» » » Makalah Komunikasi dalam Organisasi
, Edit

Makalah Komunikasi dalam Organisasi

BAB I
PENDAHULUAN 
1.1     Latar Belakang Masalah
Komunikasi adalah suatu alat yang sangat penting di dalam cara menyampaikan sesuatu kepada seseorang. Komunikasi ini menjadi jembatan yang menyeberangkan berbagai ide, gagasan dan pemecahan masalah bagi individu maupun kelompok yang nantinya akan menciptakan kesamaan persepsi, visi, kesatuan komando dan lainnya yang menciptakan kesamaan gerak dan arah serta tujuan yang memang hal inilah yang menjadi inti komunikasi. 

Komunikasi berfungsi di mana saja dalam setiap sendi kehidupan individu atau manusia, baik di lingkungan rumah, lingkungan pendidikan hingga masyarakat luas tak terkecuali di dalam organisasi.
Dewasa ini komunikasi sangat berperan penting di dalam menyampaikan informasi di dalam organisasi, baik dari organisasi skala kecil, menengah hingga besar yang mencakup lintas wilayah atau Negara. Hal ini menandakan betapa esensialnya peran komunikasi di organisasi dari mulai menyampaikan ide-ide yang dimiliki oleh setiap manajer di kantor, memberikan laporan bagi para karyawan pada atasannya hingga melakukan presentasi dan menyelesaikan masalah organisasi.
Komunikasi di dalam organisasi yang kita kenal selama ini dengan istilah komunikasi organisasi, komunikasi kelompok atau istilah lainnya yang berkembang tidak selamanya berjalan lancar. Ada berbagai hambatan baik secara fungsional maupun pendekatan yang dinilai kurang tepat di dalam menghadapi situasi komunikasi atau sarana komunikasi organisasi yang digunakan untuk mendapatkan informasi atau menyampaikan informasi. Masalah-masalah inilah yang melatarbelakangi pembuatan makalah mengenai komunikasi organisasi ini oleh penulis. Penulis melihat pentingnya berbagai hambatan ini yang dapat menyebabkan komunikasi organisasi tidak berjalan efektif dan menyebabkan putusnya link informasi baik dari atas ke bawah, dari bawah ke atas maupun secara horizontal. Jika permasalahan-permasalahan tersebut tidak diteliti lebih mendalam maka akan banyak dysfunctional communication yang akan terjadi sehingga menghambat organisasi tersebut berkembang.
1.2     Tujuan Penulisan
Tujuan dari penulisan makalah tentang komunikasi organisasi ini adalah sebagai berikut :
·        Memberikan pengetahuan dan penjelasan mengenai komunikasi, organisasi serta komunikasi organisasi yang lebih mendalam.
·        Menjabarkan fungsi-fungsi komunikasi di dalam organisasi dalam kegiatan organisasi.
·        Memberikan informasi mengenai pendekatan-pendekatan yang sering dilakukan di dalam komunikasi organisasi.
·        Memberikan contoh-contoh komunikasi organisasi.
·        Memaparkan penjelasan kasus komunikasi organisasi yang terjadi pada dunia nyata.


1.3     Rumusan Masalah
Rumusan masalah yang digunakan di dalam makalah mengenai komunikasi organisasi ini ialah penulis ingin memastikan betapa pentingnya komunikasi organisasi ini sesuai fungsi dan pendekatan-pendekatan yang lebih efektif dapat meningkatkan kinerja dari organisasi. Berikut ini pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan masalah komunikasi organisasi:
·        Apakah definisi operasional dari komunikasi organisasi?
·        Bagaimanakah fungsi komunikasi di dalam organisasi bekerja?
·        Seperti apakah pendekatan-pendekatan yang sering digunakan di dalam komunikasi organisasi?

