Selamat Datang Di Tugas Kuliahku, jika butuh softcopy, Silahkan email ke jhonmiduk8@gmail.com. Mohon donasi pulsa ke 081210668660 Untuk Kemajuan Blog, Terimakasih. Istilah - Istilah Dalam Kearsipan | Tugas Kuliahku

Istilah - Istilah Dalam Kearsipan

1.      Arsip Dinamis
      Arsip dimanis merupakan arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara. Arsip dinamis dari kegunaannya dapat dibedakan atas :  

a)      Arsip aktif
            Arsip aktif merupakan arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah.
b)      Arsip inaktif
            Arsip inaktif merupakan arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
2.      Arsip Statis
      Arsip statis merupakan arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk menyelenggarakan administrasi sehari-hari. Arsip statis ini berada di arsip nasional republic Indonesia ata di arsip nasiaonal daerah.
3.      File
      File dapat disamakan dengan pengertian “berkas” dan “bendel” yang merupakan satu kesatuan arsip tentang maslaah tertentu dan disimpan berdasarkan pola klasifikasi.
4.      Indeks
      Indeks adalah sarana penemuan kembali surat dengan cata mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. Tanda pengenal surat ini harus dapat diklasifikasikan dan merupakan penunjuk langsung kepada berkasnya.
5.      Kartu Kendali
      kartu kendali adalah isian (kartu) untuk mencatat surat yang masuk/keluar yang tergolong kepada surat penting. Disamping berfungsi sebagai pencatat surat, kartu kendali dapat berfungsi pula sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip.
      Kartu kendali terdiri atas 3 (tiga) rangkap dan 3 (tiga) warna : putih, biru, dan merah :
a)      Kartu kendali warna putih untuk “pengarah surat” sebagai alat control.
b)      Kartu kendali warna biru untuk penata arsip sebagai arsip pengganti, selama surat tersebut masih berada pada file pengolah.
c)      Kartu kendali warna merah untuk tata usaha pengolah
d)     Ukuran dari kartu kendali adalah 10 cm × 15 cm.
6.      Kartu Tunjuk Silang
      kartu tunjuk silang adalah kartu (formulir) yang digunakan untuk memberikan petunjuk pada satu dokumen yang mempunyai lebih dari satu masalah.
7.      Kode
      kode adalah tanda yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola Klasifikasi Arsip.
8.      Lembar Disposisi
      Lembar disposisi adalah lembaran untuk menuliskan disposisi suatu surat baik yang diberikan oleh atasan ke bawahan maupun sebaliknya.
9.      Lembar Pengantar Surat Rutin
      Lembar pengantar surat rutin adalah formulir yang dipergunakan untuk mencatat dan menyampaikan surat-surat biasa (tidak penting) dari unit kearsipan ke unit pengolah.
10.  Penerima Surat
      Penerima surat adalah unit/staf yang bertugas untuk melakukan penerimaan surat masuk baik dari kurir maupun pos.
11.  Pencatat Surat
      Pencatat surat adalah unit/staf yang bertugas untuk melakukan pencatatan surat baik untuk surat masuk maupun untuk surat keluar.
12.  Pengarah Surat
      Pengarah surat adalah unit/staf yang bertugas menentukan kepada pengolah mana surat yang bersangkutan harus disampaikan.
13.  Pengolah
      Pengolah adalah unit/staf yang bertugas melakukan penggarapan masalah isi surat. Unit pengolah terdiri atas :
a)      Pimpinan Pengolah
b)      Tata Usaha Pengolah
c)      Pelaksana Pengolah
14.  Penata Arsip
      Penata arsip adalah staf yang bertugas untuk menyimpan surat-surat (arsip) dan memelihara arsip.
15.  Pola Klasifikasi Arsip
      pola klasifikasi arsip adalah pengelompokan arsip berdasarkan masalah-masalah secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Pola klasifikasi merupakan salah satu sarana atau pedoman untuk penataan arsip.
16.  Surat Penting
      Surat penting adalah surat yang isinya mengikat dan memerlukan tindak lanjut atau merupakan kebijaksanaan Departemen, dan apabila terlambat penyampaiannya atau hilang akan menggangu kelancaran pekerjaan.
17.  Surat Biasa
      Surat biasa adalah surat yang isinya tidak mengikat dan biasanya tidak membutuhkan tindak lanjut serta hanya berupa informasi dan suatu kegiatan. Surat biasa dicatat dalam lembar pengantar surat rutin dan disampaikan ke unit pengolah.
18.  Tata Usaha pengolah
      Tata usaha pengolah adalah unit/staf yang bertugas mengurus ketatausahaan pada unit pengolah.
19.  Formulir Penyalinan Arsip
      Formulir peminjaman arsip adalah formulir yang digunakan untuk meminjam arsip. Diisi rangkap dua, satu disimpan untuk menggantikan arsip yang dipinjam dan satu disimpang oleh petugas peminjaman arsip sebagai pengendalian peminjaman.
20.  Indeks Relatif
      Indeks relative adalah daftar masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi yang disusun secara abjad masalah dan kodenya. Indeks relative bertujuan untuk memudahkan menentukan kode surat yang akan disimpan menurut klasifikasi masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip, dan bisa digunakan juga dalam penemuan kembali arsip.
21.  Jadwal Retensi Arsip
      Jadwal retensi arsip adalah pedoman tentang jangka waktu penyimpanan produk sesuai dengan nilai kegunaanya dan sebagai dasar penyelenggaraan penyusutan, pemusnahan, dan penyerahan arsip ke arsip nasional.
22.  Penyusutan Arsip
      Penyusutan arsip adalah proses kegiatan penyiangan arsip/berkas untuk memisahkan arsip aktif dari arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna berdasarkan jadwal retensi arsip.
23.  Penyerahan Arsip
      Penyerahan arsip adalah pengalihan wewenang penyimpanan, pemeliharaan dan pengurusan arsip statis dari lembaga-lembaga Negara, badan pemerintahan, badan swasta dan perorangan kepada arsip nasional republic Indonesia atau arsip nasional daerah.
24.  Pemusnahan Arsip
      Pemusnaha arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang tidak diperlukan lagi baik oleh instansi yang bersangkutan maupun oleh arsip nasional.

Daftar Pustaka
            : Barthos, Drs. Basir. 2009. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara.

       Sitorus, Jhon Miduk. 2014. Manajemen Kearsipan. Jakarta. Pendidikan Administrasi Perkantoran UNJ