Penyusutan Arsip
Penyusutan
arsip (records disposal) merupakan
kegiatan ketiga dari keseluruhan proses kegiatan kearsipan. Kegiatan ini
merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta. Selama organisasi
melaksanakan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Arsip
tercipta seirama dengan adanya kegiatan dalam rangka pelaksanaan fungsi
organisasi. Sehingga setiap saat arsip akan meningkat jumlahnya. Peningkatan
jumlah arsip akan menimbulkan maslaah jika tidak diimbnagi dengan kebijakan
pengurangan arsip.
Problema yang dihadapi bukan saja menyangkut ruangan
penyimpanan, tetapi juga menimbulkan pemborosan dalam berbagai bidang khususnya
unuk pembiayaan penggunaan peralatan, penyediaan tenaga, serta untuk memelihara
dan perawatan arsip. Penemuan kembali juga akan mengalami kesulitan apabila
program penyusutan tidak dilakukan. Arsip yang masih diperlukan bercampur aduk
dengan arsip yang seharusnya sudah dapat disingkirkan. Ini berarti efesiensi
dan penghematan tidak tercapai.
Secara
keseluruhan tujuan penyusutan arsip adalah:
1. Mendapatkan
penghematan dan efesiensi.
2. Pendayagunaan
arsip dinami (aktif dan inaktif)
3. Memudahkan
pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai
tinggi.
4. Penyelamatan
bahan bukti kegiatan organisai.
Penyusutan itu
sendiri berarti pengurangan arsip dengan cara :
1. Memindahkan
arsip inaktif dari unit kerja ke unit ke arsipan atau dari file aktif ke file
yang inaktif.
2. Memusnahkan
arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan peraturan yang berlaku.
3. Menyerahkan
arsip statis kepada arsip nasional RI.
Dengan adanya
program penyusutan arsip memungkinkan setiap organisasi menyingkirkan semua
arsip yang tidak layak untuk dipelihara. Sekali organisasi telah membersihkan
arsip yang tidak berguna, akan lebih mudah mengorganisir yang tertinggal.
Program
penyusutan arsip belandaskan pada suatu
pemikiran bahwa sebagian besar arsip yang tercipta perlu tersimpan. Jika
ditinjau dari kegunaannya, arsip dapat digolongkan menjadi dua tipe, yaitu
arsip sementara dan arsip permanen.
Arsip sementara
adalah arsip yang akan dimusnahkan jika kegunaannya bagi manahemen telah
selesai. Jangka waktu penyimpanan (retensi) dapat hanya dalam beberapa hari
saja, beberapa bulan hingga beberapa tahun waktu yang lebih lama, misalnya 10
tahun, 20 tahun bahkan dapat lebih.
Adapun arsip
permanen adalah arsip yang harus dipertahankan kelangsungan hidupnya setelah
kegunaannya bagi manajemen selesai. Persentase arsip permanen pada umumnya
tidak lebih dari 10% bahkan di Amerika Serikat arsip permanen tidak lebih adri
5%.
Kegiatan
penyusutan dilakukan baik dilingkungan central
file maupun dipusat arsip. Di central
file penyusutan dilakukan untuk memindahkan arsip inaktid ke pusat arsip
(unit kearsipan) dan pemusnahan arsip yang tidak layak untuk dipindahkan. Atau
bagi organisasi kecil dengan penerapan system penyimpanan sentralisasi
penyusutan dilakukan untuk memindahkan arsip dari file aktid ke file inaktif.
Pada dasarnya
penyusutan dilakukan sejak pelaksanaan pemberkasan. Pada saat tersebut
sekaligus dilakukan penyortiran untuk mendapatkan arsip yang tidak layak
disimpan.
Sumber :
Sitorus, Jhon Miduk. Pendidikan Administrasi Perkantoran .
Jakarta. 2014
Martono Boedi. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. 1994 Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.
0 Response to "Penyusutan Arsip"
Posting Komentar
Termimakasih buat partisipasinya ya :)