Teknologi Perkantoran
Teknologi Perkantoran
Oleh : Jhon Miduk Sitorus
Pendahuluan
Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan
administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat-mencatat, melakukan
perjanjian, memfasilitasi pertemuan, memberikan laporan, menyusun dokumen,
menyimpan dokumen, mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan
tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Dengan
berkembangnya teknologi informasi, penggunaan perangkat komputer untuk
perkantoran membuka era otomatisasi perkantoran (Office Automation /
OA).
Dengan semakin majunya teknologi komputer, mengecilnya ukuran
fisik komputer dan ketersediaan sarana komunikasi mobiler serta pesatnya
perkembangan teknologi internet konsep OA berkembang menjadi Virtual
Office atau Kantor Maya. Konsep Kantor Maya adalah pekerjaan kantor
dapat dilakukan di manapun di belahan bumi ini (bahkan luar angkasa?).
Otomatisasi Kantor
Dimulai tahun 1960-an IBM menciptakan istilah Word
Processing untuk menjelaskan kegiatan divisi mesin tik listriknya.
Maksudnya agar menarik perhatian yang sama seperti pada produk-produk
perkantoran yang dijalankan pada komputer dan pengolah data. Produk IBM yang
disebut MT/ST singkatan dari Magnetic Tape/Selectric Typewriter mampu
menyimpan hasil pengetikan pada pita magnetik, untuk membuat surat juru ketik
tinggal mengetikkan nama dan alamat penerima surat, hasilnya berupa ketikkan
surat yang sama dalam jumlah yang banyak untuk berbagai penerima surat. Kemampuan mesin tik elektrik ini menandai otomatisasi dalam perkantoran.
surat yang sama dalam jumlah yang banyak untuk berbagai penerima surat. Kemampuan mesin tik elektrik ini menandai otomatisasi dalam perkantoran.
OA mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang
terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam
maupun di luar perusahaan. Sistem Elektronik Formal dimaksudkan sebagai
kegiatan perkantoran yang didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis.
Semua perusahaan menerapkan sistem formal untuk memenuhi kebutuhan organisasi.
Misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer yang
berupa laporan-laporan periodik amupun laporan khusus.
Sistem Elektronik Informal berarti sistem perkantoran yang tidak
direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem OA informal ini
diterapkan saat diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri.
Misalnya melakukan konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lain.
Komunikasi Informasi dalam OA menjadikan ciri tersendiri dalam penggunaan
komputer dalam perusahaan, karena OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis
komunikasi, baik lisan maupun tertulis. OA tidak hanya melayani orang-orang di
dalam perusahaan, akan tetapi juga dengan orang lain di dalam lingkungan
perusahaan.
Dalam gambar model OA di atas tidak terjadi aliran data tetapi
hanya ada aliran komunikasi dan informasi. Pengertian data sendiri adalah
penggambaran dari segala sesuatu dari sebuah kenyataan maupun kejadian. Melalui
proses pengolahan data, sebuah data menjadi lebih bermanfaat bagi penggunanya
dan disebut sebagai informasi. Pengertian komunikasi adalah adanya saling tukar
menukar informasi antara dua obyek atau lebih.
Untuk lebih menekankan pemahaman tentang model OA, akan dibagi
dalam dua komponen utama yaitu komponen database dalam OA dan komponen Aplikasi
dalam OA.
