Selamat Datang Di Tugas Kuliahku, jika butuh softcopy, Silahkan email ke jhonmiduk8@gmail.com. Mohon donasi pulsa ke 081210668660 Untuk Kemajuan Blog, Terimakasih. EFESIENSI PERKANTORAN | Tugas Kuliahku

EFESIENSI PERKANTORAN

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Fungsi administrasi di perkantoran seringkali dianggap sebagai sesuatu yang mudah, akan otomatis dapat dilakukan oleh semua orang Sehingga seringkali keberadaanya tidak dikelola dengan perencanaan yang baik. Sehingga sering kali aktivitas sebuah perusahaan menjadi terhambat terkendala oleh masalah administrasi. Dari mulai perencanaan dan penjadwalan aktivitas yang tidak sesuai dan tidak tepat waktu, arsip yang berantakan dan klasifikasi dokumen tidak konsisten, penyelesaian pekerjaan yang tidak tepat waktu dan banyak lagi hal-hal buruk yang bersumber dari pengelolaan administrasi yang tidak optimal. Pada akhirnya itu semua akan membuat meningkatnya biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan. Semua perusahaan menginginkan segala sesuatu yang efektif dan efisien dalam proses penyelenggaraannya. Tetapi kenyataan yang terjadi tidaklah seperti yang diinginkan para pelaku dalam perusahaan. Dalam sebuah proses penyelenggaraan, apalagi untuk menciptakan sebuah kualitas kerja yang efektif dan efisien tidaklah semudah yang kita kira, tentu saja ada banyak kendala dan hambatan yang akan muncul. Oleh karena itu, saat ini ketika persaingan semakin ketat, pandangan yang menyederhanakan masalah administrasi tidak bisa lagi dianut. Bagian administrasi di perkantoran memegang peranan yang sama penting dibagian lainnya. Mereka harus dibekali dengan skill dan kemampuan yang cukup di bagiannya. Selain itu mereka harus pula mempunyai pandangan yang positif terhadap pekerjaan dan selalu berusaha untuk meningkatkan kinerjanya menjadi terus lebih baik. Sebuah kantor atau perusahaan, agar bisa berkembang secara sehat ke arah tujuan dan target yang telah ditentukan, semua karyawannya termasuk sekretaris pimpinan, manajer kantor dan pegawai administrasinya perlu mengetahui dan menyadari misi dan tujuan kantor yang menjadi tempat kerjanya. Untuk mencapai tujuan itu, pekerjaan perkantoran yang kelihatannya tidak berat tidak bisa diremehkan begitu saja, karena kegiatan perkantoran itulah yang mengatur dan mengawasi seluruh kegiatan kantor atau perusahaan. Semua pekerjaan harus dikerjakan dengan perencanaan yang matang dan sebuah perencanaan harus disusun berdasarkan kenyataan yang ada didepan mata yang digabung dengan kebijaksanaan yang sudah digariskan oleh pimpinan atau pihak yang berwenang, dengan satu tujuan supaya bisa mencapai target sebesar-besarnya sesuai dengan cita-cita kantor. Jika sebuah perencanaan kerja sudah selesai disusun, maka rencana kerja itu perlu dilaksanakan dengan cara seefisien mungkin. Dengan perkataan lain, prinsip efisiensi kerja perlu diterapkan pada pelaksanaan dari rencana kerja itu. Dengan cara kerja yang sistematis seperti itu, tujuan dan target kantor akan menjadi mudah untuk dicapai. Dengan demikian, perencanaan kerja harus disusun dengan efisiensi kerja yang memadai untuk mencapai tujuan dan target yang sudah ditentukan. Semua ini harus bisa terkontrol dengan pekerjaan kantor yang dilakukan sehari-hari. Sebuah ide bagus yang masih ada di dalam benak, tidak bisa langsung dijadikan sebagai sebuah rencana yang konkrit. Ide itu harus dijadikan dulu sebuah perencanaan kerja, setelah itu baru bisa dibuat menjadi sebuah rencana kerja yang konkrit. Perencanaan kerja sebelum dijadikan rencana kerja harus mendapat pengesahan lebih dulu dari pimpinan yang berwenang. Sesudah mendapat persetujuan, perencanaan kerja yang mengambil bentuk konkrit sebagai rencana kerja baru dapat dilaksanakan. 1.2 Rumusan Masalah a. Apa definisi efisiensi perkantoran? b. Apa saja asas-asas efisiensi dalam pekerjaan perkantoran? c. Bagaimana penerapan efisiensi dalam kantor? 1.3 Tujuan Penulisan a. Untuk mengetahui definisi efisiensi perkantoran. b. Untuk mengetahui asas-asas apa saja yang digunakan dalam efisiensi perkantoran. c. Untuk mengetahui bagaimana penerapan efisiensi dalam kantor. BAB II PEMBAHASAN 2.1 Pengertian Efisiensi Perkantoran Kebenaran pernyataan mengenai “kantor adalah orang-orang“, pada akhirnya di pandang dari sudut manapun pekerjaan kantor dilaksanakan oleh, dengan dan untuk orang-orang. Artinya manajemen perkantoran tidak mungkin dapat berjalan dengan baik apabila tidak didukung dengan sumber daya manusia yang juga baik. Kebenaraan fundamental tersebut bisa terlupakan oleh kita, akibat banyaknya perhatian yang kita berikan kepada komputer, alat-alat perkantoran otomatis, mesin-mesin, teori-teori baru mengenai manajemen perkantoran, analisa sistematis, dan dekorasi perkantoran. Begitu juga dengan efisiensi pekerjaan dan azas-azas yang terdapat didalamnya, hal ini juga sangat penting untuk pelaksanaan aktivitas perkantoran. Kata "Efisien" berasal dari bahasa latin efficere yang berarti menghasilkan, mengadakan, menjadikan. Efisiensi dapat dirumuskan menurut suatu pengertian tertentu yaitu memaksimumkan perbandingan antara hasil bersih yang nyata (imbangan akibat-akibat yang dikehendaki terhadap yang tidak dikehendaki) dengan pengorbanan yang diberikan. Pengertian efisiensi menurut Mulyamah (1987;3) yaitu: “Efisiensi merupakan suatu ukuran dalam membandingkan rencana penggunaan masukan dengan penggunaan yang direalisasikan atau