Hubungan Administrasi dengan Tata Usaha

1. Faktor-Faktor yang menimbulkan Administrasi

Sejak zaman dahulu hingga sekarang setiap orang memiliki kebutuhan yang sudah menjadi hak kondratinya. Kebutuhan itu dapat berupa kebutuhan Rohaniah umpamanya pengetahuan dan penghargaan, atau kebutuhan jasmani dapat berupa olahraga, makanan, dan minuman. Bilamana sesuatu kebutuhan diusahakan oleh seseorang dengan perbuatan yang nyata agar tercapapai, maka kebutuhan itu lalu merupakan menjadi sebuah tujuan baginya. Apabila seseorang memiliki kebutuhan tertentu tetapi dia tidak mau mengeluarkan tenaga atau memakai pikirannya untuk memperjuangka agar kebutuhan itu benar-benar terpenuhi, maka kebutuhan itu hanya menjadi sebuah mimpi yang tidak tidak pernah tercapai.

Semua keinginan yang tadi ingin dicapai oleh semua individu meski semua kebutuhan tersebut tidak akan bisa dicapai dengan sendirinya. Tujuan-tujuan yang besar biasanya dicapai dengan melibatkan orang lain di dalam proses pencapaian tujuan tersebut. Oleh karena itu, dia memerlukan orang lain mengusahakan tujuan yang ingin di kehendaki. Dengan demikian terjadilah usaha kerjasama untuk mencapai tujuan yang sama, dimana kerja sama ini melibatkan lebih dari 1 orang.

Hampir disemua kegiatan merupakan hasil dari inovasi sekelompok orang, tujuan, dan usaha kerja sama. Ketiga factor ini saling menjalin sehingga menimbulkan suatu proses dalam masyarakat berupa rangkaian perbuatan manusia yang teratur dan diarahkan pada tujuan tertentu. Semua rangkaian perbuatan sekelompok orang dalam suatu usaha kerja sama yang menyelenggarakan tercapaianya sesuatu tujuan tertentu dapat dicakup dengan istilah “Administrasi”. dalam bahasa Inggris disebut “administration”.

Jadi administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Rangkaian perbuatan untuk menyelenggarakan ini terbentang diantara saat ditentukannya tujuan yang ingin dicapai samapi terpenuhinya tujuan tersebut.

Berdasarkan perumusan dari John A.Vieg yang menyatakan bahwa penyelenggaraan yang disebut administrasi itu terbentang diantara detik pernyataan bahwa administrasi terdiri atas “apapun yang dilakukan” dalam rangka mencapai tujuan yang ditentukan kiranya adalah terlampau luas karena ini dapat meliputi baik perbuatan penyelenggaraan maupun perbuatan operatif.

Tata tertib pelaksanaan administrasi dapat dibedakan menjadi 8 unsur sebagai berikut :

a) PENGORGANISASIAN

Rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangka yang menjadi wadah bagi setiap kegiatan dari usaha kerja sama yang bersangkutan.

b) MANAJEMEN

Rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan dan mengerahkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerjasama itu benar-benar tercapai.

c) TATAHUBUNGAN

Rangkaian perbuatan penyampaian berita atau warta dari suatu pihak kepada pihak yang lain dalam usaha kerjasama itu.

d) KEPEGAWAIAN

Rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama itu.

e) KEUANGAN

Rangkaian perbuatan mengelola segi-segi pembelanjaan dalam usaha kerjasama itu.

f) PERBEKALAN

Rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian, mendaftar, memelihara hingga menyingkirkan segenap perlengkapan dalam usaha kerjasama itu.

g) TATAUSAHA

Rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam usaha kerja sama itu.

h) PERWAKILAN

Rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan dukungan dari masyarakat sekeliling terhadap usaha kerjasama itu.

Masing-masing unsur administrasi tersebut diatas mencakup beberapa pola perbuatan. Dan semua unsur itu saling bertautan secara erat sekali sehingga merupakan suatu kesatuan yang tidak boleh terpisahkann yang menunjang seluruh proses pengerjaan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam usaha kerjasama untuk mencapai sesuatu tujuan tertentu

2. Tata Usaha sebagai unsur Administrasi

Van der Schroeff mengatakan bahwa, administrasi sebagai keseluruhan himpunan catatan mengenai perusahaan dan peristiwa perusahaan bagi keperluan pimpinan dan penyelenggaraan perusahaan. Tata usaha merupakan bagian dari unsur sebuah administrasi karena tata usaha adalah bagian atau ruang yang terdapat di dalam bagian proses sebuah administrasi. tanpa tata usaha, sebuah administrasi akan kehilangan hakikatnya sebagai sebuah proses administrasi.

Sumber :

Gie, The Liang Administrasi Perkantoran Modern . Yogyakarta, Nucahaya 1980.

Sitorus, Jhon Miduk. Administrasi perkantoran. Jakarta. Sumber cahaya. 2013