Komponen database dalam OA
Dalam gambar model di atas database adalah kumpulan data yang
terintegrasi dari seluruh sumber daya dalam perusahaan, baik sumber daya
masukan, proses maupun output. Data yang sudah terproses menjadi informasi
dalam database juga didapatkan dari lingkungan sistem perusahaan serta
data-data hasil olahan dari para manager sebagai problem solver. Untuk dapat
mengumpulkan data dalam database harus melalui proses pengolahan data
menggunakan komputer. Pengolahan data meliputi
· Mendapatkan
data, yaitu dengan :
o Mendokumentasikan setiap transaksi
o Kejadiannya apa?
o Kapan terjadinya?
o Berapa banyak dan berapa nilainya?
o Keterangan tentang transaksi
· Memanipulasi
data, yaitu dengan :
o Mengklasifikasikan (dengan diberi kode)
o Diurutkan
o Dihitung
o Ditotal
· Menyimpan
Data
o Menggambarkan setiap transaksi
o Dalam bentuk database
· Menyiapkan
dokumen
Untuk melihat sebuah database dapat dibedakan dari dua sudut
pandang, yang pertama dari sudut pandang pemakai database dan dari sudut
pandang perancang database. Dari sudut pandang pemakai database dilihat dalam
bentuk file dengan struktur data dan record yang siap dipakai untuk diisi,
dikoreksi, dikurangi atau mengolahnya menjadi laporan.
Dari sudut perancang dibedakan lagi pada tingkat phisik dan logik.
Pada tingkat phisik seorang perancang database harus menentukan jenis dan
kapasitas penyimpan serta media cadangan (backup) yang digunakan.
Pada tingkat logik seorang perancang database harus menentukan entitas data apa
saja yang terlibat dalam sistem, relasi antar entitas dan ketergantungannya,
atribut dari setiap entitas serta atribut dari relasi yang terbentuk. Pada
sudut pandang logik ini akan terbentuk file-file atau tabel-tabel yang saling
berkaitan satu sama lain dan membentuk satu kesatuan.
Tabel tersebut, dapat juga dikaitkan dengan tabel lain,
dapat diolah lagi menjadi informasi lain yang diperlukan oleh pengguna atau
pemecah masalah. Misalnya untuk menjawab berapa nilai penjualan Jenis Supra X,
tabel Barang dikaitkan dengan tabel Harga untuk jenis yang sama akan didapatkan
nilai penjualan.
Komponen Aplikasi dalam OA
Aplikasi dalam OA dibedakan menjadi dua macam yaitu aplikasi
perkantoran menggunakan peralatan elektronik non komputer dan aplikasi
perkantoran menggunakan komputer. Dalam banyak hal fungsi dari kedua jenis
aplikasi di atas adalah sama hanya peralatannya saja yang berbeda.
Aplikasi-aplikasi dalam OA
adalah :
· Word
processing
· Electronic
and voice mail
· Computer
calendaring
· Audio
conferencing
· Video
conferencing
· Computer
conferencing
· FAX
· Videotex
· Imaging
· Desktop
publishing
Word Processing
Penggunaan perangkat komputer yang menghasilkan berbagai tugas
pengetikan dan pencetakan dokumen secara otomatis.
Sekretaris atau manajer melakukan pengetikan melalui terminal,
dari sini sebuah dokumen yang disiapkan (diketik) dapat dilakukan pengeditan
terlebih dahulu, sebelum disimpan ke dalam komputer. Dokumen juga dapat diambil
atau disimpan dalam media penyimpanan luar. Jika diperlukan dapat dibuat hard
copy dalam cetakan printer. Hasil cetakan ini dapat diberikan kepada
manajer sebagai bahan persiapan agar komunikasi dapat berjalan lebih efektif.
Dalam perkantoran modern dokumen tidak mesti harus dicetak, namun dapat di attach dari
komputer lain yang terhubung dalam satu jaringan komputer.
Electronic and voice mail
Voice mail, adalah sarana yang disediakan oleh penyedia layanan
telpon kepada pelanggan untuk dapat meninggalkan pesan dalam sebuah mail-box apabila
telpon yang dituju tidak dapat dihubungi. Mail-box yang berisi
pesan-pesan ini dapat dipanggil oleh pemilik telpon untuk mendengarkan
pesan-pesan yang diterima dan telah tersimpan di dalamnya.