perkataam lain penggunaan yang sebenarnya” Sedangkan pengertian efisiensi menurut SP.Hasibuan (1984;233-4) yang mengutip pernyataan H. Emerson adalah: “Efisiensi adalah perbandingan yang terbaik antara input (masukan) dan output (hasil antara keuntungan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan.” Menurut The Liang Gie, dalam bukunya yang berjudul Administrasi Perkantoran Modern. Bahwa pengertian efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Selanjutnya bilamana suatu kerja dianalisis, dapatlah dibedakan dalam 2 segi, yaitu intinya dan susunannya. Intinya ialah rangkaian aktivitas-aktifitasnya itu sendiri yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai, sedang yang dimaksud dengan susunannya ialah cara-caranya rangkaian aktivitas-aktivitas itu dilakukan. Jadi, setiap kerja tentu mencakup sesuatu cara tertentu dalam melakukan tiap-tiap aktivitas, apapun tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu. Dari beberapa pendapat para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa efisien tidaknya suatu kegiatan kerja dapat dilihat dari dua segi, yaitu segi usaha dan segi hasil.Dari segi usaha: suatu hasil dapat dicapai dengan usaha yang kecil atau sedikit.Dari segi hasil: dengan usaha tertentu memperoleh hasil yang banyak.Dengan demikian, sesuatu dapat dikatakan efisien bila terjadi dengan usahayang kecil diperoleh hasil yang banyak. Suatu tindakan dapat disebut efisien apabila mencapai hasil yang maksimum dengan usaha tertentu yang diberikan. Atau apabila mencapai suatu tingkat hasil tertentu dengan usaha terkecil yang mungkin diberikan. Efesiensi perkantoran adalah pelaksanaan pekerjaan kantor dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya. Di dalam kantor, seorang pegawai yang bekerja efesien pasti memiliki kecepatan kerja yang tinggi, atau kebalikannya, jika dia ingin menyelesaikan pekerjaannya dalam waktu singkat, dia harus bisa meningkatkan kecepatan kerjanya, berarti dia harus bekerja dengan efesien. Seorang pegawai yang bekerja tidak efesien, sudah pasti kecepatan kerjanya lamban, sehingga sering disebut orang menjadi malas. Asalkan punya motivasi, cara bekerja yang efisien dapat diterapkan oleh setiap pegawai untuk semua pekerjaan kantor baik yang besar maupun yang kecil. 2.2 Asas-asas Efisiensi dalam Pekerjaan Perkantoran Tatausaha sebagai suatu bidang kerja hendaknya direncanakan, dibina, dikendalikan, disempurnakan, atau pendeknya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata sebaik-baiknya akan menjadi kumpulan aktivitas yang tak karuan. Akibatnya mungkin kesimpang-siuran dalam penyediaan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam sesuatu organisasi, mungkin bukannya membantu berhasilnya pekerjaan-pekerjaan operatif, melainkan sebaliknya malah merintangi, mungkin pula menyebabkan lambatnya pelaksanaan unsur-unsur administrasi lainnya, tapi yang pasti ialah mengakibatkan penghamburan berbagi sumber kerja. Penataan terhadap tatausaha dan pelaksanaan bidang kerja itu sendiri harus selalu berkiblat pada efisiensi. Efisiensi perlu sekali dijadikan satu-satunya dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan kerja ketatausahaan. Misalnya dalam menulis surat hendaknya diutamakan pokok soalnya yang jelas daripada bahasanya dengan kata-kata puitis yang indah. Alat tulis yang dapat dipakai secara cepat dan lancar adalah lebih penting daripada vulpen emas 24 karat yang tintanya sering macet kalau dipakai dalam pelaksanaan tatausaha. Efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya. Perbandingan ini dapat dilihat dari 2 segi yaitu: 1) Segi Usaha : suatu kegiatan dapat dikatakan efisiensi kaau sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian “usaha” dapat dikembalikan pada 5 unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja, yakni: (1) Pikiran (2) Tenaga (3) Waktu (4) Ruang (5) Benda, termasuk uang Usaha biasa Usaha lebih kecil Hasil tertentu Usaha terkecil Usaha huruf C adalah yang efisien karena memberikan perbandingan yang terbaik dilihat dari sudut usaha, yaitu paling sedikit mengeluarkan 5 sumber kerja untuk mencapai hasil tertentu yang diharapkan. 2) Segi hasil : suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan sesuatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baim yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu. Hasil biasa Usaha tertentu Hasil lebih besar Hasil terbesar Hasil huruf C adalah yang efisien karena menunjukkan perbandingan yang terbaik ditinjau dari sudut hasil, yaitu memberikan hasil yang paling besar mengenai jumlah atau mutunya. Konsepsi tentang efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya itu dapat diterapkan dalam berbagai bidang, dari kehidupan pribadi yang bersifat perseorangan sampai lapangan pekerjaan yang luas. Apabila diterapkan dalam bidang kerja apapun, maka terdapatlah efisiensi kerja. Penelaahan dan aktivitas untuk mencapai efisiensi kerja telah lazim disebut work simplification (secara harafiah berarti penederhanaan kerja) dalam kepustakaan dunia Barat. Usaha mencapai efisiensi kerja atau work simplification didunia Barat itu berlandaskan ide pokok bahwa “selalu terdapat suatu cara yang lebih baik untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan”. Tokoh pelopornya antara lain seorang insinyur perindustrian Amerika bernama Allan H. Mogensen. Tokoh ini secara sederhana merumuskan pengertian work simplification sebagai “penggunaan