BAB II
KAJIAN TEORI

2.1     Definisi Konseptual Komunikasi
Kata komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris berasal dari bahasa Latin communis yang berarti “sama”, communico, communication, atau communicate yang berarti “membuat sama” (to make common).  Beberapa pengertian komunikasi menurut para ahli ialah sebagai berikut:
·        Theodorson and Theodorson (1969)
Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide, sikap-sikap atau emosi dari seseorang atau kelompok kepada yang lain atu yang lain-lainnya, terutama melalui simbol-simbol.
·        Osgood (1957)
Komunikasi jika satu sistem, sebuah sumber, mempengaruhi yang lain, si tertuju, dengan pemanipulasian simbol-simbol alternatif, yang dapat disebarkan melalui saluran yang menghubungkan keduanya.
·        Gerbner (1967)
Komunikasi dapat didefinisikan sebagai interaksi sosial melalui pesan-pesan.
·        Berelson dan Steiner (1964)
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian dan lain-lain. Melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar-gambar, angka-angka dan lain-lain.
·        Gode (1959)
Komunikasi adalah suatu proses yang membuat sesuatu dari yang semula dimiliki oleh seseorang (monopoli seseorang) menjadi dimiliki oleh dua orang atau lebih.
·        Barnlud (1964)
Komunikasi timbul didorong oleh kebutuhan untuk mengurasi rasa ketidakpastian, bertindak secara efektif, mempertahankan atau memperkuat ego.
·        Reusch (1957)
Komunikasi adalah suatu proses yang menghubungkan satu bagian dengan bagian lainnya dalam kehidupan.
·        Weaver (1949)
Komunikasi adalah seluruh prosedur melalui mana pikiran seseorang dapat mempengaruhi pikiran orang lainnya.
·        Harold Laswell (1960) 
Komunikasi adalah gambaran mengenai siapa, mengatakan apa, melalui media apa, kepada siapa, dan apa efeknya.

·        Hovland, Janis dan Kelley (1953)   
Komunikasi merupakan proses individu mengirim rangsangan (stimulus) yang biasanya dalam bentuk verbal untuk mengubah tingkah laku orang lain. Pada definisi ini mereka menganggap komunikasi sebagai suatu proses.

·        Louis Forsdale (1981) 
Menurut Forsdale, ahli komunikasi dan pendidikan “communication is the process by which a system is established, maintained and altered by means of shared signals that operate according to rules”. Komunikasi adalah suatu proses dimana suatu sistem dibentuk, dipelihara, dan diubah dengan tujuan bahwa sinyal-sinyal yang dikirimkan dan diterima dilakukan sesuai dengan aturan.