Electronic mail atau sering disingkat e-mail, konsepnya sama
dengan voice mail, hanya saja terjadi antar pengguna komputer yang terhubung
dalam satu jaringan komputer. Seorang pengguna e-mail mempunyai mail-box atau folder disebuah mail-server yang
terhubung 24 jam dalam jaringan komputer. Pengguna lain dapat mengirimkan pesan
ke dalam mail-box dengan menyebutkan alamat e-mail yang dituju
walaupun si pemilik mail-box tidak sedang terhubung dalam jaringan komputer.
Untuk membaca pesan-pesan yang diterima, seorang pengguna harus membukamail-boxnya.
Computer calendaring
Apabila anda pernah menandai kalender di rumah untuk suatu agenda
kegiatan, computer calendaring punya analogi seperti itu. Jadwal kegiatan
maupun perjanjian dengan kolega dapat disimpan dalam komputer, pada saat atau
sebelum kegiatan komputer akan mengingatkan manajer tentang perjanjian maupun kegiatan
tersebut melalui penanda (alarm).
Sebuah perjanjian dapat dikirimkan atau diakses oleh pihak lain
yang terhubung dalam jaringan komputer, penandaan kegiatan akan diberikan ke
semua komputer yang mencatat kegiatan tersebut.
Audio conferencing
Bila anda anggota ORARI atau organisasi sejenis, secara tidak
sadar anda pernah melakukan audio conferencing. Audio Conferencing adalah
pemanfaatan peralatan komunikasi suara untuk menghubungkan orang-orang pada
tempat yang terpisah untuk dapat melakukan pembicaraan pada suatu topik
tertentu.
Peralatan audio pada akhir dekade ini, perannya dapat diganti
menggunakan komputer yang mempunyai kemampuan audio. Audio channel digantikan
oleh komputer yang dilengkapi dengan
Chat
Server
· Peralatan
telpon saat ini juga mempunyai kemampuan untuk melakukan konferensi atau
digunakan secara “tri partit”. Kemampuan telpon semacam ini bisa dalam
komunitas lokal menggunakan PABX, atau layanan yang diberikan penyedia jasa
telpon (TELKOM).
Video conferencing
Video Conferencing adalah penggunaan televisi serta peralatan
audio visual untuk menghubung partisipan konferensi yang lokasinya saling
terpisah.
Pelaksanaannya dapat dengan cara :
· One-way
video dan two-way audio
· One-way
video dan audio
· Two-way
video dan audio
Kegiatan seperti ini juga sudah dapat digantikan menggunakan
peralatan komputer yang mempunyai kemampuan audio visual.
Computer conferencing
Seperti telah diterangkan sebelumnya, computer yang terhubung
dalam satu jaringan dapat saling berkomunikasi, baik text, audio maupun
audio-visual. Pemanfaatan jaringan internet semakin memudahkan pengguna
komputer untuk melakukan hal ini. Tersedia banyak ruang diskusi berupaboard
services maupun chat channel yang disediakan oleh portal
dalam internet. Board Seviceadalah layanan untuk saling berkirim
pesan atau pendapat pada satu topik tertentu yang tidak interaktif. Chat
channel adalah sarana bertukar pesan secara interaktif.
FAX
Fax adalah alat yang mempunyai kemampuan membaca dokumen pada satu
sisi lain dari saluran komunikasi dan membuat salinannya pada satu sisi
lainnya. Kemampuan ini juga sudah diadaptasi oleh komputer. Untuk keperluan ini
komputer harus diberi kemampuan membaca dokumen, yaitu dengan ditambahkan
peralatan Scanner, selain harus terhubung ke jaringan telpon
menggunakanModem. Hasil penerimaan fax pada komputer dapat dilakukan
dengan hanya menampilkannya di layar monitor atau dicetak ke printer.
Videotex, Imaging dan Desktop
publishing
Ketiga hal ini sudah bukan
merupakan hal baru dalam pemanfaatan teknologi komputer saat ini.