akal sehatsecara teratur untuk menemukan cara-cara yang lebih mudah dan lebih baik dalam melaksanakan pekerjaan.” Dalam perkembangan selanjutnya work simplification diterapkan pula pada pelaksanaan pekerjaan tatausaha di kantor-kantor sehingga kini dikenal pula istilah “paperwork simplification” (secara harafiah berarti penyederhanaan pekerjaan kertas). Segenap usaha penyederhanaan dalam bidang tatausaha itu cukup kiranya dicakup dalam pengertian efisiensi perkantoran. Efisiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Selanjutnya bilamana sesuatau kerja dianalisis, dapatlah dibedakan dalam 2 segi, yaitu intinya dan susunannya. Intinya ialah rangkaian aktivitas-aktivitasnya itu sendiri yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai, sedang yang dimaksud dengan susunannya ialah cara-caranya rangkaian aktivitas-aktivitas itu dilakukan. Jadi, setiap kerja tentu mencakup sesuatu cara tertentu dalam melakukan tiap-tiap aktivitas, apapun tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu. Dengan tak mengabaikan factor-faktor lainnya yang ikut mempengaruh suatu kerja, maka perbandingan terbaik antara usaha dan hasilnya dalam kerja itu terutama ditentukan oleh caranya melakukan aktivitas yang bersangkutan. Jadi, efisiensi kerja pada umumnya merupakan perwujudan dari cara-cara kerja yang memungkinkan tercapainya perbandingan terbaik antara usaha dan hasil, yaitu cara-cara bekerja yang efisien. Sebagaimana telah disebut di muka pengertian “usaha” dalam konsepsi tentang efisiensi mencakup 5 unsur atau sumber kerja, yaitu pikiran (tenaga rohani), tenaga jasmani, waktu, ruang dan material (termasuk uang). Uang tidak dijadikan suatu unsur tersendiri karena pada dasarnya uang adalah suatu alat pengukur nilai dari benda-benda yang ada di dunia ini. Kalau dilihat uangnya itu sendiri terlepas dari fungsinya sebagai alat pengukur dan alat penukar, maka wujudnya adalah suatu benda juga berupa lembaran kertas atau kepingan logam. Namun, walaupun uang dimasukkan dalam unsur benda dari sesuatu usaha, uang itu tetap penting sebagai alat pengukur nilai setiap benda. Dalam memperbandingkan pemakaian sejumlah benda yang berlainan dalam berbagai usaha, maka penjabaran nilai benda-benda itu dalam jumlah harganya yang dicerminkan oleh mata uang merupakan suatu kelaziman dalam masyarakat modern dewasa ini. Jadi, dalam membandingkan mana diantara 2 usaha yang efisien dilihat dari segi penggunaan materialnya, maka penghitungan jumlah harganya masing-masing akan lebih memudahkan penilaian itu. Dan cara inilah yang kini lebih banyak dipakai terutama dalam rangka menentukan ada atau tidaknya penghematan. Dilihat dari segi usaha yang meliputi 5 unsur tersebut diatas maka dapatlah kini dirumuskan lebih konkrit bahwa sesuatu cara bekerja yang efisien ialah cara yang tanpa sedikitpun mengurangi hasil yang hendak dicapai merupakan: (1) Cara yang paling mudah (tidak sulit akibat memakai banyak pikiran) (2) Cara yang paling ringan (artinya tidak berat karena memerlukan banyak tenaga jasmani manusia) (3) Cara yang paling cepat (tidak lama dikarenakan memakan banyak waktu) (4) Cara yang paling dekat (tidak jauh jaraknya dan menghamburkan ruang kerja) (5) Cara yang paling murah (tidak mahal akibat terlampau boros penggunaan bendanya) Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan rangkaian cara-caranya biasanya dapat disimpulkan sesuat asas yang menjadi petunjuk dalam melakukan tindakan-tindakan. Demikian pula dalam bidang tatausaha; perlulah kiranya diindahkan asas-asas tertentu agar dapat tercapi perbandingan terbaik antara setiap kerja ketatausahaan dengan hasilnya. Asas-asas efisiensi bagi tatausaha itu ada 5, yaitu perencanaan, penyederhanaan, penghematan, penghapusan, dan penggabungan. Kesemua ini berturut-turut akan diuraikan lebih lanjut dibawah ini. 1. Asas Perencanaan Merencanakan berarti menggambarkan dimuka megenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai sesuatu tujuan. Perwujudan ini dalam bidang tatausaha dapat berupa pedoman-pedoman yang berikut: a) Pedoman tentang Maksud Warkat Setiap warkat yang diciptakan dan dipelihara harus mempunyai maksud yang jelas dan kegunaan yang nyata. Kegunaan yang mungkin ada ialah nilai-nilai warkat dalam bidang penerangan, hokum, administrasi, keilmuan/penelitian, pendidikan, dan sejarah/dokumentasi.bila tidak bisa dijawab untuk apa sesuatu warkat dibuat, maka warkat itu sesungguhnya tidak perlu diciptakan. b) Pedoman tentang Penetapan Prosedur Lalu lintas keterangan-keterangan yang merupakan berbagai prosedur ketatausahaan tidak boleh dibiarkan tumbuh sendiri, melainkan harus selalu direncanakan dan diatur dengan mempertimbangkan corak pekerjaan yang berjalinan dengan prosedur itu. Selanjutnya semua prosedur dalam sesuatu organisasi hendaknya dihimpun secara tertulis dalam buku pedoman (manual). c) Pedoman tentang Pengadaan Mesin Tatausaha Setiap mesin kantor hendaknya hanya dibeli dan dipergunakan berdasarkan prosedur ketatausahaan yang telah ditetapkan. Jadi, bukan mengadakan mesinnya dulu, barulah kemudian menyusun prosedur kerjanya disekitar atau mengikuti mesin itu. d) Pedoman tentang Perencanaan Formulir Macam-macam formulir untuk menghimpun, mencatat, menyampaikan, atau menyimpan berbagai keterangan hendaknya dirancang secara tepat mengenai bentuknya, macam, dan bahannya. Selanjutnya penciptaan formulir itu harus dikendalikan secara terpusat agar terhindar penyakit “formitis” (lahirnya formulir bar uterus-menerus sambil dipertahankannya formulir-formulir lama sehingga macamnya sangat banyak). Formulir baru pada dasarnya juga mengubah prosedur ketatausahaan yang telah berjalan. 