» » » Administrasi Kepegawaian
, Edit

Administrasi Kepegawaian

1.      Pengertian Administrasi Kepegawaian
Istilah administtrasi kepegawaian atau personel administration  di Amerika Serikat dipergunakan dalam bidang pemerintahan, sedangkan personnel Management dipergunakan untuk bidang bisnis. Di Indonesia ada kecenderungan menggunakan manajemen kepegawaian (personnel management) baik dalam bidang pemerintahan maupun dalam bidang bisnis.Untuk memahami pengertian Administrasi kepegawaian mari kita lihat pendapat beberapa pakar tentang administrasi kepegawaian :

Felix A. Nigro mengatakan bahwa Personel administration is the art of selecting new employees and making use of old ones in such manner that the maximum quality and quantity of out put and service are obtained from the working force (administrasi kepegawaian adalah seni memilih pegawai-pegawai baru dan mempekerjakan pegawai-pegawai lama sedemikian rupa sehingga dari pegawai-pegawai itu diperoleh mutu dan jumlah hasil yang maksimum). Fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian menurut Felix A. Nigro meliputi:
a.      Pengembangan struktur organisasi untuk melaksanakan program kepegawaian termasuk didalamnya tugas dan tanggung jawab dari setiap pegawai yang ditentukan dengan jelas dan tegas.
b.      Penggolongan jabatan yang sistematis dan perencanaan gaji yang adil dengan mempertimbangkan adanya saingan yang berat dari sektor swasta.
c.       Penarikan tenaga kerja yang baik.
d.      Seleksi pegawai yang menjamin adanya pengangkatan calon pegawai yang cakap dan penempatanya dalam jabatan-jabatan yang sesuai.
e.       Perencanaan latihan jabatan dengan maksud untuk menambah keterampilan pegawai, memotivasi semangat kerja, dan mempersiapkan mereka untuk kenaikan pangkat.
f.       Penilaian kecakapan pegawai secara berkala dan teratur dengan tujuan meningkatakan hasil kinerja dan menentukan pegawai-pegawai yang cakap
g.      Kegiatan-kegiatan untuk memperbaiki hubungan antar manusia.

Glen O. Stahl merumuskan administrasi kepegawaian sebagai keseluruhan yang
berhubungan dengan sumber daya manusia dari organisasai. Fungsi-fungsi tesebut meliputi:
a.      Penentuan yurisdiksi
b.      Pengusahaan tenaga kerja
c.       Pengujian pelamar-pelamar dan pengembangan daftar-daftar dari calon-calon yang lulus ujian.
d.      Penyelenggaraan riset kepegawaian
e.       Penyelenggaraan latihan jabatan
f.        Pelaksanaan sistem pemensiunan pegawai
g.      Pemeliharaan rencana yang membangun hubungan masyrakat.

Sementara itu Arifin Abdulrachman mengatakan bahwa administarsi kepegawaian adalah salah satu cabang dari administrasi Negara yang berkaitan dengan segala persoalan-persoalan mengenai pegawai-pegawai Negara. Kegiatan-kegiatan administrasi kepegawaian meliputi:
a.       analisa jabatan, klasifikasi jabatan dan efaluasi jabata
b.      rekrutmen, ujian dan penempatan
c.       training
d.      penggajian
e.       employee counseling
f.       personnel relation
g.      disipilin dan moral
h.      catatan kepegawaian
Burhannudin A.Tayibnapis (1994,26) memberi batasan batasan administrasi kepegawaian sebagai upaya memperoleh pegawai negeri sipil yang setia dan loyal pada pancasila,Undang – Undang  Dasar 1945, cakap dan terampil serta jujur dan berdisiplin dalam melaksanakan pokok pemerintahan dan pembangunan
Paul pigos dan Charles A Myers dalam personnel administrationmemberikan definisi adminisrasi kepegawaian sebagai seni memperoleh, memajukan, dan memilihara kecakapan kekuatan kerja sedemikian rupa untuk menyelesaikan fungsi-fungsi dan tujuan organisasi dengan efisiensi dan ekonomis yang maksimum.
Menurut Lawrence A. Appley, manajamen administrasi kepegawaian adalah satu, tidak dapat dibedakan satu sama lain. Administrasi kepegawaian mula-mula menjadi bagian dari manajamen ilmiah terutama dalam hubunganya dengan employment, ujian, penempatan, penentuan upah, dan penilaian hasil kerja. Pada sisi lain manajamen yang baik berarti memperoleh hasil yang efektif melalui orang-orang.
Jadi administrasi kepegawaian adalah proses pelaksanaan kerja sama yang didukung oleh sekelompok orang yang bekerja sama tersebut dan memiliki tujuan yang ingin dicapai secara bersama-sama.