2.2     Definisi Operasional Komunikasi
Berbicara mengenai komunikasi tersebut, tidak ada definisi yang benar ataupun salah. Beberapa definisi mungkin terlalu sempit, misalnya “Komunikasi adalah penyampaian pesan melalui media elektronik,” atau terlalu luas misalnya “ Komunikasi adalah interaksi antara dua makhluk hidup atau lebih,” sehingga para peserta komunikasi ini termsuk hewan, tanaman dan bahkan makhluk halus.
Komunikasi didefinisikan secara luas sebagai “Berbagai pengalaman.” Namun dalam hal ini yang dimaksud komunikasi mausia yang dalam  bahasa Inggrisnya adalah human communication. Jika dalam definisi komunikasi secara konseptual di atas menekankan pada kesamaan maka di dalam definisi operasional ini ditekankan kesamaan yang dimaksud itu ialah kesamaan persepsi, kesamaan informasi baik yang dikirim maupun yang diterima serta kesamaan maksud sehingga komunikasi dapat disampaikan, diterima dan diarahkan sesuai dengan maksud komunikator dan bisa mendapat feed back  secara baik dari komunikan.
2.3     Definisi Konseptual Organisasi
          Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin yaitu organizare, yang secara harfiah berarti paduan dari bagian-bagian  yang satu sama lainnya saling bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan sistem, ada juga yang menamakannya sarana. Berikut ini beberapa definisi organisasi menurut para ahli:
·        Everest M. Rogers
Rogers di dalam bukunya yang berjudul Communication in Oranization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.
·        Robert Bonnington
Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach, mendefinisikan organisasi sebagai sarana di mana manajemen mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dari tugas-tugas wewenang.
2.4     Definisi Operasional Organisasi
Dari segi operasional, organisasi adalah tempat bagi orang-orang untuk berkumpul yang dari segi fisik berarti organisasi harus memiliki orang-orang, tempat berkumpul dan tujuan yang sama serta berbagai media serta alat dukung lainnya seperti visi, misi, posisi atau jabatan dan tugas-tugas untuk mereka koordinasikan guna mencapai tujuan mereka.
Berdasarkan definisi-definisi di atas mengenai komunikasi dan organisasi dapat dilihat korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi ditinjau dari manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu yang harus melakukan komunikasi-komunikasi yang efektif untuk mencapainya. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya, faktor-faktor apa yang menjadi penghambat dan pemulus dan sebagainya. Jawaban dari berbagai pertanyaan tersebut adalah bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi dan lingkup organisasi. Maka dari itulah muncul istilah baru yang membahas mengenai permasalahan ini, yaitu komunikasi organisasi.
2.5     Definisi Konseptual Komunikasi Organisasi
Berikut ini definisi secara tertulis oleh beberapa ahli mengenai komunikasi organisasi:
·        Frank Jefkinse mengatakan bahwa komunikasi organisasi terdiri atas semua bentuk-bentuk komunikasi yang direncanakan, ke arah luar dan ke arah dalam, antara sebuah organisasi dan publiknya karena tujuan dari pencapaian sasaran tertentu mengenai pemahaman.
·        Pace dan Feules mengatakan bahwa komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai penunjukan dan penafsiran suatu pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu.
·        Devito mendefinisikan komunikasi organisasi sebagai upaya pengiriman dan penerimaan pesan baik dalam organisasi di dalam kelompok formal maupun kelompok informal organisasi.
·        Wiryanto mengatakan bahwa komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi.
·        Goldhaber berpendapat bahwa komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Definisi ini mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan, dan ketidakpastian.
·        Katz dan Kahn mengatakan jika komunikasi organisasi itu merupakan arus informasi, pertukaran informasi, dan pemindahan arti di dalam suatu organisasi.
·        Zelko dan Dance mengatakan komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang saling tergantung yang mencakup komunikasi internal dan komunikasi eksternal.
·        Greenbaunm berpendapat bahwa bidang komunikasi organisasi termasuk arus komunikasi formal dan informal dalam organisasi. Dia membedakan komunikasi internal dengan eksternal dan memandang peranan komunikasi terutama sebagai koordinasi pribadi dan tujuan organisasi serta masalah menggiatkan aktivitas.
2.6     Definisi Operasional Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi pada umumnya membahas tentang strukur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horizontal.
Komunikasi organisasi juga dapat diartikan secara operasional sebagai pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Komunikasi organisasi yang bersifat formal adalah komunikasi yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan organisasi. Isi komunikasi ini berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas dan berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo, kebijakan, pernyataan, jumpa pers dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi organisasi informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasi komunikasi jenis ini bukan merujuk pada keseluruhan organisasi secara langsung melainkan lebih kepada anggota dari organisasi tersebut secara individual.
BAB III
PEMBAHASAN

