Istilah - Istilah Dalam Kearsipan
1. Arsip Dinamis
Arsip dimanis merupakan
arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan
secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dari
kegunaannya dapat dibedakan atas :
a) Arsip
aktif
Arsip aktif merupakan arsip yang
secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit
pengolah.
b) Arsip
inaktif
Arsip inaktif merupakan arsip yang
tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam
penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
2. Arsip Statis
Arsip statis merupakan
arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk
menyelenggarakan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di arsip
nasional republic Indonesia ata di arsip nasiaonal daerah.
3. File
File dapat disamakan
dengan pengertian “berkas” dan “bendel” yang merupakan satu kesatuan arsip
tentang maslaah tertentu dan disimpan berdasarkan pola klasifikasi.
4. Indeks
Indeks adalah sarana
penemuan kembali surat dengan cata mengidentifikasi surat melalui penunjukan
suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda
pengenal surat ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung
kepada berkasnya.
5. Kartu Kendali
kartu kendali adalah
isian (kartu) untuk mencatat surat yang masuk/keluar yang tergolong kepada
surat penting. Disamping berfungsi sebagai pencatat surat, kartu kendali dapat
berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip.
Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga) warna
: putih, biru, dan merah :
a) Kartu
kendali warna putih untuk “pengarah surat” sebagai alat control.
b) Kartu
kendali warna biru untuk penata arsip sebagai arsip pengganti, selama surat
tersebut masih berada pada file pengolah.
c) Kartu
kendali warna merah untuk tata usaha pengolah
d) Ukuran
dari kartu kendali adalah 10 cm × 15 cm.
6. Kartu Tunjuk Silang
kartu tunjuk silang
adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk memberikan petunjuk pada satu
dokumen yang mempunyai lebih dari satu masalah.
7. Kode
kode adalah tanda yang
terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah
yang terdapat dalam pola Klasifikasi Arsip.
8. Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah
lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang diberikan oleh atasan
ke bawahan maupun sebaliknya.
9. Lembar Pengantar Surat Rutin
Lembar pengantar surat
rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan menyampaikan
surat-surat biasa (tidak penting) dari unit kearsipan ke unit pengolah.
10. Penerima Surat
Penerima surat adalah
unit/staf yang bertugas untuk melakukan penerimaan surat masuk baik dari kurir
maupun pos.
11. Pencatat Surat
Pencatat surat adalah
unit/staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan surat baik untuk surat masuk
maupun untuk surat keluar.
12. Pengarah Surat
Pengarah surat adalah
unit/staf yang bertugas menentukan kepada pengolah mana surat yang bersangkutan
harus disampaikan.
13. Pengolah
Pengolah adalah
unit/staf yang bertugas melakukan penggarapan masalah isi surat. Unit pengolah
terdiri atas :
a) Pimpinan
Pengolah
b) Tata
Usaha Pengolah
c) Pelaksana
Pengolah
14. Penata Arsip
Penata arsip adalah
staf yang bertugas untuk menyimpan surat-surat (arsip) dan memelihara arsip.
15. Pola Klasifikasi Arsip
pola klasifikasi arsip
adalah pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah secara sistematis dan
logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi
sebagai kode. Pola klasifikasi merupakan salah satu sarana atau pedoman untuk
penataan arsip.
16. Surat Penting
Surat penting adalah
surat yang isinya mengikat dan memerlukan tindak lanjut atau merupakan
kebijaksanaan Departemen, dan apabila terlambat penyampaiannya atau hilang akan
menggangu kelancaran pekerjaan.
17. Surat Biasa
Surat biasa adalah
surat yang isinya tidak mengikat dan biasanya tidak membutuhkan tindak lanjut
serta hanya berupa informasi dan suatu kegiatan. Surat biasa dicatat dalam
lembar pengantar surat rutin dan disampaikan ke unit pengolah.
18. Tata Usaha pengolah
Tata usaha pengolah
adalah unit/staf yang bertugas mengurus ketatausahaan pada unit pengolah.
19. Formulir Penyalinan Arsip
Formulir peminjaman
arsip adalah formulir yang digunakan untuk meminjam arsip. Diisi rangkap dua,
satu disimpan untuk menggantikan arsip yang dipinjam dan satu disimpang oleh
petugas peminjaman arsip sebagai pengendalian peminjaman.
20. Indeks Relatif
Indeks relative adalah
daftar masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi yang disusun secara abjad
masalah dan kodenya. Indeks relative bertujuan untuk memudahkan menentukan kode
surat yang akan disimpan menurut klasifikasi masalah yang terdapat dalam pola
klasifikasi arsip, dan bisa digunakan juga dalam penemuan kembali arsip.
21. Jadwal Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip
adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan produk sesuai dengan nilai
kegunaanya dan sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan, pemusnahan, dan
penyerahan arsip ke arsip nasional.
22. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip adalah
proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan arsip aktif dari arsip
inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna berdasarkan jadwal
retensi arsip.
23. Penyerahan Arsip
Penyerahan arsip adalah
pengalihan wewenang penyimpanan, pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari
lembaga-lembaga Negara, badan pemerintahan, badan swasta dan perorangan kepada
arsip nasional republic Indonesia atau arsip nasional daerah.
24. Pemusnahan Arsip
Pemusnaha arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang
tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh arsip
nasional.
Daftar Pustaka
: Barthos, Drs. Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi
Aksara.
Sitorus, Jhon Miduk. 2014. Manajemen Kearsipan. Jakarta. Pendidikan
Administrasi Perkantoran UNJ
0 Response to "Istilah - Istilah Dalam Kearsipan"
Posting Komentar
Termimakasih buat partisipasinya ya :)