jasa kantor Produk Pekerjaan Kantor

1. Surat

Surat merupakan media komunikasi tertulis yang berisi pikiran atau infromasi yang disampaikan kepada pihak yang lain untuk mendapatkan tanggapan. Manfaat surat adalah sebagai berikut:

a) sebagai alat komunikasi secara tertulis

b) sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan

c) sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik

d) dapat menjadi nilai historis

e) sebagai duta organisasi

f) sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan

Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat antara lain sebagai berikut :

· Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan.

· surat yang dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih.

· Bahasa surat dibuat dengan baik. Lugas, jelas, padat, dan tidak bertele-tele.

· Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.

2. Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun secara tertulis. Di dalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan data.

a) Fungsi Laporan

Fungsi laporan antara lain sebagai berikut :

1) Sebagai bahan pertanggungjawaban

2) Alat untuk menyampaikan informasi

3) Alat pengawasan

4) Bahan penilaian

5) Bahan pengambilan keputusan

b) Jenis-jenis Laporan

Jenis-jenis laporan antara lain sebagai berikut :

1) Laporan berdasarkan waktu

· Laporan berkala, yaitu laporan yang dibuat secara periodik atau rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, semeteran, tahunan). Contoh laporan kehadiran karyawan perhari, perbulan atau pertahun.

· Laporan incidental, yaitu laporan yang dibuat apabila diperlukan. Misalnya laporan pertanggungjawaban, laporan pelaksanaan praktik pekerjaan lapangan, dan lain-lain.

2) Laporan berdasarkan bentuk

· Laporan berbentuk surat, yaitu laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat. Contoh laporan jumlah siswa yang hadir dalam 1 bulan untuk 1 kelas.

· Laporan berbentuk naskah, laporan yang disampaikan dalam bentuk naskah yang pendek maupun naskah yang panjang. Contoh, laporan kegiatan kepanitiaan, notulen rapat, hasil pertandingan, dan lain-lain.

· Laporan berbentuk memo, laporan yang ditulis dengan menggunakan memo atau pesan singkat untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

3) Laporan berdasarkan penyampaian

· Laporan lisan, yaitu laporan yang dibuat secara langsung.

· Laporan tertulis, yaitu laporan yang disampaikan secara tertulis atau melalui tulisan. Contoh, surat, naskah, dan memo.

· Laporan visual, yaitu laporan yang disampaikan melalui penglihatan (secara visual). Contoh, laporan yang disampaikan melalui media presentasi (powepoint)

· Laporan Audio-Visual, laporan yang disampaikan dengan menayangkan gambar yang hidup (film) disertai dengan suara yang relevan. Contoh, film dokumenter.

4) Laporan berdasarkan sifat

· Laporan biasa, laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak akan menimbulkan dampak negatif atau reaksi yang negatif. Contoh laporan pertanggungjawaban event, laporan absensi siswa dan laporan penilaian hasil belajar.

· Laporan penting, yaitu laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

5) Laporan berdasarkan isinya

· Laporan informatif, laporan yang isinya hanya berisi informasi saja.

· Laporan rekomendasi, yaitu laporan yang isinya bersifat penilaian sekilah tanpa pembahasan lebih lanjut.

· Laporan analisis, yaitu laporan yang isinya berupa hasil analisis secara mendalam

· Laporan kelayakan, yaitu laporan yang berisi tentang hasil penentuan kelauakan atau pemilihan mana yang terbaik.

· Laporan pertanggunjawaban, yaitu laporan yang berisi pertanggjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

c) Pembuatan Laporan

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan antara lain sebagai berikut :

1) Harus jelas dan cermat

2) Mengandung kebenaran dan objektivitas

3) Lengkap

4) Tegas dan konsisten

5) Langsung mengenai sasaran

6) Disampaikan kepada orang lain dan alamat tujuan yang tepat

7) Diserta dengan saran-saran

8) Tepat waktu

Langkah-langkah membuat laporan yaitu sebagai berikut :

1) Menentukan masalah yang dilaporkan

2) Mengumpulkan bahan, data, dan fakta

3) Mengklasifikasi data

4) Mengevaluasi dan mengolah data

5) Membuat kerangka laporan. Kerangka laporan terdiri dari :

a) Pendahuluan, terdiri dari hal-hal berikut :

· Maksud dan tujuan penulisan laporan

· Masalah pokok yang dilaporkan

· Sistematika laporan

b) Batang Tubuh, terdiri dari hal-hal berikut :

· Data dan fakta pelaksanaan kegiatan

· Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan

· Masalah yang terjadi

· Pembahasan masalah

c) Penutup, terdiri dari hal-hal berikut :

· Kesimpulan

· Saran

3. Formulir

Formulir adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang di dalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.