· Videotex
adalah kemampuan memindahkan dan menyimpan narasi text dan gambar grafik ke
dalam layar monitor.
· Imaging
adalah kemampuan memindahkan, menyimpan dan menampilkan kembali image atau
citra kedalam format digital dalam komputer.
· Dekstop
Publishing adalah kemampuan komputer untuk menghasilkan keluaran yang sangat
halus mendekati kemampuan typesetter (dalam layout cetakan).
Kantor Maya
Seperti telah diuraikan di atas, Kantor Maya muncul karena
perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat dan ukurannya semakin kecil.
Kecenderungan orang untuk berpindah-pindah atau mobile sehingga pemanfaatan
sarana telekomunikasi khususnya telepon selular semakin diperlukan. Pemanfaatan
sarana komunikasi dan jaringan internet untuk melakukan hal-hal yang sifatnya
teleprocessing (ATM, e-commerce) tumbuh pesat. Hal-hal tadi didukung mahalnya
sewa lahan di kota-kota besar mendorong tumbuhnya Kantor Maya, sehingga orang
tidak lagi harus datang dan bekerja dalam kantor secara fisik, kegiatan kantor
dapat dilakukan di manapun.
Keuntungan yang dapat diambil
bila menggunakan kantor maya adalah :
- Mengurangi biaya penyediaan
fasilitas, dalam hal ini adalah fasilitas kantor seperti ruang, furniture,
AC dan lain-lain. Ruang kantor nantinya dapat hanya sebuah ruang tamu
kecil, untuk sekali-sekali orang bertatap muka.
- Mengurangi biaya
penyediaan peralatan, peralatan kantor dapat dikurangi jumlahnya seiring
dengan sedikitnya kebutuhan tenaga kerja administratif.
- Mempunyai saluran
komunikasi formal. Dengan terhubung dalam saluran komunikasi formal maka
seluruh relasi usaha, rekan bisnis maupun konsumen, dapat berhubungan
dengan perusahaan setiap saat tanpa terputus.
- Mengurangi
pekerjaan-pekerjaan yang tertunda. Kantor maya tidak mengenal jam kerja
maupun lembur, seluruh waktu yang ada adalah jam kerja, sehingga sebuah
pekerjaan tidak harus dihentikan karena jam kerja telah selesai.
- Mendukung kegiatan sosial,
orang-orang yang tidak dapat meninggalkan rumah menjadi bisa bekerja
dengan tidak harus pergi ke kantor.
Namun ada juga
kerugian-kerugian yang dapat muncul dari sisi para pekerja yaitu :
· Kurang
mempunyai rasa memiliki terhadap perusahaan, hal ini dapat muncul karena
kegiatan
· sosial
seperti tatap muka dan sambung rasa antara pimpinan dan bawahan jarang
dilakukan.
· Ketakutan
kehilangan pekerjaan, banyak pekerjaan yang dilakukan oleh komputer maupun perusahaan
penyedia layanan kantor maya, sehingga tenaga kerja yang dibutuhkan menjadi
berkurang.
· Moral
pekerja yang rendah, ini terkait dengan adanya kecenderungan sementara orang
untuk berbuat tidak baik apabila tidak langsung bertatap muka (lempar batu
sembunyi tangan). Pencegahan dapat dilakukan dengan memberikan kontrol
yang ketat pada pengamanan sistem komputer.
· Tekanan
keluarga, hal ini muncul bila pekerjaan kantor dilakukan di rumah.
Kegiatan-kegiatan dalam keluarga kadang menyita lebih banyak perhatian daripada
beban kerja kantor.