3.1     Fungsi Komunikasi dalam Organisasi
Komunikasi, seperti semua alat lainnya memiliki fungsi yang bermacam-macam namun dalam hal ini penulis mempersempit fungsi komunikasi hanya dalam lingkup organisasi saja. Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
·         Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
·         Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.
·         Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
·         Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.
3.2     Pendekatan-pendekatan dalam Komunikasi Organisasi
Seorang manajer, karyawan atau individu biasa sekali pun memiliki pendekatan-pendekatan sendiri di dalam berkomunikasi. Mereka tidak akan sama melakukan pendekatan komunikasi, baik dilihat dari segi partner komunikasi, lingkup komunikasi, budaya komunikasi dan lainnya.
Griffin (2003) dalam A First Look at Communication Theory, membahas komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang menempatkan suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi. Selanjutnya, Griffin menyadur tiga pendekatan untuk membahas komunikasi organisasi. Ketiga pendekatan itu adalah sebagai berikut:
1.    Pendekatan Sistem
Karl Weick (pelopor pendekatan sistem informasi) menganggap struktur hirarki, garis rantai komando komunikasi, prosedur operasi standar merupakan mungsuh dari inovasi. Ia melihat organisasi sebagai kehidupan organis yang harus terus menerus beradaptasi kepada suatu perubahan lingkungan dalam orde untuk mempertahankan hidup. Pengorganisasian merupakan proses memahami informasi yang samar-samar melalui pembuatan, pemilihan, dan penyimpanan informasi. Weick meyakini organisasi akan bertahan dan tumbuh subur hanya ketika anggota-anggotanya mengikutsertakan banyak kebebasan (free-flowing) dan komunikasi interaktif. Untuk itu, ketika dihadapkan pada situasi yang mengacaukan, manajer harus bertumpu pada komunikasi dari pada aturan-aturan.
Teori Weick tentang pengorganisasian mempunyai arti penting dalam bidang komunikasi karena ia menggunakan komunikasi sebagai basis pengorganisasian manusia dan memberikan dasar logika untuk memahami bagaimana orang berorganisasi. Menurutnya, kegiatan-kegiatan pengorganisasian memenuhi fungsi pengurangan ketidakpastian dari informasi yang diterima dari lingkungan atau wilayah sekeliling. Ia menggunakan istilah ketidakjelasan untuk mengatakan ketidakpastian, atau keruwetan, kerancuan, dan kurangnya predictability. Semua informasi dari lingkungan sedikit banyak sifatnya tidak jelas, dan aktivitas-aktivitas pengorganisasian dirancang untuk mengurangi ketidakpastian atau ketidakjelasan.
Weick memandang pengorganisasian sebagai proses evolusioner yang bersandar pada sebuah rangkaian tiga proses: 1. Penentuan (enachment), 2. Seleksi (selection), 3.  Penyimpanan (retention)
·        Penentuan adalah pendefinisian situasi, atau mengumpulkan informasi yang tidak jelas dari luar. Ini merupakan perhatian pada rangsangan dan pengakuan bahwa ada ketidakjelasan.
·        Seleksi, proses ini memungkinkan kelompok untuk menerima aspek-aspek tertentu dan menolak aspek-aspek lainnya dari informasi. Ini mempersempit bidang, dengan menghilangkan alternatif-alternatif yang tidak ingin dihadapi oleh organisasi. Proses ini akan menghilangkan lebih banyak ketidakjelasan dari informasi awal.
·        Penyimpanan yaitu proses menyimpan aspek-aspek tertentu yang akan digunakan pada masa mendatang. Informasi yang dipertahankan diintegrasikan ke dalam kumpulan informasi yang sudah ada yang menjadi dasar bagi beroperasinya organisasinya.
Setelah dilakukan penyimpanan, para anggota organisasi menghadapi sebuah masalah pemilihan. Yaitu menjawab pertanyaan-pertanyaan berkenaan dengan kebijakan organisasi. Misal, ”haruskah kami mengambil tindakan berbeda dari apa yang telah kami lakukan sebelumnya?”
Sedemikian jauh, rangkuman ini mungkin membuat anda mempercayai bahwa organisasi bergerak dari proses pengorganisasian ke proses lain dengan cara yang sudah tertentu: penentuan; seleksi; penyimpanan; dan pemilihan. Bukan begitu halnya. Sub-subkelompok individual dalam organisasi terus menerus melakukan kegiatan di dalam proses-proses ini untuk menemukan aspek-aspek lainnya dari lingkungan. Meskipun segmen-segmen tertentu dari organisasi mungkin mengkhususkan pada satu atau lebih dari proses-proses organisasi, hampir semua orang terlibat dalam setiap bagian setiap saat. Pendek kata di dalam organisasi terdapat siklus perilaku.
