» » PENGARSIPAN
Edit

PENGARSIPAN

BAB X
Text Box: PENGARSIPAN
 




TUJUAN INSTRUKSIONAL UMUM
v  Agar mahasiswa memahami berbagai pengertian system kearsipan (filling sistem).
v  Agar mahasiswa dapat menjelaskan pengertian system abjad dan dapat mencari, menyimpan surat dengan system abjad.
v  Agar mahasiswa dapat menjelaskan pengertian system perihal dan mahasiswa dapat mencari dan menyimpan surat dengan system perihal.
v  Agar mahasiswa dapat menjelaskan system nomor dan dapat mencari dan menyimpan surat dengan system nomor.
v  Agar mahasiswa dapat menjelaskan system wilayah dan dapat mencari dan menyimpan surat dengan system wilayah.
v  Agar mahasiswa dapat menejelaskan system tanggal dan mencari dan menyimpan surat dengan siswa tanggal.
­­­­­­­­­

PENDAHULUAN
            Keterangan-keterangan yang terdapat dalam dalam warkat mempunyai niali guna dan keterangan-keterangan yang tak mungkin dapat diingat di luar kepala. Keterangan ini warkat-warkat tersebut harus disimpan dengan baik agar sewaktu-waktu diperlukan dengan mudah dapat ditemukan.
            Perlu diingat bahwa warkat itu dsimpan, apabila sudah selesai digunakan. Tentang system penyimpanan dapat dipergunakan salah satu dari system penyimpanan kearsipan yang ada. Dalam penentuan system yang sudah digunakan perlu diperhatikan kebiasaan para pejabat yang ada dalam organisasi tersebut dalam meminta warkat.
            Tujuan dari pada system kearsipan adalah:
1.      Dapat menyimpan warkat dengan baik dan aman.
2.      Dapar menemukan secara cepat dan tepat sewaktu-waktu diperlukan.
Pada dasanya ada lima system kearsipan:
1.      System abjad
2.      System perihal
3.      System nomor
4.      System wilayah
5.      System tanggal.

KETENTUAN-KETENTUAN KEARSIPAN
            Ketentuan kersipan cenderung pada suatu waktu kelaziman dan peraturan yang disepakati bersama, hanya berupa konvensi saja, bukan peraturan tertulis. Jadi, dalam prakteknya hal ini cenderung agak berlainan pada setiap organisasi atau instansi perkantoran.
            Peraturan kearsipan ini harus disepakati agar terjadi penyimpanan yang teratur dan sistematis sehingga setiap orang yang mencari asip, meskipun ia bukan staf dibagian tersebut dapat mengerjakannya. Bentuk peraturan di sini tergambar dalam indexing atau peraturan mengindeks. Indexing  adalah awal dari pekerjaan kearsipan, ia dimulai dari kepatuhan para pegawai staf pada aturan pembagian unit yang diindeks sampai pada penemuan kembali arsip yang disimpan.
            Pegindeksan merupakan suatu kegiatan merinci bagian-bagian nama secara teratur. Jadi objek dari pengindeksan adalah nama, karena itu menjadi wakil dari suatu dokumen. Nama-nama merupakan suatu judul. Judul iulah yang akan menjadi kata tangkap (caption) dalam penyimpanan arsip atau dokumen.
Cara mengindeks dilakukan dengan merinci bagian-bagian (unit) dari nama. Bagian itu menentukan mana yang termasuk diutamakan (unit I), mana yang unit-unit selanjutnya misalnya II, III, IV dan seterusnya.
            Huruf awal kedua, ketiga dan seterusnya pada unit I inilah menentukan abjad mana file atau dokumen itu disimpan menurut urutan kamus. Contoh: susunlah urutan nama sebagai berikut:
Hadisuwarno
Hadisuboni
Hadisutono
Hadisurono
            Tentu susunannya (urutan) nama di atas menjadi sebagai berikut:
Hadisubono
Hadisurono
Hadisutono
Hadisuwarno
            Jika mengindeks nama, yang nama tersebutterdiri dari lebih satu perkataan misalnya 2, 3, atau 4 perkataan, disini digunakan ketentuan (peraturan) mengindeks.

Peraturan Mengindeks
            Semula disebutkan bahwa objek peraturan mengindeks adalah nama. Nama yang diindeks ini bermcam-macam jeis, yang meliputi nama orang perorangan, nama badan atau organisasi, nama perusahaan atau kantor dan nam subjek itu sendiri.
            Keseluruhan nama itu akan dbahas secara umum dibawah ini, agar mendapat suatu gambaran yang intregated (bulat) tentang peraturan mengindeks, meskipun hanya sebagai konvensi.

