Manajemen Perkantoran

1. Pengertian dan Lingkungan Office Management

Dalam sumber-sumber bacaan yang berbahasa Inggris yang terbit di Amerika Serikat maupun Inggris Raya, istilah office administration (administrasi perkantoran) dan office management (manajemen Perkantoran) dipakai silih berganti dengan arti yang sama. Perkataan administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata yang sepadan. Hal itu misalnya ditegaskan oleh salah satu terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa sebagai berikut :[1]

“the terms administration and management are more boeing used synonymously. While the term more to the conduct of public affairs and the term management more to that of business enterprise, there has been a tendency in recent time for management to be used to a greater degree in public affairs. This is probably because of the increasing application of business management practices in the field of public administrations”.

(istilah administrasi dan manajemen makin lama makin banyak dipakai secara searti. Walaupun istilah administrasi telah diterapkan lebih banyak lagi tindakan dalam urusan-urusan Negara dan istilah manajemen lebih banyak lagi urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecenderungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang telah luas bagi urusan-urusan Negara. Hal ini terjadi mungkin karena penerapan praktek-praktek manajemen perusahaan yang meningkat di bidang administrasi Negara).

Dengan mengkuti kelaziman itu, dalam uraian selanjutnya tidak akan diperbedakan office administration dengan office management. Yang kini perlu diterapkan sejelas mungkin ialah pengertiannya itu sendiri. Dalam kepustakaan telah dirumuskan berbagai defenisi office management oleh para ahli, sekedar sebagai contoh saja dapat dikutipkan di bawah ini.

a) W.H. Evans

Administrasi perkantoran sebagai fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan yang mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi.

b) Arthur Grager

Manajemen perkantoran adalah fungsi tata-penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat dari suatu organisasi.

c) William Leffingwell & Edwin Robinson

Manajemen perkantoran sebagai suatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efesien, bilamana dan dimanapun pekerjaan itu harus dilakukan.

d) Littlefield & Peterson

Istilah manajemen perkantoran akan dipakai dalam arti luas demikian itu di dalam buku ini; ini akan dianggap meliputi manajemen mengenai pekerjaan perkantoran dimanapun dan oleh siapapun dilakukan.

e) John Neuner & Benjamin Haynes

Manajemen perkantoran mencakup bidang yang lebih sempit dari pada yang umumnya dikandung oleh istilah “manajemen”, manajemen perkantoran untuk sebagian besar berkenaan dengan pengawasan perkantoran.

f) Hal Naourse

Manajemen perkantoran mencakup bidang-bidang mengenai control fungsional dan pengarahan administrative terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis.

g) Edwin Robinson

Manajemen perkantoran berkenaan dengan pengarahan dan pengawasan terhadap pekerjaan perkantoran.

h) William Spriegel & Ernest Davies

Manajemen perkantoran adalah pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas tulis sebagaimana dibedakan dari aktivitas seperti pengangkutan, kepabrikan, pergudangan, dan penjualan.

i) George Terry

Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran, dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya jika usang.

Dari defenisi-defenisi diatas, dapat disimpulkan bahwa manajemen perkantoran adalah suatu fungsi tertentu. Fungsi itu adalah sekelompok tugas pekerjaan meliputi sejumlah aktivitas yang tergolong pada jenis yang sama berdasarkan sifatnya, pelaksanaannya atau karena merupakan suatu urutan ataupun secara praktis saling tergantung satu sama lain. fungsi dalam sesuatu organisasi dibebankan kepada seseorang petugas atau satuan tertentu sebagai tugas yang harus ditunaikan.

Fungsi yang disebut manajemen perkantoran menurut para ahli itu meliputi rangkaian aktivitas berikut ini :

v Manajemen dan pengarahan (Evans)

v Tata penyelenggaraan (Grager)

v Pelaksanaan secara efesien (leffingwell &Robinson)

v Manajemen (littlefield & Peterson)

v Pengawasan (Neuer & Hayness)

v Pengendalian dan pengarahan (Nourse)

v Pengarahan dan Pengawasan (Robinson)

v Pengarahan (Spriegel & Davies)

v Perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian sera penggerakan (Terry)

Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur & menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan control) hingga menyelenggarakan secara tertib tentang sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran). Tetapi sasaran itu tidaklah hanya pekerjaan perkantoran semata, melainkan; lingkupannya telah luas meliputi banyak hal atau factor lainnya. Edwin Robinson menyebutkan bahwa selain pekerjaan perkantoran, masih ada 4 faktor lainnya yang tersangkut oleh manajemen perkantoran, yaitu pegawai perkantoran, material-perlengkapan, persyaratan, dan metode dari office work, sedang menurut john H. MacDonald, fungsi office management bertalian dengan 6 hal yaitu :

1) Kepegawaian perkantoran (Office personel)

2) Metode Perkantoran (Office methods)

3) Perlengkapan perkantoran (Office Methods)

4) Faktor-faktor fisis dalam kantor (Physical Factors)

5) Biaya Perkantoran (Office costs)

6) Haluan perkantoran (Office Policies)

Perincian selengkapnya mengenai lingkungan bidang kerja office management telah disusun oleh Charles O. Libbey yang membaginya dalam 9 bidang dengan lebih daripada 100 hal sebagai berikut :

2. Tugas dan persyaratan Manager Administratif

[1] United nations, The Administration of Organization and Methods Services, 1969, p. 3.

Manajemen Perkantoran

0 Response to "Manajemen Perkantoran"

Posting Komentar