Siklus perilaku adalah kumpulan-kumpulan perilaku yang saling bersambungan yang memungkinkan kelompok untuk mencapai pemahaman tentang pengertian-pengertian apa yang harus dimasukkan dan apa yang ditolak. Di dalam siklus perilaku, tindakan-tindakan anggota dikendalikan oleh aturan-aturan berkumpul yang memandu pilihan-pilihan rutinitas yang digunakan untuk menyelesaikan proses yang tengah dilaksanakan (penentuan, seleksi, atau penyimpanan).
Demikianlah pembahasan tentang konsep-konsep dasar dari teori Weick, yaitu: lingkungan; ketidakjelasan; penentuan; seleksi; penyimpanan; masalah pemilihan; siklus perilaku; dan aturan-aturan berkumpul, yang semuanya memberi kontribusi pada pengurangan ketidakjelasan.
2.    Pendekatan Budaya
Asumsi interaksi simbolik mengatakan bahwa manusia bertindak tentang sesuatu berdasarkan pada pemaknaan yang mereka miliki tentang sesuatu itu. Mendapat dorongan besar dari antropolog Clifford Geertz, ahli teori dan ethnografi, peneliti budaya yang melihat makna bersama yang unik adalah ditentukan organisasi. Organisasi dipandang sebagai budaya. Suatu organisasi merupakan sebuah cara hidup (way of live) bagi para anggotanya, membentuk sebuah realita bersama yang membedakannya dari budaya-budaya lainnya.
Pacanowsky dan para teoris interpretatif lainnya menganggap bahwa budaya bukan sesuatu yang dipunyai oleh sebuah organisasi, tetapi budaya adalah sesuatu suatu organisasi. budaya organisasi dihasilkan melalui interaksi dari anggota-anggotanya. Tindakan-tindakan yang berorientasi tugas tidak hanya mencapai sasaran-sasaran jangka pendek tetapi juga menciptakan atau memperkuat cara-cara yang lain selain perilaku tugas ”resmi” dari para karyawan, karena aktivitas-aktivitas sehari-hari yang paling membumi juga memberi kontribusi bagi budaya tersebut.
Pendekatan ini mengkaji cara individu-individu menggunakan cerita-cerita, ritual, simbol-simbol, dan tipe-tipe aktivitas lainnya untuk memproduksi dan mereproduksi seperangkat pemahaman.
3.    Pendekatan Kritik
Stan Deetz, salah seorang penganut pendekatan ini, menganggap bahwa kepentingan-kepentingan perusahaan sudah mendominasi hampir semua aspek lainnya dalam masyarakat, dan kehidupan kita banyak ditentukan oleh keputusan-keputusan yang dibuat atas kepentingan pengaturan organisasi-organisasi perusahaan, atau manajerialisme.
Bahasa adalah medium utama dimana realitas sosial diproduksi dan direproduksi. Manajer dapat menciptakan kesehatan organisasi dan nilai-nilai demokrasi dengan mengkoordinasikan partisipasi stakeholder dalam keputusan-keputusan korporat.
          Ada pendapat lainnya yang hampir sama dengan apa yang disadur oleh Griffin mengenai pendekatan komunikasi organisasi antara lain sebagai berikut:
1)   Pendekatan Struktur dan Fungsi Organisasi
Melalui pendekatan ini, kita diperkenalkan dengan toeri Max Webber mengenai birokrasi yang terangkum dalam enam prinsip: birokrasi didasarkan pada aturan-aturan yang memungkinkan diselesaikannya suatu persoalan. birokrasi mengenal pembagian secara sistematis terhadap tenaga kerja dimana tenaga kerja memiliki hak dan kekuasaan yang terdefinisikan secara jelas. Esensi dari birokrasi adalah penjenjangan, pimpinan diangkat berdasarkan kemampuan dan pendidikan mereka, birokrasi harus memiliki kebebasan untuk mengalokasikan sumber-sumber yang ada dalam lingkup pengaruhnya, birokrasi mensyaratkan pengelolaan arsip yang rapi. Selain itu, kita juga mempelajari teori sistem dari Chester Barnard yang pada esensiinya menjelaskan bahwa organisasi hanya dapat berlangsung melalui kerjasama antar manusia.
2)   Pendekatan Human Relations
Kita diajak untuk mengkaji faktor manusia sebagai objek yang penting dalam organisasi sebagaimana yang dikemukakan oleh Rensis Likert dengan Empat Sistem Likertnya:
a)   Exploitative Authoritative, pimpinan menggunakan kekuasaan dengan tangan besi dimana keputusannya tidak memanfaatkan atau memperhatikan umpan balik dari bawahannya.
b)   Benevolent Authoritative, hampir sama dengan sistem yang pertama, hanya pada sistem ini pimpinan cukup memiliki kepekaan terhadap kebutuhan para karyawan.
c)   Consultative, pimpinan masih memegang kendali namun mereka juga mencari masukan-masukan dari bawahan.
d)   Participate Management, memberi kesempatan pada karyawan untuk berpartsipasi penuh dalam proses pengambilan keputusan yang efeknya mengarahkan peningkatan tanggung jawab dan motivasi bekerja yang lebih baik.