Ketentuan-ketentuan Mengindeks
            Ketentuan ini merupakan pedoman umum, sebab sampai saat ini asih belum ada ketentuan resmi. Jika pedoman ini ditaati maka tidak akan terjadi kesimpangsiuran dalam mengindeks.
            Sebelum mengindeks, lebih dahulu disatukan bahasa tentang istilah-istilah yang biasa terdapat dalam hal ini, antara lain:
·         Susunan abjad yang digunakan adalah abjad latin A-B-C-D-E-F-G dan seterusnya sampai dengan Z.
·         Kalau nama itu lebih dari satu perkataan, maka untuk keperluan ini dibuat unit-unit. Unit adalah satuan bagian dari nama-nama. Jikalau ada nama yang mengirim surat: Abdul Majid Siregar, berarti tiga unit.
·         Dalam mengindeks atau menyusun klasifikasi urutan judul nama-nama ini, tekanannya pada kata yang menjadi judul atau caption atau kata tangkap.
Misalnya pada suatu hari kantor kita menerima surat dari nama Abdul Majid Siregar. Apa yang menjadi kata tangkap atau judul atau caption dari nama itu?
Abdul?
Majid?
Siregar?
Tentu kebiasaan orang Batak mendahulukan nama marganya. Jadi kata tangkapnya adalah Siregar. Siregar ini sebagai dasar penyimpanan menurut abjad “S”. dalam hal ini “Siregar” disebut unit I (judul atau kata tangkap atau caption).

Ketentuan I

“Mengindeks Nama Perseorangan”

1.      Nama dirinya sendiri yang tanpa nama keluarga
Masyarakat daerah Jawa nama sendiri sejak lahir dan nama tambahan sesudah dewasa yang selalu digunakan dalam surat menyurat atau urusan warkat. Misalnya:
Nama kecil atau aslinya (given name) Sujoko, maka sesudah dewasa ia ditambah menjadi Sujoko Riyanto. Untuk ini indeks sesuai dengan namanya atau aslinya. Tentu diindeks “S” (Sujoko) pada unit I. Sedangkan “R” (Riyanto) pada unit II. Jadi untuk:


Nama                                             Diindeks / Diabjad menjadi
                                                      Unit I              Unit II                         Unit III
Adhi Suryanto                              Adhi                Suryanto                      ---------
Didi Sujadi                                    Didi                 Sujadi                          ---------
Eddy Natakusumah                      Eddy               Natakusumah              ---------

Catatan: Jika nama-nama diatas adalah nama salinya dan tambahan demikian juga halnya nama-nama masyarakat daeraj Jawa yang suka memasukkan nama keluarganya dibelakang nama aslinya untuk itu berlaku ketentuan ini.

2.      Nama orang yang diikuti nama keluarga atau marga dan inisial
Untuk itu diindeks pertama menurut nama keluarga atau marga atau farm-nya, sedangkan nama yang berinisial diindeks menurut nama yang tidak disingkat. Inisial diindeks sebagaimana ditulis. Misalnya:


Nama                                             Diindeks menjadi
                                                      Unit I              Unit II             Unit III
Herbert Marishi Siahaan               Siahaan            Herbert            Marishi
Ahmad Zaini Chaniago                 Chaniago         Ahmad                        Zaini
Arnold Marionutu                         Marionutu       Arnold             ---------
Tonny Koestono Koeswojo          Koeswojo        Tonny              Koestono
Ade Manuhutu                              Manuhutu        Ade                 -----------
Louis A. Allen                              Allen               Louis               A.
Lubis                                             Lubis               -------               -------

Catatan: Istilah diatasa tetap diindeks sebagaiana (singkatan nama itu ditulis, tetapi jika kita mengetahui kepanjangan inisian itu, maka diindeks dengan diuraikan kepanjangnnya). Misalnya:


Nama                                             Diindeks menjadi
                                                      Unit I              Unit II             Unit III
B.M. Diah                                     Diah                Bahardin         Muhammad
M. Natsir                                       Natsir              Muhammad     ----------
M. Roem                                       Roem               Muhammad     ----------

3.      Nama dengan awalan
Awalan itu hendaknya tidak dianggap unit tersendiri, tetapi merupakan bagian dari nama keluarga, misalnya:

Nama                                 Diindeks menjadi
                                          Unit I                          Unit II                         Unit III
Van Vollenhoven              Van                             Vollenhoven                ---------
Harun Al Rasjid                Al Rasjid                     Harun                          ---------
Vasco Da Gamma             Da Gamma                  Vasco                          ---------
Von Vitae                         Von Vitae                   --------                          ---------
Harun Bin Jamal               Bin Jamal                    Harun                          ---------
Fatimah Binti Hasyim       Binti Hasyim               Fatimah                       ---------

4.      Nama dengan penghubung
Harus dianggap sebagai satu unit, jika terdiri dari tiga perkataan atau lebih, tetapi jika namanya yang diberi penghubung itu hanya satu perkataan maka diindeks sebagaimana nama itu:

Nama                                 Diindeks menjadi
                                          Unit I                          Unit II                         Unit III
Frank Hall Quest               Hall-Quest                   Frank                           ---------
M.G. Dimock&Dimock    Dimock&Dimock        M.                                G.
Herman&Hermit               Herman&Hermit         --------                          ---------