Strategi yang dapat dilakukan
untuk menerapkan kantor maya adalah :
· Menyediakan
sumber daya komputer
· Menyediakan
sarana akses ke sumber daya informasi
· Menyediakan
perlengkapan non komputer
· Menyiapkan
sarana telpon yang dapat di forward (dialihkan)
· Menyediakan
kelengkapan untuk panggilan konferensi
· Membuat
jadwal pertemuan reguler
· Melaksanakan
urut-urutan pekerjaan secara teratur
Selain hal-hal di atas, ada
tiga hal penting yang menjadi wacana ekonomis dalam kantor maya yaitu :
· Informasi,
menjadi komoditas yang sangat vital terutama untuk membantu para manajer
mengambil keputusan. Dalam kantor maya informasi tersimpan dan terdistribusi
dengan baik dalam database perusahaan.
· Ide, dapat
disebar luaskan segera ke seluruh kelompok pengambil keputusan dalam perusahaan
untuk segera didiskusikan tanpa harus menunggu berkumpul terlebih dahulu. Ide
juga dapat muncul dari ruang-ruang diskusi (board service).
· Intelijen,
kegiatan mengumpulkan informasi dari stake holder dapat
dilakukan lebih mudah karena banyak informasi yang bersifat terbuka.
III. Komentar
Komentar disini akan menitik beratkan kepada perbandingan antara kelebihan dan
kelemahan dari penggunaan otomatisasi perkantoran.
Salah satu kelebihan otomatisasi kantor adalah kemampuannya
menyediakan media komunikasi yang menghubungkan antara orang di dalam
perusahaan dan luar perusahaan. Metode ini menunjukan aplikasi berbasis
komputer di hubungkan dengan database yang berisi informasi
berasal dalam dan lingkungan perusahaan. Dan tentunya segala yang banyak
kelebihannya pasti ada kelemahannya. Di artikel di atas sudah banyak point-point tentang
kelemahan otomatisasi perkantoran, namun di samping yang telah di jelaskan
seperti yang diatas, alangkah baiknya kita lihat dulu bagaimana perkembangan
SDM di Indonesia ini, apakah sudah siap menuju perubahan-perubahan yang
dinamis, atau terlena dengan semua perubahan ini sehingga tidak mau mampu
mengikuti perkembangan zaman. Di negera-negara maju sudah tidak perlu
dikhawatirkan tentang SDM-nya, tetapi lihat ke dalam negara sendiri. Tentunya
perlu biaya besar untuk memberikan fasilitas pelatihan kepada semua masyarakat
Indonesia agar mampu mengikuti perkembangan zaman khususnya di bidang otomatisasi
perkantoran ini, inisiatif yang rendah pula yang menghambat diri mereka sendiri
untuk maju. Dan aspek kelamahan lainnya dari kegiatan otomatisasi perkantoran
ini bisa mengurangi SDM yang dibutuhkan. Contoh sebelum adanya video
conference para pemimpin mendelegasikan tugasnya kepada bawahan,
tetapi sekarang dengan adanya video conferencepemimpin bisa
langsung melangsungkan rapat meskipun berbeda lokasi geografis. Dan disini
sudah bisa di tebak SDM yang di butuhkan menjadi sedikit untuk menekan biaya pengeluaran
perusahaan agar mendapatkan profit yang lebih tinggi. Sehingga kesimpulannya
kita perbaiki dulu SDM yang ada dengan adanya pelatihan ataupun tatap muka di
dalam kelas, agar SDM di Indonesia bisa bersaing dengan SDM luar negeri yang notabene yang
banyak mempengaruhi berbagai perkembangan khususnya di dalam Otomatisasi
Perkantoran.
Daftar Pustaka
1. Raymond Mc
Leod, Management Informastion System, a Study of Computer-Based
Information System, Prentice Hall, 8th edition, 2001 (http://cw.prenhall.com/bookbind/pubbooks/mcleod2/chapter14/deluxe.html )
2. Henry
F. Korth, Abraham Silberschatz, Database System Concepts, Mc
Graw Hill, 2ndedition, 1995.
Situs Terkait
0 Response to "Teknologi Perkantoran "
Posting Komentar
Termimakasih buat partisipasinya ya :)