3.    Pendekatan Komunikasi Sebagai Suatu Proses Pengorganisasian
Dalam pendekatan ini dibahas teori pengorganisasian dan teori strukturisasi. Teori pengorganisasian memandang organisasi sebagai suatu aktivitas sebab organisasi adalah sesuatu yang akan dicapai oleh sekelompok orang melalui proses yang berkesinambungan. Pada teori strukturisasi dijelaskan bahwa struktur organisasi diciptakan ketika sekelompok orang saling berkomunikasi melalui saluran tertentu.
4.    Pendekatan Organisasi Sebagai Kultur
Dalam pendekatan ini, kultur organisasi merupakan pandangan hidup bagi para anggotanya. Pacanowsky dan Trujillo menjelaskan lima bentuk penampilan organisasi, yaitu:
a)   Ritual, merupakan penampilan yang diulang-ulang secara teratur yaitu suatu aktivitas yang dianggap oleh suatu kelompok sebagai sesuatu yang sudah biasa dan rutin.
b)   Hasrat, yaitu bagaimana para karyawan dapat mengubah pekerjaan-pekerjaan rutin dan membosankan menjadi menarik dan merangsang minat.
c)   Sosialitas, yaitu bentuk yang memperkuat suatu pengertian bersama mengenai kebenaran ataupun norma-norma dan penggunaan aturan-aturan dalam organisasi (tata susila dan sopan santun).
d)   Politik organisasi, yaitu bentuk yang menciptakan dan memperkuat minat terhadap kekuasaan dan pengaruh.
e)   Enkulturisasi, yaitu proses mengajarkan budaya kpd para anggota organisasi.
Pendekatan lain yang berkembang untuk melihat sejauh apa komunikasi yang terjadi di dalam organisasi yang telah dilakukan ialah sebagai berikut:
1.    Pendekatan Makro
Dalam pendekatan makro organisasi dipandang sebagai suatu struktur global yang berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam berinteraksi, organisasi melakukan aktivitas tertentu, seperti memproses informasi dan lingkungan, 
mengadakan identifikasi, melakukan intergrasi dengan organisasi lain, dan juga menentukan tujuan organisasi.