5.      Nama wanita yang sudah kawin
Diindeks nama suaminya, jika hal itu disebutkan. Perkataan “Nyonya” atau singkatan diletakkan pada unit terakhir dalam tanda kurung. Misalnya:
Nama                                             Diindeks menjadi
                                                      Unit I              Unit II                         Unit III
Ny. Maria Ulfah Santoso              Santoso           Maria                           Ulfah (Ny)
Ny. Rusiah Sarjono                       Sarjono            Rusiah (Ny)                 ---------
Mrs. Jehan Anwar Sadat               Sadat               Jehan                           Jehan (Mrs)
Mrs. Nancy Reagan                      Reagan                        Nancy (Mrs)                ---------

6.      Nama yang diikuti gelar atau tittle gelar
Dapat bibagi anta lain:
o   Gelar Akademik (Perguruan Tinggi), misalnya: Ph.D, Dr, M.A., M.Sc, S.H, Drs
o   Gelar Keagamaan, misalnya: Haji, Kyai, Tengku, Ds
o   Gelar Jabatan, misalnya: Presiden, Gubernur, Direktur, Kepala
o   Gelar Kebangsawanan, misalnya: Andi, Teuku, Lord, Sir, BBm, Bra, Rd, R.M
o   Gelar Kepangkatan, misalnya: Kopral, Kapten, Kolonel, dan lain-lain
Semua gelar-gelar tidak diindeks bersama-sama pada unit yang terakhir terletak dalam kurung kecuali digunakan untuk membedakan nama (lihat tanda *), bagi nama yang terdiri dari satu perkataan.

Nama                                             Diindeks menjadi
                                                      Unit I              Unit II                         Unit III
Lord Snowdon (*)                                    Snowdon         Lord                            ---------
Sultan Hamid (*)                          Hamid             Sultan                          ---------
Ir. Pantiarso (*)                             Pantiarso         Ir.                                ---------
Prof. A. Sadali                              Sadali              Achmad (Prof.)           ---------
Dr. H. Moh. Hatta                                    Hatta               Mohammad (Dr. H)    ---------
K. H. Idham Chalid                      Chalid             Idham (K. H)              ---------
Kapten Jono (*)                            Jono                 Kapten                                    ---------
Kolonel Isa Idris                           Idris                 Isa (Kol)                      ---------
Gubernur Ismail                            Ismail              Gubernur                     ---------
Gubernur A. Kunaefi                    Kunaefi           A. (Gubernur)             ---------
Sir John Kotelawa                         Kotelawa         John (Sir)                     ---------

7.      Nama-nama China, Jepang, Korea dan Hongkong
Diindeks unit satu dan seterusnya sebagaimana nama itu ditulis.

Nama                                             Diindeks menjadi
                                                      Unit I              Unit II             Unit III
Tan Eng Lie                                  Tan                  Eng                  Lie
The Liang Gie                               The                  Liang               Gie
Masayosi Ito                                 Masayosi         Ito                   ---------
Takeo Fukuda                               Takeo              Fukuda            ---------
Kim Duck Soon                            Kim                 Duck               Soon
Kim Il Sung                                  Kim                 Il                      Sung
Ho Chie Mien                               Ho                   Chie                 Mien

8.      Nama yang diikuti nama baptis
Diindeks namanya dulu, baru kemudian baptisnya. Nama baptis hendaknya diuraikan jika mengetahui kepanjangannya, misalnya:

Nama                                             Diindeks menjadi
                                                      Unit I                          Unit II             Unit III
F.X Sudjadi M.P.A                       Sudjadi                        Franciscus       Xaverius Enf. Kuntobasworo       Kuntobasworo                        Enfelbertus      ---------

Keterangan II
Nama Perusahaan dan Organisasi
1.      Nama Perusahaan diindeks sebagaimana tertulis
Jika nama itu tidak terdiri dari nama lengkap. Nama orang lengkap yang terdapat pada nama perusahaan, nama keluarganya diindeks dahulu, baru diikuti nama lainnya.
Nama                                       Diindeks menjadi
                                                Unit I              Unit II             Unit III
Dasaad Musin Concern           Musin              Dasaad                        Concern
Toko Abdullah                        Abdullah         Toko                --------
Toko A.B                                Toko                A                     B
Gunung Agung                       Gunung           Agung

2.      Nama bentuk perusahaan yang disingkat
Diindeks tersendiri, disusun seolah-olah penuh (tidak disingkat), diletakkan sesudah nama perusahaan.
Nama                           Diindeks menjadi
                                    Unit I              Unit II                         Unit III
C.V. Subur                  Subur               Commenditer              Vennootshap
F.a. Famili                   Famili              Fama                           --------
P.T. Arafat                  Arafat              Perseroan                     Terbatas

Nama-nama bentuk perusahaan sebagai berikut :
Bros = Brothers, Goy = Co = Company, Corp = Corporation, my = Maatschappy, Mfrs = Manufactures