2. Asas Penyederhanaan Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut: a) Pedoman tentang Tatacara Tatacara dari suatu kerja perkantoran hendaknya dipilih uang benar-benar menghemat sumber-sumber kerja, yaitu cara-cara yang termudah (menghemat pikiran), yang teringan (menghemat gerak dan tenaga), yang tercepat (mengemat waktu), yang terdekat (menghemat jarak/ruang kerja), dan yang termurah (menghemat benda). b) Pedoman tentang Perlengkapan Tatausaha Segenap perlengkapan tatausaha dari material sampai mesin dan perabot kantor sejauh mungkin hendaknya diusahakan standardisasi untuk memudahkan pengadaan, pengurusan, dan perwatannya. c) Pedoman tentang Pengorganisasian Tatausaha Berbagai kerja perkantoran yang bersifat umum sebaiknya dipersatukan dan dipusatkan pada suatu kegiatan tatausah yang melayani semua satuan operatif, misalnya pekerjaan penyambungan telepon, pekerjaan stensil, dan rancangan formulir. Selanjutnya kerja-kerja perkantoran lainnya yang agak khusus dapat tetap dilakukan dalam masing-masing satuan operatif yang bersangkutan, misalnya mencatat keterangan-keterangan yang berhubungan dengan suatu pekerjaan induk atau menyusun laporan dari suatu tugas. 3. Asas Penghematan Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebih-lebihan sehingga biay pekerjaan yang bersangkutan menjadi mahal. Asas ini dapat dilaksanakan dalam pedoman-pedoman yang berikut: a) Pedoman tentang Perhitungan Biaya dan Kemanfaatan Dalam menetapkan suatu prosedur ketatausahaan atau merancang sebuah formulir, hendaknya selalu diperhitungkan besarnya biaya yang akan dikeluarkan dan kemanfaatan yang mungkin diterima. Biaya tatausaha harus sepadan dengan kegunaannya. Misalnya apabila dengan sehelai kertas bias dapat dicatat keterangan yang sama mudahnya atau manfaatnya seperti memakai suatu formulir, maka formulir tercetak yang jelas biayanya lebih mahal itu tidak perlu dibuat. b) Pedoman tentang Perhitungan Kebutuhan Warkat Dalam memperbanyak warkat (berbagai manual dan naskah-naskah lainnya yang tebal) hendaknya senantiasa dihitung secara cermat jumlah kebutuhannya agar tidak berkelebihan sehingga menghamburkan material atau warkat itu bertahun-tahun tertumpuk di kantor karena tidak habis. c) Pedoman tentang Mekanisasi Tatausaha Pemakaian mesin-mesin tatausaha hendaknya dilakukan setelah mempertimbangkan prosedur ketatausahaan yang ditetapkan dan faktor biaya. Harga sesuatu mesin baru perlu diperbandingkan dengan kemungkinan jasa yang dapat diberikannya dan harga mesin lain yang sejenis. Yang harus diutamakan ialah kemanfaatan riil sesuatu mesin dan kewaspadaan terhadap penghematan semu (mesin yang tampaknya lebih murah tapi mutunya rendah sekali). 4. Asas Penghapusan Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan asas ini dapat diwujudkan dalam pedoman-pedoman yang berikut: a) Pedoman tentang Peniadaan Gerak-gerak dalam Pekerjaan Dalam pelaksanaan kerja perkantoran dilakukan gerak-gerak tangan atau bagian tubuh lainnya oleh para pegawai. Gerak-gerak yang berlebih-lebihan atau langkah-langkah pekerjaaan yang mengeluarkan tenaga jasmani tetapi sesungguhnya kurang perlu hendaknya ditiadakan. Misalnya saja tanda kurung pada nama penandatanganan surat atau garis bawah pada nama kota dari alamat surat disampul sesungguhnya dapat dihapuskan tanpa mengurangi maksud surat itu. Prof. Ralph Barnes (Motion and Time Study, 1958) menaksir bahwa 25% - 50% pekerjaan jasmani di took, kantor, pabrik, dan rumah adalah tidak perlu; pkerjaan termaksud dapat dilakukan dengan cara yang mengeluarkan tenaga yang lebih kecil tetapi memberikan hasil yang sama. b) Pedoman tentang Penghapusan Tembusan-Tembusan atau Warkat-warkat Lainnya Dalam pelaksanaan tatausaha tembusan-tembusan surat kepada instansi-instansi yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan dengan persoalan yang bersangkutan hendaknya ditiadakan. Demikian pula, penyalinan atau penyetensilan sesuatu warkat sebaiknya tidak dilakukan apabila dokumen itu dapat dipakai secara bergilir. 5. Asas Penggabungan Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam 1 langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman-pedoman pelaksanaan asas ini adalah sebagi berikut: a) Pedoman tentang Kerja Sekali Jalan Kekembaran kerja dalam tatausaha hendaknya dihindarkan dengan jalan sebanyak mungkin menggabungkan pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan yang sejenis. Misalnya dalam pembuatan macam-macam formulir penstensilan sekaligus 2 model atau lebih pada sehelai sit akan menghemat tenaga dan waktu. b) Pedoman tentang Pemakaian Alat-alat Serbaguna Dalam pengadaan perbekalan tatausaha hendaknya dibeli alat-alat kerja yang serbaguna atau setidak-tidaknya yang merupakan penggabungan antara 2 satuan yang lebih sederhana. Ini misalnya ialah plot merah-biru, karet penghapus kombinasi, atau mesin hitung yang dapat dipakai untuk macam-macam cara berhitung. Demikianlah 5 asas efisiensi sebagi dalil umum berikut serangkaian pedoman yang merupakan perumusan secara garis besar guna menerapkan asas-asas itu dalam bidang tatausaha yang harus diperhatikan oleh para manajer kantor. Selanjutnya pedoman-pedoman tentang efisiensi tatausaha itu akan terwujud secara nyata dalam suatu rangkaian “pelaksanaan” yang hendaknya betul-betul dijalankan oleh setiap pegawai tatausaha. 