2.    Pendekatan Mikro
Pendekatan ini terutama menfokuskan kepada komunikasi dalam unit dan sub-unit pada suatu organisasi. Komunikasi yang diperlukan pada tingkat ini adalah komunikasi antara anggota kelompok, seperti komunikasi untuk pemberian orientasi dan latihan, komunikasi untuk melibatkan anggota kelompok dalam tugas kelompok, komunikasi untuk menjaga iklim organisasi, 
komunikasi dalam mensupervisi dan pengarahan pekerjaan, komunikasi untuk mengetahui rasa kepuasan kerja dalam organisasi


3.    Pendekatan individual
Pendekatan ini berpusat pada tingkahlaku komunikasi individual dalam organisasi. Semua tugas-tugas yang telah diuraikan pada dua pendekatan sebelumnya diselesaikan oleh komunikasi individual satu sama lainnya. Ada beberapa bentuk komunikasi individual, seperti berbicara pada kelompok kerja, menghadiri dan berinteraksi dalam rapat-rapat, menulis dan mengonsep surat, berdebat untuk suatu usulan/ide.
3.3     Studi Kasus Komunikasi Organisasi
Studi kasus yang penulis ambil ini berdasarkan sebuah film pendek mengenai komunikasi organisasi yang berkembang dari era industrialisasi yang sangat pesat pertumbuhannya pada tahun 1900-an dan mengambil kisah seorang tokoh manajemen yang ingin mengembangkan ilmu komunikasi yang akan digunakan pada organisasinya agar lebih efektif dan manusiawi.
Film ini diawali dengan pengenalan tokoh manajemen dan komunikasi, yaitu Frederick Winslow Taylor asal Amerika Serikat yang menemukan masalah di organisasinya untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas organisasi tersebut. Salah satu masalah yang berkembang adalah masalah komunikasi organisasi.
Dia akhirnya memutar otaknya dan melakukan berbagai percobaan hingga akhirnya Frederick mendapatkan ide emas. Dia akhirnya menciptakan sebuah kerja yang lebih terorganisasi dan meningkatkan keuntungan dengan cara menemukan metode terbaik dan melakukan tes mengulangnya lagi dan lagi sehingga organisasi lainnya memberikan apresiasi yang tinggi padanya sampai semuanya menerapkan gagasan Frederick.
Max Weber dari Jerman dan Henry Fayol dari Perancis yang menjadi sahabat Frederick juga mengembangkan gagasannya. Max Weber dengan teori birokrasinya dan Henry dengan teori fungsi manajemennya. Namun hal tersebut adalah sebuah kegagalan. Karena mereka berdua menganggap manusia atau karyawan seperti mesin bukan manusia. Maka timbullah masalah baru dimana para karyawan menuntut hak-hak mereka, mereka bukanlah mesin dan mereka meminta perhatian untuk mendapatkan kepuasan dalam bekerja.
Setelah semua masalah tersebut muncul maka para ahli mulai meminta pendapat pada seluruh karyawan untuk memberikan gagasan, ide dan mendengarkan lebih banyak apa yang dibutuhkan dan lebih memuaskan karyawan. Maka dengan komunikasi hal tersebut dapat dilakukan. Orang-orang di dalam organisasi mulai sadar betapa pentingnya organisasi untuk mendapatkan ide-ide baru, memecahkan masalah, mencapai integrasi yang baik dan mencapai tujuan dengan lebih efektif. Permasalahan tidak sampai di sini, masalah kembali muncul dengan banyaknya komunikasi yang tidak efektif yang berada di dalam organisasi besar seperti international corporate. Banyak orang yang berteriak mereka harus selalu bekerja tanpa jalan keluar untuk terus bekerja. Mereka selalu merasa tertekan berada di organisasi dengan hierarki, budaya dan tingkat pekerjaan yang tinggi tanpa adanya kesenangan. Masalah-masalah inilah yang terus timbul dalam organisasi saat ini.
Berdasarkan kasus tersebut, penulis melihat berbagai fungsi komunikasi yang dapat diterapkan menggunakan pendekatan-pendekatan komunikasi organisasi sesuai dengan masalah yang ada di dalam organisasi tersebut. Mulai dari masalah kesulitan karyawan menyatakan pendapat maka dapat diterapkan fungsi informatif dari komunikasi dimana setiap karyawan dapat dengan mudah mengakses informasi di organisasi yang masih dalam wilayahnya sehingga mereka juga dapat memberikan feedback berupa pendapat mereka untuk kebaikan organisasi. Selain itu, fungsi ini juga bisa memberikan ketenangan karyawan dalam hal gaji, jaminan kesehatan dan jaminan hari tua sehingga karyawan dapat lebih produktif. Fungsi regulatif komunikasi dapat diterapkan dalam hal perlu tidaknya seorang karyawan melakukan suatu pekerjaan atau tidak, contohnya pemberian job description yang jelas, pemberitahuan jam kerja efektif dan waktu cuti. Fungsi persuasif ini juga dapat dikembangkan dalam organisasi karena pasalnya masalah seperti karyawan yang merasa dirinya dianggap mesin, tidak dihargai dan hanya dipaksa bekerja tersebut dapat dihilangkand engan mengajaknya berdiskusi atau memberikan kata-kata motivasi yang menumbuhkan rasa kepedulian terhadap atasan dan organisasi dari pada hanya memaksa mereka memenuhi seluruh keinginan atasan.
Terakhir, fungsi integratif komunikasi ini yang sangat penting karena organisasi dapat lebih kuat jika semua karyawan peduli pula terhadap kelangsungan komunikasi. Penyediaan saluran-saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik perlu untuk diadakan sehingga tidak ada lagi karyawan yang mengeluhkan adanya missed comunication, ketidaksatuan visi, dan masalah  antar unit atau bidang di organisasi.
Setelah fungsi komunikasi telah dipaparkan di atas maka pendekatan-pendekatan yang menurut penulis dapat diterapkan berdasarkan masalah-masalah di atas ialah pendekatan sistem dan budaya serta pendekatan human relations. Mengapa ketiga pendekatan komunikasi organisasi ini begitu vital? Karena menurut penulis permasalahan organisasi yang memiliki masalah ketidaknyamanan karyawan yang tidak dapat menyatakan pendapat dan tidak mendapatkan informasi dengan penuh dapat terselesaikan dengan pendekatan sistem dimana nantinya dalam organisasi tersebut dibuatkan sistem khusus yang dapat menampung seluruh aspirasi karyawan, memberikan informasi pada mereka serta mengatur arus komunikasi mereka secara efektif. Sistem komputer dan chatting baik secara online maupun offline menjadi salah satu sistem yang sering digunakan.
Pendekatan budaya dapat diterapkan pada permasalahan organisasi yang memiliki berbagai macam karyawan dari multiras atau negara. Permasalahan ini dapat diselesaikan dengan memberikan suatu dorongan yang membuat batas-batas budaya tersebut menjadi pudar dan semua mau saling mendukung mencapai tujuan individu melalui tujuan organisasi. Cara seperti membuat moto organisasi berdasarkan budaya komunikasi organisasi tersebut juga menjadi salah satu cara yang efektif.
Pendekatan human relations sangat erat dengan interpersonal employees relation karena dengan pendekatan inilah para karyawan dapat memperoleh haknya menjadi seorang manusia seutuhnya di dalam sebuah organisasi. Karyawan  akan merasa dihargai dan diberikan perhatian dengan adanya pendekatan ini. Mereka tidak akan mengeluh mengenai gaji, waktu kerja dan kondisi kantor organisasi tersebut. Namun pendekatan ini yang cukup menyita biaya juga karena harus melakukan berbagai kajian dan penelitian tentang bagaimana kondisi organisasi yang ideal untuk para karyawan.