3.      Nama-nama perusahaan, ikatan, organisasi yang disingkat
Diindeks terurai lengkap jika mengetahui kepanjangannya, sebagaimana nama ditulis.
Nama                                       Diindeks menjadi
                                                Unit I              Unit II             Unit III
RRI                                         Radio              Republik          Indonesia
AAN                                       Akademi         Administrasi    Negara
TVRI                                       Televisi            Republik          Indonesia

4.      Nama-nama agenda dan nama perusahaan ganda, yang dihubungi dengan tanda diindeks sebai berikut :
®    Untuk kota di Indonesia diindeks terpisah menjadi 2 unit sedangkan kota-kota luar negeri diindeks menjadi 1 unit, tetapi jika nama kota itu tidak dihubungkan dengan tanda hubungan (-) maka diindeks menjadi 2 unit.
®    Begitupun halnya dengan perusahaan dan organisasi, misalnya :
Nama                                       Diindeks menjadi
                                                Unit I                          Unit II             Unit III
Kebayoran Baru                      Kebayoran                   Baru                --------
International City Bank          International                City                 Bank
New York Herald Tribune      New York                   Herald                         Tribune
Inter-continental Travel Coy   Inter-continental         Travel              Coy
SEAP                                      South East                   Asis                 Penisula

5.      Angka dan Bilangan
Jika nama perusahaan dengan angka/ bilangan, maka diindeks sebagaimana nama itu ditulis lengkap, misalnya :
Nama                                       Diindeks menjadi
                                                Unit I              Unit II             Unit III
The 77 Club                            Seventy           Seven              Club
Komisi IV                               Komisi             Empat              --------
Team 902                                Team               902                  --------


Ketentuan III
1.      Nama badan pemerintah dan organisasi
Nama Badan Pemerintah Pusat diindeks pertam nama negara, diikuti nama departemen/ lembaga/ biro/ kantor/ jawatan, ditempatkan antara 2 kurung.
Nama                                       Diindeks menjadi
                                                Unit I                Unit II              Unit III
Departemen Agama RI           Indonesia (Rep) Agama (Dept)  --------
Departemen Luar Negeri RI   Indonesia (Rep) Luar                  Negeri (Dept)

2.      Jika nama pemerintah daerah
Maka nama daerah tersebut didahulukan kemudian diikui nama kantornya, sebagai berikut :
Nama                                       Diindeks menjadi
                                                Unit I              Unit II             Unit III
Dinas Pertanian Kotamadya   Purwokerto     Kotamadya     Pertanian (Dinas)
Purwokerto
Kantor Koperasi Kota             Jakarta Timur  Kota                Koperasi (Kantor)
Jakarta Timur
Dinas P&P DKI Jakarta          Jakarta             Daerah Khusus P&P (Dinas)
                                                                        Ibu Kota

3.      Bank atau sekolah atau organisasi
Diindeks menurut kotanya, jika tidak ada nama lengkap Bank atau Sekolah, Organisasi sebagai berikut :
Nama                                       Diindeks menjadi
                                                Unit I              Unit II             Unit III
Hotel Horison                         Horison           Hotel               -------
RS Persahabatan                     Persahabatan   Rumah             Sakit
UI                                            Universitas      Indonesia        -------
Catatan :
a)      Huruf pertama unit I itulah yang menunjukkan alphabet
b)      Hal ini disebut pula kata tangkap

PRINSIP-PRINSIP KEARSIPAN

            Menilai, menyimpan, mencari dan menemukan kembali arsip oleh seorang sekretaris atau pegawai arsip             merupakan suatu daya kreatifitas seni daam administrasi yang dipadukan dengan ketrampilan yang tinggi. Seni kreatifitas dalam kearsipan tersebut tidak semua orang sama, melainkan adda saja perbedaan-perbedaan yang nyata. Guna mencegah perbedaan tersebut, dan agar terdapat kevacuman atau stagnasi, jika sutau ketika seseorang ditugaskan mencari arsip, padahal ia bukan juru arsip yang tetap maka perlu prinsip dalam kearsipan itu.
            Azaz inipun suatu konvensi, di mana sepenuhnya harus ditaati oleh setiap petugas, meskipun ada kecenderungan lain. Azaz-azaz atau prinsip itu adalah :

1.      Gunakan petunjuk-petunjuk secukupnya guna membantu menyimpan dan menemukan bahan-bahan dengan cepat
2.      Filelah bahan-bahan di belakang petunjuk-petunjuk
3.      Gunakan stook-strook dan label-label berwarna guna memudahkan identifikasi dan mencegah terjadinya “miss-filling”
4.      Sediakanlah sehubungan dengan file-file korespondensi folder-folder individual bilamana telah terakumulasi lima helai surat atau lebih
5.      Aturlah bahan-bahan dalam folder-folder secara kronologis dan yang terakhir senantiasa diletakkan di muka




LANGKAH-LANGKAH PROSES KEARSIPAN

            Proses kearsipan adalah suatu kesatuan prosedur yang merupakan suatu fungsi tertentu dalam hubungannya dengan tat kerja. Langkah-langkah dalam proses kearsipan adalah prosedur permulaan filling, kedua penataan berkas berdasarkan sistem filling, ketiga pencarian/ peneman kembali arsip, keempat pemusnahan/ penyusutan arsip.