          I.            Formasi Kepegawaian
Pegawai merupakan faktor yang sangat penting dalam suatu perusahaan baik
perusahaan negara maupun perusahaan swasta. Walaupun sedimikian canggaihnya
tehnologi saat ini, tanpa kehadiran pegawai semua itu belum mempunyai arti apa-apa. Karena sangat pentingnya pegawai dalam suatu perusahaan, maka untuk ini dapat digunakan berbagai system formasi kepegawaian, antara lain sistem kawan, sistem kecakapan, dan sistem karier.
A.    Sistem Formasi Kawan (Patronage System)
Sistem kawan merupakan suatu sistam kepegawaian yang bersifat subyektif,artinya pengangkatan seorang pegawai berdasarkan atas hubungan pribadi antara pihak yang mengangkat dengan yang diangkat. Sistem kepegawaian yang subyektif ini dapat dibedakan antara yang bersifat politis dengan yang bersifat nonpolitis. Sistem yang bersifat politis dikenal dengan istilah spoil system, diambil dari ucapan senator Wiliam L. Mercy dari New York: To the victor belongs the spoilof war (semua rampasan perang menjadi milik yang menang). Menurut sisitem ini pengangakatan seseorang didasarkan atas jasanya terhadap kemenangan partai. Sistem kepegawaian yang bersifat nonpolitis biasa dikenal dengan istilah “nepotisme”. Kata nepotisme berasal dari kata Inggris nepotism, yang akar katanya nepos atau kemenakan.
B.     Sistem Formasi Kecakapan (Merit System)
Berbeda dengan sistem kawan, sistem kecakapan bersifat obyektif. Pengangkatan seorang pegawai didasarkan pada kecakapan yang dimiliki. Ukuran awal untuk mengetahui kecakapan seorang calon pegawai antara lain adalah ijazah yang dimiliki atau hasil tes yang dicapainya. Dalam praktek kepegawaian, sistem ini bukan saja dipergunakan pada pengangkatan pertama seorang pegawai, tetapi juda pada proses kepegawaian berikutnya, antara lain untuk menentukan kenaikan gaji, kenaikan tingkat, dan sebagainya.


C.     Sistem Formasi Karier (Career System)
Menurut sistem karier ini seseorang diterima menjadi pegawai karena pertimbangan kecakapan. Kesempatan untuk mengembangkan bakat serta kecakapan terbuka selama pegawai mampu bekerja. Pangkatnyapun dapat dinaikkan setinggi mungkin. Sistem ini merupakan konsekuensi logis dari system kepegawaian yang berdasarkan kecakapan.

III. PENGADAAN PEGAWAI
1.      Perencanaan dan Rekrutmen
Salah satu fungsi Kepegawaian adalah pengadaan pegawai. Dalam kegiatan pengadaan pegawai ini harus dilihat apakah ada formasi yang lowong, di samping itu perlu pula dilihat kebutuhan sumber daya manusia, banyaknya kebutuhan dan jenisnya pekerjaan. Setelah pasti ada formasi yang lowong, maka baru diadakan serangkaian kegiatan untuk menjaring pegawai yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit beserta kualifikasinya.
Sedangkan perekrutan merupakan proses penarikan sejumlah calon yang memiliki potensi untuk ditarik menjadi pegawai yang dilakukan melalui berbagai macam kegiatan. Perekrutan yang efektif secara konseptual memiliki beberapa hambatan yang dapat bersumber dari kebijakan organisasi maupun dari perencanaan sumber daya manusia. Dalam ketentuan perundang-undangan Kepegawaian Negara terdapat ketentuan yang mengatur formasi yaitu Peraturan Pemerintah No. 54 Tahun 2003 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil.
Dalam rangka menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan oleh suatu unit organisasi, harus ditetapkan oleh seorang pejabat yang berwenang dalam jangka waktu tertentu berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang harus dilaksanakan, dengan tujuan agar unit organisasi itu mampu melaksanakan tugasnya dengan baik dan tepat pada waktunya.

2.      Seleksi, Orientasi, dan Pengangkatan
Kegiatan seleksi tidak hanya merupakan proses pemilihan pegawai dari sekian banyak pelamar yang dijaring melalui proses perekrutan, tetapi juga proses pemilihan calon pegawai terhadap organisasi yang akan dimasuki. Pegawai yang telah lolos seleksi akan diprioritaskan untuk mengikuti kegiatan orientasi sebelum yang bersangkutan ditempatkan dan mulai bekerja. Orientasi sangat penting terutama bagi pegawai baru. Hal ini dikarenakan apa yang diperoleh pertama kali seseorang memasuki dunia kerja akan berkesan lama, dan ini akan mempengaruhi pegawai tersebut.
Orientasi merupakan upaya untuk mensosialisasikan nilai-nilai organisasi, pekerjaan, dan rekan-rekan pada pegawai baru, yang dilakukan melalui sebuah program formal maupun informal. Bagi pegawai lama yang akan menduduki jabatan baru, orientasi juga perlu. Mereka dapat belajar terlebih dahulu tanggung jawab yang akan dikerjakannya.