BAB IV
PENUTUP
4.1     Kesimpulan
Berdasarkan pemaparan dari berbagai sumber pustaka di atas dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
·        Komunikasi organisasi pada umumnya membahas tentang strukur dan fungsi organisasi, hubungan antarmanusia, komunikasi dan proses pengorganisasian serta budaya organisasi. Komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain meliputi arus komunikasi vertikal dan horizontal.
·        Pada dasarnya ada empat fungsi komunikasi di dalam organisasi, yaitu fungsi informatif, regulatif, persuasif dan integratif. Dimana keempat fungsi ini bertujuan menciptakan komunikasi organisasi yang efektif untuk mencapai tujuan organisasi dan bagaimana fungsi ini berintegrasi menciptakan komunikasi yang baik untuk organisasi.
·        Pendekatan yang paling populer mengenai komunikasi organisasi diambil dari pendapat Griffin (2003) dalam bukunya A First Look at Communication Theory yaitu pendekatan sistem, pendekatan budaya dan pendekatan kritik. Namun di samping ketiga pendekatan itu ada beberapa pendapat lainnya dari mulai pendekatan struktur dan fungsi organisasi, pendekatan human relations, pendekatan komunikasi sebagai suatu proses pengorganisasian, pendekatan organisasi sebagai kultur , pendekatan makro, pendekatan mikro dan pendekatan individual.
4.2     Saran
Saran yang penulis berikan dalam kajian komunikasi organisasi adalah berhati-hatilah dengan pendekatan-pendakatan yang digunakan di dalam organisasi karena komunikasi yang efektif bisa diciptakan dengan pendekatan-pendekatan yang baik, terstruktur dan dipikirkan dengan hati-hati sehingga komunikasi organisasi yang terjalin antar unit, subunit, bagian hingga individu berjalan lancar dan efektif dengan mempertimbangkan pula fungsi-fungsi komunikasi di dalam organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

          Arni, Muhammad. 2007. Komunikasi Organisasi. Jakarta: PT Bumi Aksara
Em Griffin, 2003, A First Look at Communication Theory,  USA: McGrraw-Hill Companies
          Harun, Rochajat. 2008. Komunikasi Organisasi. Bandung: CV Mandar Maju
Pace, R Wayne dan Faules Don F. 2006. Komunikasi Organisasi. Bandung: PT Remaja Rosdakarya
          Sendjaja, S Djuarsa. 1994, Teori Komunikasi. Jakarta: Pusat Penerbitan Universitas Terbuka


Comments
1 Comments

Post Comment

1 Response to "Makalah Komunikasi dalam Organisasi"

Termimakasih buat partisipasinya ya :)

Langganan: Posting Komentar (Atom)