            Prosedur kearsipan dimulai dari pengurusan surat masuk sehingga dapat dinilai sebagai arsip. Pengurusan surat masuk dapat digambarkan sebagai berikut :

1.      Penerimaan surat masuk
2.      Penyortiran
3.      Pencatatan dalam kartu dan/ atau buku catatan harian
4.      Diarahkan kepada yang berhak
5.      Penerusan surat masuk oleh sekretaris/ pegawai tata usaha
6.      Pengolahan surat sehingga menjadi arsip, kemudian
7.      Penataan dalam sistem kearsipan

Setelah prosedur surat masuk ini dikelola dengan lancer, sampailah pada proses kearsipan, yang dapat dilihat menurut langkah-langkah filling sebagai berikut :

a.       Pemeriksaan tanda-tanda
b.      Penindakan
c.       Pengkodean
d.      Penyortiran arsip
e.       Penyimpanan arsip/ dokumen

Kelima langkah proses kearsipan itu merupakan suatu kesatuan yang menjadi tugas sekretaris atau pegawai tata usaha kearsipan atau penata arsip baik yang ada dii dalam tanggung jawab pimpinan/ pengelola maupun pengarah.

Pemeriksaan tanda-tanda bahwa sehelau surat sudah boleh disimpan menjadi arsip atau belum, haruslah diperiksa terlebih dahulu oleh sekretaris atau penata arsip. Pemeriksaan tanda ini disebut release mark berupa :

1.      Tanda kata-katta “file”, “deep” atau “arsip” pada muka surat yang akan disimpan dari pimpinan
2.      Tanda praf atau tanda-tanda serta tanggal pimpinan
3.      Tanda lain yang merupakan spesifik file tempat kosong dari sehelai surat

Jika tanda-tanda tidak ada maka sekretaris atau penata arsip harus menanyakan kepada pimpinan tentang hendak diapakan surat.

Pengindeksan

            Setelah surat dinilai menjadi arsip melalui tanda-tanda di atas maka langkah berikutnyaa mengindeks arsip tersebut ke dalam unit-unit dari nama (judul) arsip tersebut.
Unit I dari judul arsip tersebut menjadi caption atau meenentukan file apa arsip tersebut disimpan menurut urutan huruf.
Pengindeksan adalah suatu proses menentukan pada nama apa, subjek apa atau kata tangkap apa surat akan difile. Didalam mengindeks sebuah surat terdpat lima kemungkiann :
1.      Nama pada kepala surat
2.      Nama orang atau perusahaan yang dikirimi
3.      Nama penandatangan surat
4.      Nama atau subjek perihal yang dijelaskan di dalam surat
5.      Nama tempat asal surat
Di dalam memilih kata tangkap , pengindeksan harus menentukan kata tangkap mana yang mungkin paling banyak akan dipakai seseorang bilamana menyebutkan atau meminta dokumen bersangkutan.
Bilamana sebuah dokumen mungkin akan disebut oleh peminta ddalam nama, maka dokumen tersebut di file menutu kata tangkap yang terpenting. Untuk nama-nama atau subek lain dibuatkan petunjuk silang. Petunjuk silang dpat dikerjakan deengan memilih salah satu dari dua kemungkinan berikut :
a.       Menempatkan lembaran kertas yang berisi informasi mengenai dokumen asli di berbagai tempat di dalam file di mana diduga di tempat-tempat tersebut orang akan mencari.
b.      Menempatkan fotocopy dari dokumen asli berbagai tempat di dalam file di mana diduga di tempat-tempat tersebut orang akan mencari.

Pengkodean
Pengkodean adalah proses memberi tanda tangkap yang sudah dipilih dalam kegiatan penngindeksan. Terdapat tiga cara yang umum di dalam pengkodean surat untuk sistem abjad :
1.      Nama yang terpilih sebagai kata tangkap ddi garis bawahi, biasanya dengan pensil warna
2.      Bilamana nama atau kata tangkap tidak ddapat digarsbawahi karena tidak terdapat pada dokumen yang bersangkutan, maka kata tangkap ditambahkan dengan menuliskannya dengan pensil berwarna  pada pojok kanan atas dokumen
3.      Apabila dokumen dibuatkan juga petunjuk silangnya, nama yang menjadi petunjuk silang juga harus digarisbawahi atau ditambahan dengan tulisan bilamana tidak ada. Sebagai tambahan sebuah tanda “X” ditempatkan diujung baris dimana kata tangkap berada atau pada ujung nama yang ditulis untuk menunjukkan bahw aitu adalah petunjuk silang dan bukan kata tangkap asli.
Kode tidak hanya untuk menunjukan kata tangkap kepada petugas pada wakttu pertama memfile, tetapi kode membantunya juga di dalaam menempatkan kembali dokumen yang dituliskan.