2.3 Penerapan Efisiensi dalam Kantor Berdasarkan asas dan pedoman-pedoman efisiensi tatausaha sebagaimana telah diuraikan dalam paragraf 1 dimuka, dapatlah kini diperinci lebih lanjut cara-cara bekerja yang efisien dibidang tatausaha yang perlu dilaksanakan dalam setiap kantor modern. Sejalan dengan adanya 5 unsur usaha atau sumber kerja, maka pelaksanaan efisiensi pada macam-macam kerja ketatausahaan ini digolong-golongkan menurut penggunaan masing-masing sumber kerja itu: a. Pikiran – untuk mencapai cara yang termudah b. Tenaga – untuk mencapai cara yang teringan c. Waktu – untuk mencapai cara yang tercepat d. Ruang – untuk mencapai cara yang terdekat e. Benda – untuk mencapai cara yang termurah A. Pemakaian Pikiran 1. Pekerjaan mental yang memakai banyak pikiran sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan semi mental atau pekerjaan yang semata-mata dapat diselesaikan dengan tenaga jasmani saja. Contoh: Untuk pekerjaan-pekerjaan menghitung yang berulang kembali seperti misalnya upah buruh harian atau harga pembelian bahan bangunan hendaknya disiapkan tabel-tabel jumlah atau perkalian sehingga tinggal membacanya dan tidak usah setiap kali menghitung. Ini akan menghemat pikiran dan mengurangi kemungkinan membuat kesalahan disampingnya pekerjaan dapat diselesaikan dengan lebih cepat. 2. Pekerjaan yang terdiri dari banyak kegiatan visual hendaknya memakai sarana yang memudahkan pembacaan atau penangkapan mata itu. Contoh: Dalam menulis bilangan-bilangan hendaknya dinyatakan dengan angka-angka dan bukan huruf sehingga lebih mudah ditangkap oleh mata. Dalam menyalin naskah dengan mesin tik, hendaknya diletakkan mistar di bawah garis-garis kalimat sehingga memudahkan pembacaan dan tidak kehilangan jejak pada naskah itu. 3. Pada pekerjaan yang tersusun atas beberapa langkah dan cukup ruwet sedapat-dapatnya langkah-langkah permulaannya disiapkan atau diselesaikan lebih dulu untuk memudahkan penyelesaian seluruh pekerjaan tersebut. Contoh: Dalam mendaftar suatu rangkaian keterangan yang diberi nomor urut, dapatlah nomor urut itu ditulis dulu semuanya sampai selesai sehingga tidak ada nomor yang ketinggalan. Dalam membuat suatu formulir pada sit stensil, kolom-kolom mendatar dan tegak dari formulir itu dapat digaris lebih dulu dengan mistar diatas meja sebelum sit dipasang pada mesin tik untuk dibubuhi kata-katanya. Demikian pula label-label mengenai berbagai keterangan dapat disiapkan lebih dulu sehingga kelak tinggal menempelkan secara gampang. 4. Pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai sifat-sifat yang berlain-lainan atau yang memerlukan pengerjaan yang berbeda-beda hendaknya digolong-golongkan secara jelas. Bila pekerjaan-pekerjaan ini akan diajukan kepada atasan hendaknya diajukan secara terpisah-pisah sehingga mempermudah penyelesaiannya. Contoh: Surat-surat yang akan diajukan kepada pimpinan instansi perlu dipisahkan dalam beberapa berkas yang ditandai misalnya, “untuk dibaca” (berisi umpamanya surat-surat tembusan yang hanya perlu diketahui oleh pimpinan), “untuk dijawab”, “memerlukan tindakan-tindakan” atau “surat-surat untuk ditandatangani”. Selanjutnya bila perlu sesuai dengan pentingnya, surat-surat dapat diajukan dalam 2 macam berkas, misalnya berkas warna biru untuk surat-surat biasa dan berkas warna merah untuk surat-surat yang harus segera mendapat perhatian dari pimpinan. 5. Tingkat urgensi dalam penyelesaian suatu pekerjaan hendaknya tidak terlampau banyak sehingga hilang artinya atau sukar membedakannya satu sama lain maupun melaksanakannya. Contoh: Surat-surat hendaknya tidak dibedakan dalam 3 urgensi (misalnya penting, segera, dan amat segera) melainkan sebanyak-banyaknya 2 tingkat saja yaitu cepat dan kilat. Dalam administrasi Negara yang baik dan tertib, sesungguhnya semua surat harus diselesaikan secepatnya sehingga untuk tingkat yang lebih cepat cukup 1 saja, yaitu segera yang berarti surat itu harus diselesaikan seketika.S 6. Segenap langkah-langkah pekerjaan yang merupakan suatu prosedur hendaknya diatur sehingga merupakan suatu rangkaian yang lancer dan mengikuti aliran pekerjaan menurut urut-urutan yang tepat. 7. Untuk setiap benda hendaknya disediakan tempat penyimpanan tertentu dan benda itu harus senantiasa berada ditempatnya apabila tidak sedang dipakai. Contoh: Untuk menyimpan bermacam-macam berkas atau material tatausaha hendaknya disediakan lemari-lemari tertentu yang pada pintu sebelah luarnya diberi tulisan-tulisan seperlunya mengenai isinya. Berkas-berkas dan benda-benda itu hendaknya disusun secara teratur dan ditaruh dengan tertib. Ini akan mengurangi kemungkinan mencari-cari atau memilih-milih yang membuang banyak tenaga dan waktu serta kadang-kadang menimbulkan kejengkelan. Kalau tempat penyimpanannya sudah tetap dan pegawai sudah biasa , setiap berkas atau material yang diperlukan dapat diambil dengan mudah dan cepat. 8. Setiap tempat penyimpanan hendaknya diberi tanda pengenal seperlunya atau catatan-catatan keterangan mengenai isinya. B. Pemakaian Tenaga 9. Gerak-gerak tangan atau tubuh lainnya yang berlebih-lebihan dalam melaksanakan sesuatu pekerjaan jasmani hendaknya dihindarkan. 