Gambar 3.01 Contoh Formulir

Keuntungan membuat formulir antara lain sebagai berikut :

a) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas

b) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

c) Adanya keseragaman

d) Mengurangi kegiatan foto copy

Fungsi formulir antara lain sebagai berikut :

a) Mencari suatu keterangan

b) Menghimpun data yang sama

c) Menyampaikan informasi yang sama

d) Sebagai bukti fisik

e) Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mebuat formulir antara lain sebagai berikut :

a) Setiap formulir yang dibuat harus memiliki manfaat dan kegunaan yang jelas

b) Perhatikan efektivitas dan efesiensi formulir

c) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

d) Dibuat dengan cara yang sederhana

e) Untuk bagian yang akan diisi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup

f) Harus ada judul nama formulir

g) Menggunkan ukuran tertentu sesuai kebutuhan

h) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

i) Perancangan desai formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncakanan secara matang.

4. Berbagai Macam Dokumen Tertulis

Selain surat, laporan dan formulir, masih banyak macam-macam dokumen tertulis lainnya yang dihasilkan dalam pekerjaan kantor. Macam-macam dokumen tertulis selaiin yang dijelaskan di atas dapat berupa jadwal, tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper.

Dokumen-dokumen tertulis itu dapat menjadi bahan untuk pengambilan keputusan di masa yang akan datang, bahan evaluasi karyawan atau personil, dan bahan pertimbangan untuk membuat suatu kebijakan yang menyangkut organisasi/perusahaan. Bahkan pembuatan jadwal, grafik, dan chart (tabel) tersebut merupakan salah satu bentuk penyederhanaan kerja secara rasional.

Jadwal merupakan perencanaan tergadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan proses tindak lanjut. Jadwal juga diartikan sebagai pembagian kerja berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun biasanya ditulis pada papan atau kertas yang lebar dan khusus, serta digantung disekitar ruang kantor yang strategis, agar semua pegawai dapat melihat kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakuakn disamping pekerjaan yang rutin. Frmat jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang bersangkutan. Jadi, mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan format yang ada pada kantor B.

Grafik dan chart (tabel) biasanya dibuat untuk melihat hasil pekerjaan yang sudah dilakukan atau dicapai pada saat periode tertentu, misalnya hasil penjualan pada periode tertentu. dengan melihat grafik atau chart, kita dapat melihat apakah pada periode tertentu penjualan kita naik atau turun. Penggunaan grafik maupun chart dapat membuat pekerjaan jadi lebih efesien dan sederhana, karena kita tidak harus membuka dokumen-dokumen lama yang tebal dan banyak ketika ingin melihat hasil penjualan pada periode yang lalu.

5. Arsip

Arsip merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam. Arsip merupakan informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut cara tertentu, sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama. Dalam pekerjaan kantor, penyimpanan arsip dapat disebut sebagai pekerjaan atau kegiatan pengarsipan. Jadi, dokumen-dokumen tertulis yang sudah dibuat dapat disimpan melalui kegiatan pengarsipan, sehingga bila diperlukan dapat dibuka kembali untuk dilihat, dibaca dan dianalisis.

· Widyanti, Ika. Administrasi Perkantoran keahlian bidang bisnis dan Manajemen untuk SMK kelas X. Jakarta : Yudhistira. 2014

· Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran untuk Manager dan Staf. Jakarta: Visimedia.

· The Liang Gie. 2007. Adminsitrasi Perkantoran Modern, Edisi keempat. Yogyakarta: Liberty.

· http://www.jhonmiduk8.blogspot.com

Pekerjaan Kantor

0 Response to "Pekerjaan Kantor"

Posting Komentar