Penyortiran
            Penyortiran adalah pekerjjaan mengeelompokan ddokumen berdasarkan abjad kata tangkap yang dgarisbawahi atau tertuls di atas lembar dokumen. Dengan menyusun dokumendokumen berdasarkan abjad petugas mempercepat proses penempatan di file.       
            Ini berlaku juga untuk kantorr yang kecil yang filenya  hanya terdiri dari beberapa laci. Tanpa pengabjadan taraf pertama ini, petugas niscaya harus bolak balik membuka dan memnutup laci berkali-kali, membuang waktu dan energy. Penyortiran membuat petuugas membuka  tiap laci satu kali dan bekerja secara sistematis dari muka ke belakang jika alat tersrbut tidak ada, mak dokumen-dokumen dapat disortir di atas mejja. Pada sortir model terakhir ini, maka cara-cara berikut perlu dilakukan :
1.      Kekompokan dikumen-dokumen menurut pengelompokan yang mudah seperti : A-C-D-FG-H-LM0 san S-Z
2.      Elompokan kembali dokumen-ddookumen dari tiap kelompok menurut huruf-huruf di dalam abjad. Kelompok pertama A-C, misalnya akan dikelompokan kembali ke dam tiga kelompok terpisah, satu untuk A, satu untuk , dan sautu untuk C
3.      Abjadlah dokumen-dokumen di dalam tiap kelompok, misalnya di dlam kelompok B, dokumen yang file pada “Becher” adaalah ditempatkan di belakang dokumen “Baldwiin”
4.      Sesudah tiap isi kelompok A,B dan C disusun menurut abjad, mereka sudah siap untuk di file. Sisa kelompok lainnya D.C.H,L dan seterusnya juga disortir seperti A,B,C tergantung pada jumlah dokumen yang akan di file.


Penyimpanan
            Langkah pertama di dalam filling surat vertical adalah penyimpanan atau penempatan dokumen di dalam tempat file, biasanya suatu folder, tergantung pada alat yang dipergunakan. Pengunaan keret busa pembasuh jari akan mempercepat penanganan suraat-surat.
            Sesudah folder ditemukan petugas sebaiknyaa berhati-hati memeriksa kata tangkap folder tersebut 1) nama yang dipilih dari dokumen yang akan disimpan dan 2) dengan nama yang sudah ada dalam folder. Perhatian perlu diberikan pada setiap yang dipilih untuk menjaga agar kesalahan filling dokumen dapat terhindar.
SISTEM PERIHAL
            Pada system ini yang dijadikan kode penyimpanan dan penemuan warkat adalah perihal atau subjek dari warkat tersebut. Justru itulah system ini disebut system perihal. Setelah beberapa waktu lalu kita membahas sistem pengarsipan dengan metode Abjad, berikut ini akan dibahas tentang sistem perihal. Sistem perihal merupakan cara penyimpanan dan penemuan kembali surat dengan berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat. Beberapa hal yang perlu dipersiapkan untuk melakukan sistem ini, yaitu:
  1. Daftar Indeks: Daftar yang memuat seluruh kegiatan/masalah/hal-hal yang dilakukan di seluruh kantor tempat sistem ini diterapkan. Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok dituliskan pada pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut pada pembagian pembantu. Apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, bagian ini disebut subpembagian pembantu.
  2. Perlengkapan yang dibutuhkan, yaitu:
    • Surat,
    • Filing Cabinet,
    • Guide,
    • Folder, dan
    • Kartu kendali.
  3. Memberi kode surat.
  4. Menyimpan surat: Langkah-langkah yang perlu dilakukan di antaranya:
    • Membaca surat untuk mengetahui isi surat,
    • Memberi kode surat, dan
    • Mencatat surat dalam kartu kendali.
  5. Menyimpan kartu kendali.
Daftar Indeks
            Pengertian
                Indeks adalah hal-hal penting yang terdapat dalam suatu buku. Hal penting itu dapat berupa istilah, nama, peristiwa, dan lain-lain.
Fungsi
                Untuk mempermudah mencari keterangan penting dalam buku tersebut.
Indeks  dibedakan menjadi dua:
1.      Indeks subjek, berikan daftar isitilah-isitilah dalam buku.
2.      Indeks pengarang, berisikan daftar nama pengarang atau tokoh yang  terdapat dalam buku tersebut.
Penulisan indeks pengarang :
a. jika nama pengarang  hanya terdiri  atas satu  kata, maka nama pengarang ditulis apa adanya.
b. jika nama pengarang  hanya terdiri  atas dua kata kata, maka nama kedua diletakkan di depan nama pertama ; di antara nama itu disisipi tanda koma.
c. jika nama pengarang  terdiri  lebih atas dua kata, maka nama pengarang terakhir diletakkan pada bagian pertama, setelah nama pertama dan kedua
d. Nama kedua dan ketiga dapat disingkat.
e. Nama gelar tidak dicantumkan
Contoh indeks pengarang :
  1. Santosa, 98
  2. Suksma, Heri, 21
  3. Bachri, Sutarji Cazoum, 42
  4. Gantang, I Gst Pt. Bawa
Sistem Penyimpanan Surat
A.      System nomor (Numeric System)
       Di dalam sistem nomor ada 4 macam :
1.      Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan. Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
a.    Perlengkapan yang diperlukan :
-       Filling cabinet
-       Guide
-       Folder