10. Pekerjaan jasmani sedapat-dapatnya diubah menjadi pekerjaan otomatis atau dilaksanakan dengan bantuan sarana mekanis. Contoh: Dalam membubuhkan keterangan tertentu pada warkat-warkat, hendaknya diubah dari tulisan tangan menjadi pembubuhan dengan stempel. Dalam menggandakan warkat hendaknya diusahakan dengan mesin listrik yang dapat memutar sendiri secara otomatis. 11. Bagi setiap pekerjaan sedapat-dapatnya diusahakan agar dilakukan dengan kedua tangan secara berbarengan dengan arah yang berlawanan dan setangkup. Contoh: Dalam menghimpun lembaran-lembaran stensil hendaknya lembaran itu tidak dijejerkan secara memanjang di atas meja, melainkan disusun dalam bentuk ½ lingkaran dimuka pegawai dan kemudian setiap kali diambil berbarengan dengan tangan kanan maupun kiri dari sebelah luar terus kearah tengah sehingga kedua tangan bertemu. 12. Pada pekerjaan yang memakai jari-jari tangan, beban kerja hendaknya dibagi secara tepat diantara masing-masing jari itu sesuai dengan kekuatannya. Contoh: Mengetik dengan 10 jari membagi beban kerja secara lebi merata diantara jari-jari tangan. 13. Benda dan alat kerja yang setiap saat dipakai hendaknya ditaruh dalam lingkungan bidang kerja yang dapat dicapai oleh tangan dengan tidak usah menggerakan badan. Contoh: Potlot, jepitan kertas, dan benda-benda lainnya yang sering dipaki hendaknya ditaruh dalam kotak kecil di atas meja untuk memudahkan pemakaiannya. Demikian pula karet penghapus dapat diikat dengan seutas tali yang ujung satunya ditambatkan pada mesin tik sehingga setiap kali diperlukan tidak usah mencari kemana-mana. Pesawat telepon hendaknya ditaruh di atas meja dalam batas jarak yang dapat diraih oleh tangan pejabat yang bersangkutan dengan tidak usah berdiri atau memutarkan tubuhnya. 14. Sesuatu langkah pekerjaan yang sama hendaknya tidak dilakukan berulang-ulang dalam suatu kebulatan kerja, 1 kali saja sudah cukup. Contoh: Dalam menandatangani surat yang mempunyai beberapa tembusan hendaknya dilakukan dengan karbonnya masih melekat pada surat itu sehingga cukup dengan 1 kali tanda tangan saja memakai pena bolpen dapat tembus beberapa rangkap. 15. Pekerjaan-pekerjaan yang sejenis sedapat-dapatnya diusahakan pelaksanakannya sekali jalan atau digabungkan penyelesaiannya dalam satu proses. Contoh: Formulir-formulir stensilan yang jumlah pemakaiannya kira-kira sama hendaknya diketik pada satu sit sehingga sekali putar dapat diperoleh 2 macam formulir atau lebih. 16. Setiap kegiatan jasmani hendaknya selalu produktif, yaitu memberikan hasil tertentu dan tidak ada tenaga yang terbuang sia-sia. Contoh: Bila seorang pejabat ingin menemui pejabat lain sebaiknya menelepon lebih dahulu tentang ada tidaknya sehingga tidak membuang tenaga dan waktu secara sia-sia karena pejabat yang akan ditemui itu sedang pergi. 17. Tangan kiri hendaknya tidak dijadikan semacam alat pemegang dalam proses pekerjaan atau berdiam diri menunggu saja. C. Pemakaian Waktu 18. Hari, bulan dan tahun hendaknya direncanakan pemakaiannya dengan sebaik-baiknya sehingga tidak ada pekerjaan yang tertunda, terlambat, atau terbengkalai. 19. Waktu kerja hendaknya selalu produktif, yaitu tidak ada waktu yang hampir tanpa memberikan suatu hasil kerja betapa pun kecilnya. Contoh: Setiap pejabat hendaknya menyusun acara dan jadwal kerja untuk setiap hari, setiap minggu, atau setiap bulan ataupun jangka waktu yang lebih panjang. Umpamanya merencanakan setiap pagi pada satu jam yang pertama setelah tiba di kantor mempelajari persoalan-persoalan/urusan-urusan yang sulit, 1 jam yang terakhir menandatangani surat-surat, minggu pertama dari setiap bulan menyusun laporan, akhir bulan mengadakan pemeriksaan atau melakukan perhitungan. Dengan demikian, waktu kerja dipakai dengan sebaik-baiknya. D. Pemakaian Ruang 20. Lalulintas warkat dalam kantor hendaknya diusahakan menempuh jarak yang terpendek dengan menghapuskan perjalanan yang tak perlu atau mengubah letak perabotan kantor sesuai dengan urutan-urutan penyelesian warkat itu. 21. Alat-alat perlengkapan kantor hendaknya ditaruh dekat pegawai-pegawai yang paling sering mempergunakannya untuk mengurangi jarak mondar-mandir yang banyak. Contoh: Lemari, mesin tik, dan peralatan lainnya hendaknya diletakkan terdekat dengan pegawai yang paling banyak memakainya untuk memelihara jarak yang paling pendek. 22. Benda-benda yang tidak diperlukan lagi hendaknya tidak disimpan terus melainkan langsung dibuang ke dalam keranjang sampah sehingga tidak memakan tempat. Contoh: Sit-sit stensil yang sudah tak terpakai lagi, undangan-undangan pertemuan yang sudah lewat, mem0-memo yang telah diselesaikan serta benda-benda lainnya seperti umpamanya botol tinta kosong, bekas pita mesin tik, dan sisa potongan potlot yang tidak terpakai lagi hendaknya tidak disimpan terus dalam laci-laci meja kerja, melainkan terus disingkirkan. E. Pemakaian Benda (termasuk uang) 23. Material dan peralatan tatausaha yang dibeli sedapat-dapatnya yang bercorak serbaguna sehingga dapat dipaka untuk berbagai keperluan. Titik berat hendaknya ditekankan pada faktor fungsionil (yaitu kemanfaatan riil yang dapat diberikan oleh perbekalan itu) dan bukan faktor prestise. Contoh: Material tatausaha yang sedikit banyak dapat dipakai untuk berbagai keperluan misalnya ialah potlot merah-biru, potlot yang ujung belakangnya diberi karet penghapus, pita mesin tik 2 warna, sedang alat serbaguna misalnya ialah mesin hitung yang lengkap untuk segala macam perhitungan atau lemari serbaguna. Material dan peralatan ini sesuai dengan kebutuhan hendaknya dimiliki untuk melancarkan pekerjaan-pekerjaan. 