IV.             Cara Penanganan dan Pemeliharan Dokumen Administrasi Kepegawaian
1.      Cara Penanganan Dokumen Adminsitrasi Kepegawaian
Penanganan dokumen administrasi kepegawaian dapat dilakukan sebagai berikut :
a.       Menghimpun : Menghimpun merupakan kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan untuk keperluan tertentu yang tadinya masih belum di klasifikasikan penghimpunannya.
b.      Mencatat : mencatat merupakan kegiatan membubuhkan berbagai keterangan tertulis pada dokumen yang masih dianggap penting agar tulisan dapat dibaca, dikirim, dan disimpan.
c.       Mengolah : mengolah adalah macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan maksud yang lebih bermanfaat.
d.      Menggandakan : menggandakan merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara tertentu sebanyak jumlah tertentu yang diinginkan.
e.       Mengirim : kegiatan menyampaikan dokumen ke pihak lain dengan menggunakan alat dan perantara.
f.       Menyimpan : kegiatan menyimpan data dan dokumen tertentu di tempat tertentu dengan tujuan agar dokumen dapat terjaga semaksimal mungkin, dan bisa digunakan suatu saat jika diperlukan.

2.      Pemeliharaan Dokumen Administrasi Kepegawaian
a.       Data Fisik
Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.
b.      Data Digital
Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik. Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan Direktorat pada Direktorat Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin Badan kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010, menjelaskan bahwa dengan Elektronik Record Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara (BKN) melakukan konversi dan migrasi takah (tata naskah) arsip kepegawaian dari file berbasis kertas menuju file berbasis elektronik. Konversi dan migrasi ini dilakukan dengan pemindaian (scaning), identifikasi (indexsing) serta pengelolaan (managing) terhadap file image dari hasil scaning terhadap file kepegawaian.
 Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah kepegawaian akan memberikan manfaat terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM yang uptodate akan berguna dan efektif dalam memberikan informasi yang akuntable, autentik, transparansi informasi dan pertukaran informasi baik internal maupun eksternal bahkan lintas organisasi pemerintah (Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali data konvensional, maka perlu dicarikan penyelesaian permasalahan tersebut.
Berikut ini beberapa kelebihan dari sistem data digital yang menjadi pertimbangan untuk memilih data digital sebagai pilihan dalam penyelesaian permasalahan tersebut karena:
1.      Sistem data digital memberikan kemudahan dalam proses penyimpanan, pencarian kembali dan penyajian informasi yang dibutuhkan. Kemudahan dari sistem data digital disebabkan karena sebagian proses pengolahan data dapat dilakukan oleh system komputer yang akan dibangun.
2.      Ruang tempat penyimpanan data digital tidak membutuhkan banyak tempat, karena data digital dapat disimpan pada hardisk, Removeable, dan dalam bentuk Compact Disk. Berbeda dengan data konvensional semakin ditambah datanya maka akan memerlukan banyak tempat penyimpanan.
3.      Data digital mudah dilakukan back-up file, karena back-up file dapat dilakukan setiap saat sesuai kebutuhan. Bila terjadi kerusakan data maka data pada back-up yang masih tersimpan dapat dipergunakan kembali. Jika pada data konvensional jika dilakukan back-up data akan berakibat penambahan ruang tempat penyimpanan data.
4.      Data digital juga mudah untuk dilakukan manajemen dan pengelolaan. Pada penelitin ini pengelolaan data digital mempergunakan manajemen folder. Pada proses manejemen data digital sebagian proses dilakukan oleh sistem yang akan dibangun.
5.      Memberikan kemudahan akses terhadap data digital, penggunaan yang fleksible dan kemudahan distribusi data digital jika diperlukan. Dengan adanya berbagai kemudahan dari pengelolaan data digital tersebut perlu diperhatikan masalah hak cipta dan hak kepemilikan materi digital. Setiap materi digital yang menjadi bagian dari distribusi elektronik bersifat rentan terhadap pengkopian dan pendistribusian oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab terhadap penggunaan data digital. Perlindungan hak cipta dan sebagai autentikasi data digital dengan mempergunakan teknik hidden message (steganografi). Steganografi adalah suatu teknik yang mengijinkan para pengguna untuk menyembunyikan suatu pesan didalam pesan yang lain secara kasat mata tidak merubah bentuk data digitalnya. Dengan steganografi dimungkinkan untuk menyembunyikan informasi hak cipta seperti identitas seorang pengarang, tanggal ciptaan, dan lainlain. Steganografi adalah suatu cara menyisipkan/menyembunyikan informasi kedalam berbagai macam variasi jenis dokumen seperti: gambar, audio , video, text atau file biner.



0 Response to "Administrasi Kepegawaian"

Posting Komentar

Termimakasih buat partisipasinya ya :)

Langganan: Posting Komentar (Atom)