b.   Daftar klasifikasi nomor
c.    Kartu kendali
Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu:
- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
-  Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama
-  Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.

Guna daftar klasifikasi adalah
-   Sebagai pedoman pemberian kode surat
-   Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet :
-   Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
-   Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
-   Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
Cara penyimpanan surat :
-   Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
-   Memberi kode surat
-   Mencatat surat kedalam kartu kendali
-   Mencatat surat pada kartu indeks
-  Menyimpan surat
-   Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
-   Menyimpan kartu kendali

2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
        Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalaH :Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10    laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder), Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
-       Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a.  Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b.  Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
c.  Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder
-  Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3.      Sistem Nomor Middle Digit
     Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map. Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4.      Sistem nomor Soundex (phonetic system)
     Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
     Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.



Sistem Geografis/ wilayah (Geoghrahic system
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan  pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim. Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini adalah :Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide,    folder, dan kartu kendali.
Penyimpanan surat melalui prosedur :
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut   telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali
- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.
Penyusunan dengan system wilayah (geografi) digunakan untuk:
1.        Perusahaan yang memiliki cabang diberbagai lokasi seperti bank, asuransi, dan otomotif.
2.        Perusahaan yang memiliki lisensi untuk beroperasi diprovinsi tertentu namun tidak boleh giat dikawasan lain. Dalam hal demikian berkas arsip dinamis disusun menurut provinsi tempat perusahaan beroperasi.
3.         Perusahaan Utilitas semacam perusahaan  gas, listrik, telepon, air dimana nomor dan nama jalan merupakan hal penting bila timbul masalah, misalnya listrik mati atau gas bocor.
4.         Perusahaan pengembang (developer), real estate yang memiliki daftar tanah dan bangunan   yang disusun menurut daerah.
5.         Penjualan melaluil pos, penerbit, toko buku, pedagang kelas besar, yang menggunakan jasa pos serta memasarkannya menurut ancangan geografis.
6.        Perusahaan yang mengkhususkan diri berpromosi pada kawasan tertentu.
7.         Instansi atau lembaga yang menyusun berkas mereka menurut propinsi, kabupaten, atau kotamadya, kecamatan, atau pembagian geografis lainnya (misalnlya Kawasan Indonesias Timur)
8.        Grosir yang membeli barang dalam kuantitas besar kemudian menyebarkannya menurut pembagian geografi.
9.         Perusahaan multinasional yang memiliki cabang di dalam dan luar negeri, termasuk di   dalamnya perusahaan asing yang beroperasi di Indonesia.
10.  Perusahaan survey yang melakukan survey menurut daerah.
11.  Lembaga yang memeiliki kegiatan khusus khas serta cabang yang tersebar di berbagai tempat di Indonesia seperti gereja. Mesjid, atau Yayasan sosial.

Prosedur dalam menerapkan Filing Sistem Wilayah:
1.      Merancang Klasifikasi Wilayah
Dibuat dengan tujuan agar dalam mencari kembali surat dapat dilakukan dengan cepat.
DAFTAR KLASIFIKASI
B- 1      = Bandung                                    J-1       = Jakarta
     2      = Banjarmasin                                    2     = Jambi
     3      = Bogor

C- 1      = Cianjur                                       M-1     = Malang
     2      = Cilacap                                      2     = Medan

Kartu Klaper
Baik surat masuk maupun surat keluar dibuat kartu klaper yang disesuaikan dengan isi surat masuk atau keluar tanpa menyimpang dari daftar klasifikasi untuk kode wilayah tersebut.
Contoh kartu klaper surat masuk
No Urut
Nomor Surat
Tanggal
Surat
Perusahaan /
Instansi
Isi surat
01
1134 AW/SMK-IBG/I/2008
24/1/2008
SMK INFORMATIKA BINA GENERASI PT ANGKA WIJAYA SENTOSA
Pemberian izin Praktek industri kpd mhsiswa BEC