24. Pembelian barang perbekalan tatausaha yang habis pakai hendaknya dilakukan sekaligus dalam jumlah dan ukuran yang besar. Misalnya membeli kertas berukuran plano(65 x 100cm) atau bahkan rol-rolan dan membeli tinta dalam takaran literan atau lusinan botol-botol kecil yang apabila dihitung harganya menjadi lebih mahal. 25. Bagi beberapa material tatausaha tertentu bila mungkin dibeli saja bahan mentahnya untuk kemudian diolah sendiri. Misalnya bahan perekat Kristal yang dapat dimasak sendiri sehingga tidak perlu membeli lim yang sudah jadi dalam botolan kecil-kecil. Ini juga akan menghemat biaya yang sama seperti semula memperoleh barang yang lebih banyak. 26. Untuk setiap barang perbekalan tatausaha yang banyak pemakaiannya hendaknya dibuatkan spesifikasinya sehingga tidak akan terjadi salah beli, terutama membeli dalam mutu yang lebih rendah. Misalnya dalam membeli kertas karbon hendaknya ditetapkan warnanya, ukurannya, tebalnya, dan merek pabriknya yang terkenal bermutu tinggi (tahan lama dipakai) dengan harga yang lebih banyak. 27. Dalam pembelian barang-barang tatausaha hendaknya waspada agar tidak terperangkap dalam penghematan semu. Misalnya membeli alat tulis yang harganya memang murah, tapi kegunaan atau daya tahan alat itu sangat rendah sehingga tak seimbang dengan berturunnya harganya dibandingkan dengan alat tulis merek lain yang harganya lebih tinggi. Dalam hal ini akan terjadi bahwa alat tulis tersebut sebentar-bentar harus diganti sehingga akhirnya jumlah pembiayaan dengan alat itu menjadi mahal juga. Lebih tepat membeli alat yang harganya lebih tinggi secukupnya tapi mutunya tinggi dan kegunaannya terjamin lama. 28. Setiap pemakaian material tatausaha hendaknya dapat diperhitungkan banyaknya dan dipertanggungjawabkan pentingnya. Misalnya dalam menstensil peraturan hendaknya dapat dihitung dimuka mengenai banyaknya rim kertas yang betul-betul diperlukan. Jadi, tidak boleh kira-kira perlu sekian banyak. Perhitungan yang cermat dan pertanggungjawaban yang ketat akan mendorong pegawai untuk memakainya secara hati-hati dan tidak boros. 29. Pembuatan warkat-warkat hendaknya dilakukan dalam jumlah ynag sungguh-sungguh diperlukan sehingga tidak menghamburkan material. Misalnya dengan jalan: a. Tidak membuat warkat misalnya tembusan surat dalam rangkap yang lebih daripada jumlah yang diperlukan berdasarkan perkiraan bahwa kelak mungkin dibutuhkan. b. Tidak mengirim tembusan kepada instansi yang kurang perlu atau tidak langsung bersangkutan dengan persoalan yang dikerjakan. c. Tidak menggandakan sesuatu warkat apabila itu bisa dipakai secara berantai. Umpamanya tidak setiap peraturan perlu ditensil dan dibagi-bagikan kepada semua pegawai. Bagi petugas atau bagian yang kelak mungkin memerlukan suatu peraturan, dapatlah kiranya meminjam dari bagian arsip atau dokumentasi. 30. Dalam pelaksanaan sesuatu kerja perkantoran hendaknya tidak dipergunakan material yang berlebih-lebihan atau yang bersifat mewah, melainkan secukupnya saja dalam kuantitas maupun kualitas sepanjang pekerjaan tersebut telah dapat diselesaikan secara baik. Misalnya dalam membuat formulir dengan sit stensil, tak perlu seluruh sit dipakai melainkan bila mungkin berukuran ½ atau ¼ ukuran lembaran itu. Dalam mencetak kartu undangan instansi pemerintah rasanya belum waktunya memakai tinta emas dan lembaran mengkilat yang harganya jauh lebih mahal dalam keadaan keuangan Negara belum berlimpah-limpah dan bahkan banyak hutang di luar negeri. 31. Dalam pembuatan formulir yang dipakai pada berbagai bagian dan seksi henadaknya dipusatkan dan dikendalikan oleh kantor pusat. Dengan demikian, masing-masing bagian/seksi tidak perlu membuat sendiri-sendiri yang biasanya mengakibatkan kekembaran kerja dan pemboosan material. 32. Bila perlu dan tidak menimbulkan beban kerja banyak, benda-benda sisa hendaknya dimanfaatkan kembali atau dipakai untuk keperluan-keperluan lainnya. Misalnya potongan-potongan kertas dapat dijadikan notes, sisa-sisa kertas stensilan dibuat menjadi amplop. 33. Bagi mesin kantor dan peralatan tatausaha lainnya hendaknya disusun jadwal perawatan yang teratur agar alat-alat itu dapat dipakai secara lancer dan mencapai umur teknis yang terlama. Misalnya mesin tik, mesin stensil dengan pencatatan yang cermat hendaknya diserviskan setiap jangka waktu tertentu (misalnya setiap bulan bila pemakaiannya tiap harinya ternyata penuh). Demikian pula misalnya setiap tutup kantor, alat penutup mesin-mesin itu hendaknya dipasangkan oleh pegawai yang memakainya. Pembelian mesin-mesin kantor yang terlampau sering karena cepatnya rusak mesin-mesin telah dimiliki berarti penghamburan biaya inventaris yang sesungguhnya dapat dicegah. 34. Pemakaian telepon interlokal atau pengiriman telegram harus dikontrol dengan ketat. Misalnya saja telegram yang disusun dengan cermat sehingga memakai kata-kata yang sedikit mungkin tanpa mengurangi kejelasannya dapat menghemat biaya yang banyak juga bila pengiriman volume itu cukup besar. Kebiasaan atau kegemaran untuk sedikit-sedikit main interlokal padahal urusannya cukup diselesaikan dengan surat harus pula dikikis agar tercapai penghematan dalam biaya tatahubungan. 