2.      Menyiapkan jenis perlengkapan :
-          Filing Cabinet: untuk menyiapkan guide serta folder dalam laci-laci filing cabinet, disesuaikan dengan surat yang akan disimpan sesuai dengan wilayah masing-masing. Misalnya, laci untuk daerah Sumatra, Jawa, Kalimantan, Sulawesi, dll
-          Guide, Jumlah guide disesuaikan dengan jumlah daerah yang   berkaitan dengan surat yang berkaitan dengan surat-surat yang disimpan.
-          Map (folder): Disediakan sebanyak cabang-cabang atau langganan yang ada.
-          Rak Penyortir : untuk penyortir surat-surat yang akan disimpan
-          Rak kartu Klaper : untuk menyimpan kartu klaper, kartu ini disimpan disesuaikan dengan urutan A sampai dengan Z, ataupun disesuaikan dengan jumlah kartu yang akan  disimpan. Bentuknknya hamper sama dengan Rak kartu Indeks.
3.      Menyimpan dan menemukan kembali arsip
4.      Pemberian Kode Surat
Setiap surat yang masuk hendaknya dibaca dengan teliti, sehingga dapat diketahui dari daerah mana surat tersebut dikirim. Sehingga mempermudah menentukan kode kartu klaper.
5.      Penyimpanan Surat
Sistem wilayah menghendaki agar setiap surat yang berasal dari daerah yang sama disimpan ditempat yang sama.
6.      Penyimpanan filing system wilayah murni
Contoh: pada daerah Jawa Barat sebagai pembagian utama dan Bandung sebagai pembagian pembantu.
7.      Penyimpanan filing system wilayah yang memadukan dengan Filing system abjad. Contoh: Bandung tertera sebagai jududl pada guide, sedangkan surat disusun dari surat yang pertama dengan abjad Ba, Ce, Ha, In (Bank, Bali, Hotel Braga,Universits Indonesia)
8.      Penemuan kembali arsip.
Prosedur pencarian atau penemuan  kembali arsip hendaknya melalui prosedur sebagai berikut :
1.      Membuka rak kartu indeks atau kartu kaper.
2.      Setelah mengetahui kode kartu klaper, misalnya kartu klaper dengan kode B-2 maka langkah berikutnya mencari surat yang berasal dari daerah Bandung. Maka secara cepat dapat ditemukan surat dari PT Sinar Terang Bandung




Pemberkasan geografi memiliki keuntungan dan kerugian yaitu
A. Keutungan  :
1.            Pemberkasan langsung dapat dilakukan tanpa rujukan ke indeks
2.            Penentuan lokasi berkas secara cepat dilakukan apabila orang yang memerlukannya megetahui  subjek yang dibahas
3.            Manajer pemasaran dapat menilai keberhasilan atau kegagalan tenaga pemasaran yang berada di berbagai daerah bila berkas disusun menurut berkas geoegrafi. Manajer pemasaran dapat mengambil garis haluan (polity) yang cocok untuk masing-masing daerah berdasarkan analisis informasi daerah yang terdapat di berkas masing-masing.
4.            Perkiraan visual aktivitas berkas dalam sebuah kawasan dapat segera diketahui berkas dapat ditambah, dikurangi, atau disusun dengan mudah.
B. Kerugian :
1.      Perlu kerja tambahan karena pemakai harus menyusun dua berkas yaitu berkas berdasarkan geografi dan berkas  abjad untuk indeks. Indeks ini merupakan sarana rujukan yang baik dan cepat.
2.      Bila perorangan atau badan memiliki dua alamat. Manajer arsip dinamis harus menyusun rujukan ke kedua alamat.
3.      Salah pemberkasan dapat terjadi karena ada dua nama yang sama (misalnaya Blitar untuk Jawa Timur dan Lampung) dan nama jalan yang sama yang  terletak di suatu kota atau beberapa kota ( misalnya jalan Pahlawan Revolusi ) untuk mengatasi kendala ini. Pemakai perlu menggunakan buku rujukan semacam kamus geografi dan atlas untuk mengetahui lokasi yang pasti. Sebagai contoh pemakai harus mengetahui secara tepat lokasi yang dimaksud misalnya Nagoya (di jepang ataukah di pulau Batam), Glenmore (di Banyuwangi ataukah di Irlandia). Juga terdapat beberapa kota  yang semula merupakan tempat yang kurang terkenal namun kini mulai terkenal. Nama tempat semacam itu misalnya Pendopo (Riau), Tembaga Pura (Irian Jaya). Timika (Irian Jaya), atau Kuala Kencana (Irian Jaya).
4.      Untuk memperoleh hasil yang lebih baik, metode hendaknya digabungkan dengan metode alfabetis atau numeric.

  Sistem Tanggal (Chronologicys System)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar). Yang diperlukan untuk sistem ini adalah:
1.      Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
2.      Pembagian sistem tanggal :
a.       Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b.      Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c.       Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)

3.      Susunan guide dan folder dalam filling cabinet :
a.       Laci menggambarkan tahun
b.      Guide menggambarkan bulan
c.       Folder menggambarkan tanggal.
4.      Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat :
a.       Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b.      Mencatat surat pada kartu kendali
c.       Menyimpan surat.



0 Response to "PENGARSIPAN"

Posting Komentar

Termimakasih buat partisipasinya ya :)

Langganan: Posting Komentar (Atom)