35. Pengeluaran biaya tatahubungan juga tidak sia-sia apabila pesawat-pesawat telepon selalu dalam keadaan baik. Pesawat yang rusak hendaknya seketika diusahakan perbaikannya sehingga meniadakan kejengkelan pada pihak sendiri maupun pihak lain yang melakukan hubungan telepon di sampingnya tidak sia-sia membayar biaya langganan untuk pesawat telepon yang tidak pernah dipergunakan karena rusak. Demikianlah pelaksanaan sejumlah cara-cara bekerja efisien dalam bidang tatausaha yang akan menghemat pikiran, tenaga, waktu, ruang, dan benda. Sampai betapa besar jasa tatausaha dalam sesuatu organisasi atau bagi suksesnya pekerjaan-pekerjaan operatif, hal itu terutama ditentukan oleh efisiensi kerjanya. 2.4 Tujuan dan manfaat efesiensi dalam bekerja • Tujuan Efisiensi dalam Bekerja Seberapa besar beban kerja relatif dari seorang pegawai/karyawan, unit kerja dan organisasi/perusahaan dapat menjadi dasar rekomendasi untuk: a. Menentukan Jumlah Kebutuhan Pegawai/Karyawan (SDM): sebagai dasar untuk menambah atau mengurangi jumlah pegawai/karyawan pada suatu jabatan atau unit kerja. b. Menyempurnakan (Redesign) Tugas Jabatan: menambah atau mengurangi tugas atau aktivitas-aktivitas dari suatu jabatan sehingga mencapai rentang beban kerja standar (optimum). c. Menyempurnakan (Redesign) Struktur Organisasi: menggabung 2 jabatan atau lebih menjadi 1 jabatan; memisahkan (spliting) 1 jabatan menjadi 2 atau lebih jabatan; atau menciptakan suatu jabatan baru. d. Menyempurnakan (Redesign) Standard Operating Procedure (SOP): menyempurnakan SOP karena adanya redesign tugas/aktivitas jabatan dan/atau penyempurnaan struktur organisasi. e. Menentukan Standar Waktu (Standard Time) Tugas dan Aktivitas: diperoleh standar waktu dari setiap tugas dan aktivitas sesuai standar normal di organisasi/perusahaan kita sendiri. f. Menentukan Kebutuhan Pelatihan (Training Needs) Pegawai/Karyawan: yang diidentifikasi dari Waktu Normal (Normal Time) individu pegawai/karyawan yang lebih besar (lama) dibandingkan Waktu Standar (Standard Time) pada suatu tugas/aktivitas tertentu. Dengan mengimplementasikan kegunaan hasil analisis beban kerja maka diharapkan organisasi/perusahaan akan dapat memperoleh tingkat efisiensi yang lebih baik/tinggi dari para pegawai/karyawan, yang pada gilirannya diharapkan akan mampu meningkatkan tingkat produktivitas organisasi/perusahaan. • Manfaat Efisiensi Manfaat efisiensi dapat diartikan sebagai dicapainya cara kerja yang hemat, tidak terjadi pemborosan, dan menunjukkan keadaan menguntungkan, baik dilihat dari segi waktu, tenaga maupun biaya. Ini dapat dicapai karena dalam kerja sama mengikat pihak-pihak yang bekerja sama untuk mentaati segala kesepakatan, serta terjadi spesialisasi tugas dan tanggung jawab sesuai dengan kemampuan yang dimiliki masing-masing. Contoh: Ada dua perusahaan atau dua wirausaha yang bekerja sama (mis. A dan B). Perusahaan atau wirausaha A memiliki kelebihan dalam modal berupa teknologi dan sarana produksi, namun tidak memiliki tenaga kerja yang cukup. Sedangkan, perusahaan atau wirausaha B memiliki tenaga kerja, namun kurang memiliki sarana produksi (modal) yang cukup. Oleh karena itu, dengan menggabungkan dua kelebihan dari perusahaan A dan B tersebut akan dapat dicapai penghematan tenaga maupun sarana produksi yang merupakan kekurangan atau kelemahan yang dimiliki kedua perusahaan. Tanpa kerja sama, maka perusahaan A tidak dapat mengoptimalkan modalnya karena tidak ada tenaga kerja yang mengoperasikannya dan perusahaan B tidak dapat mempekerjakan tenaga kerjanya karena tidak adanya modal dan sarana produksi. BAB III PENUTUP 3.1 Kesimpulan Efesiensi perkantoran adalah pelaksanaan pekerjaan kantor dengan cara-cara tertentu tanpa mengurangi tujuan yang dikerjakan dengan cara paling mudah mengerjakannya, paling murah biayanya, paling sedikit tenaganya, paling ringan bebannya dan paling singkat waktunya. Efesiensi mempunyai beberapa asas yaitu : perencanaan, penyederhanaan, penghematan, penghapusan, dan penggabungan. Efesiensi dalam ruang lingkup perkantoran sangat bermanfaat karena efesiensi merupakan patokan dan tata kinerja para subjek yang bekerja di dalamnya dan analisis beban kerja didalamnya sehingga akan mampu meningkatkan tingkat produktivitas perusahaan 3.2 Saran DAFTAR PUSTAKA Akhadiah, Sabarti, Maidar G. Arsjad, Sakura H. Ridwan. 1992. Pembinaan Kemampuan Menulis Bahasa Indonesia. Jakarta: Erlangga. Atmazaki. 2006. Kiat-kiat Mengarang dan Menyunting. Padang: Citra Budaya. Hamalik, Oemar. 2008. Proses Belajar Mengajar. Cet. Kedelapan. Jakarta: Bumi Aksara. Johnson, Elaine B. 2006. Contextual Teaching and Learning: Menjadikan Kegiatan Belajar Mengajar Mengasyikkan dan Bermakna. Penerjemah Ibnu Setiawan. Bandung: Mizan. Nurhadi, Burhan yasin, dan Agus Gerrad Senduk. 2004. Pembelajaran Kontekstual dan Penerapannya dalam KBK. Malang: UNM Rusyana, Yus. 1994. Bahasa dan Sastra dalam Gamitan Pendidikan. Bandung: Diponegoro. Safari. 2008. Penulisan Butir Soal Berdasarkan Kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan (KTSP). Jakarta: Asosiasi Pengawas Sekolah Indonesia. Sagala, Syaiful. 2003. Konsep dan Makna Pembelajaran. Bandung: Alfabeta. Sanjaya, Wina. 2006. Strategi Pembelajaran Berorientasi Standar Proses Pendidikan. Jakarta: Kecana Perdana Media Group. Semi, Atar. 1990. Menulis Efektif. Padang: Angkasa Raya. Sugono, Dendy. 2004. Berbahasa Indonesia dengan Benar. Cet. Kedelapan. Jakarta: Puspa Swara. Syafi’ie, Imam. 1998. Retorika dalam Menulis. Jakarta: Dirjen Dikti P2LPTK. Uno, Hamzah B. 2008. Model Pembelajaran: Menciptakan Proses Belajar Mengajar yang Kreatif dan Efektif. Cet. Kedua. Jakarta: Bumi Aksara